Bevor Du Reservierungszeiten- oder Vorlagen erstellst, ist es essentiell, dass du deine Gastronomie mit allen verfügbaren Plätzen und Kapazitäten, so praktisch und logisch wie möglich nachbaust.
Dafür findest Du in Reservierung den Punkt Räume und Tische:
Räume anlegen
Zunächst solltest du hier die Räume für deine Gastronomie anlegen. Das heißt nicht unbedingt, dass Du die Räume nehmen musst, die auch auf dem Grundriss des Gebäudes stehen. Es geht vielmehr darum, Bereiche einzurichten, die später mit den Vorlagen verknüpft oder einzeln aktiviert oder deaktiviert werden können.
Klicke dazu auf + Neuen Raum anlegen
Du solltest jedem Raum/Bereich einen eingängigen Namen geben, der dann im Reservierungsformular auch für den Gast sichtbar ist, sofern du die Raumauswahl aktiviert hast.
(1) Die Anzahl der Plätze in einem Raum gilt immer unabhängig von den Tischen, die in ihm angelegt sind. Du kannst einen Raum (bspw. für eine Veranstaltung) mit einer festen Platzzahl anlegen, oder aber durch die Anzahl der Plätze die Obergrenze für die Online-Reservierung festlegen – wenn du zum Beispiel Kapazitäten für Walk-Ins freihalten möchtest.
(2) Die Raumbreite und -länge in Metern muss keine exakte Angabe sein. Hier wird der Grundstein für den grafischen Tischplan gelegt. Die Mindestmaße betragen 7m in der Breite x 5m in der Länge, damit der Plan dargestellt werden kann.
Es hat sich dabei bewährt, pro Tisch mindestens einen Meter in beide Richtungen und etwas Platz für Durchgänge anzulegen. So kannst Du sicherstellen, dass man später auch die Namen der Gäste gut erkennen kann.
(3) Wenn du einen Hinweis zum Raum erstellst, wird dieser dem Gast angezeigt, sobald er im Reservierungsformular einen Raum ausgewählt hat. Hier kannst du auf Besonderheiten aufmerksam machen, wenn ein Teil des Gastraums barrierefrei ist, du eine Kinderspiel-Ecke eingerichtet hast, der Bereich im Freien liegt und ggf. bei Regen nicht besetzbar ist, usw.
(4) Willst Du einen angelegten Raum nutzen, musst du ihn aktivieren, also reservierbar machen. Diese Einstellung gilt für Online- und manuelle Reservierungen. Deaktiviere einen Raum also, wenn du spontan weniger Kapazitäten zur Verfügung hast, wie während der Corona-Maßnahmen.
Tisch oder Kombination hinzufügen
Du kannst über das (+) einzelne Tische oder eine Kombination aus mehreren Tischen hinzufügen.
In beiden Fällen kannst du die (maximale) Anzahl der Plätze und die Mindestbelegung festlegen!
Damit kannst Du bestimmen, ab wie vielen Personen ein Tisch/eine Kombination vergeben wird. Damit stellst du sicher, dass das System nicht ein romantisches Dinner für zwei an einer Tafel für 10 Personen platziert.
Tischliste
Wenn du mehrere Tische auf einmal anlegen möchtest, nutzt du am besten die Tischliste:
Du kannst hier Tische anlegen, kopieren, aus einer Excel Tabelle einfügen oder wieder löschen.
Pro Tisch kannst du einige Einstellungen vornehmen, die sich auf Verfügbarkeit, Priorisierung und Service- bzw. Zahlungsangebot auswirken.
Allgemein kannst du auch hier dem Tisch einen Namen geben, festlegen, in welchem Raum er sich befindet, wie viele Plätze mindestens (Minimum) belegt sein müssen und welche Maximalgrenze (Plätze) er hat. Außerdem kann jeder Tisch einzeln aktiviert (Active) oder deaktiviert werden.
Mit der Priority bestimmst du, in welcher Reihenfolge das Reservierungssystem Tische vergeben soll.
Zusätzlich kannst du für jeden Tisch festlegen, zu welcher Zahlungs- bzw. Serviceform er freigeschaltet ist. Wähle oder kombiniere die Optionen Self Ordering, Instant Payment oder Service, wenn du eine digitale Speisekarte, Online Zahlung oder klassischen Tischservice anbietest.
Tischpaare
Mit der Funktion Tischpaar kannst du zwei Tische miteinander verknüpfen!
Wenn du zum Beispiel sicher stellen möchtest, dass eine Reservierung auf der Terrasse auch mit einem passenden Tisch im Innenraum verknüpft ist, falls das Wetter Dir einen Strich durch die Rechnung macht.
Mehr zu dieser Funktion im Artikel: Tischpaare
Achtung! Kombinationen werden aktuell noch nicht bei der Priorisierung bedacht. Ist kein Tisch mehr für eine Reservierungsanfrage verfügbar, wählt das System die nächste aktive freie Kombination, die zur Anfrage passt.