Docy Documentation

Neuen Betrieb bei der Registrierung anlegen

Wenn du Gastro.Digital noch nicht nutzt, gehe auf gastro.digital, klicke auf Jetzt testen und folge dem Registrierungsprozess. Nachdem du dein Passwort festgelegt hast, wirst du automatisch durch den Einrichtungsassistenten geführt und kannst deinen ersten Betrieb anlegen.

Wichtig: Lege einen neuen Eintrag nur dann selbst an, wenn deine Kontaktperson im Sales dich dazu aufgefordert hat. In vielen Fällen wird dir ein bestehender Eintrag einfach von uns zugewiesen.

Weiteren Betrieb hinzufügen

Wenn du bereits ein Konto hast und einen zweiten Betrieb anlegen möchtest – zum Beispiel ein zweites Restaurant – klicke im Kundencenter oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle Neuen Betrieb hinzufügen.

Der Einrichtungsassistent führt dich anschließend Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Füll die Felder aus – Name, Adresse und weitere Grunddaten – und schließe den Assistenten ab.

Zwischen Betrieben wechseln

Hast du mehrere Betriebe angelegt, wechselst du ganz einfach zwischen ihnen: Klicke im Kundencenter oben links auf den kleinen Pfeil rechts neben deinem Eintrag und wähle den gewünschten Betrieb aus.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Bei Fragen zur Einrichtung steht dir deine Kontaktperson bei Gastro.Digital zur Verfügung. Alternativ erreichst du unseren Support jederzeit über das Fragezeichen-Symbol oben rechts im Kundencenter.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Die Öffnungszeiten werden beim ersten Einrichten deines Betriebs im Einrichtungsassistenten festgelegt. Danach kannst du sie jederzeit anpassen.

Wo finde ich die Öffnungszeiten?

Scrolle in der linken Navigationsleiste zum Abschnitt Einstellungen und klicke auf Öffnungszeiten.

Öffnungszeiten pro Wochentag eintragen

Für jeden Wochentag kannst du folgendes festlegen:

• Ruhetag: Setze den Haken bei Ruhetag, wenn der Betrieb an diesem Tag geschlossen ist.
• Öffnungszeiten: Trage Beginn und Ende der Öffnungszeit ein.
• Pause: Hast du eine Unterbrechung – zum Beispiel Mittags- und Abendöffnung – setze den Haken bei Pause und trage die zweite Öffnungszeit ein.

Mit dem Kopieren-Symbol oben rechts an jedem Tag kannst du die Zeiten eines Tages schnell auf einen anderen übertragen.

Nicht vergessen: Klicke abschließend auf Alle Speichern, damit deine Änderungen übernommen werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Für Feiertage, Betriebsferien oder andere Ausnahmen kannst du Sonderöffnungszeiten hinterlegen. Diese überschreiben für den jeweiligen Zeitraum die regulären Öffnungszeiten.

Wo finde ich die Sonderöffnungszeiten?

Gehe unter Einstellungen → Öffnungszeiten und wechsle dort auf den Tab Sonderöffnungszeiten. Klicke anschließend auf Neuen Eintrag erstellen.

Was kann ich eintragen?

• Geschlossen: Setze den Haken bei Geschlossen und wähle den Grund – entweder Betriebsferien oder einen individuellen Text (z. B. „Wir bauen um!“).
• Abweichende Öffnungszeiten: Entferne den Haken bei Geschlossen und trage die abweichenden Zeiten für diesen Tag oder Zeitraum ein – genauso wie bei den regulären Öffnungszeiten.
• Bestimmte Wochentage: Über An bestimmten Wochentagen kannst du innerhalb eines Zeitraums gezielt einzelne Tage ausschließen oder hinzufügen – zum Beispiel, um in der Sommerzeit einen sonst freien Tag als geöffnet zu markieren.

Nicht vergessen: Klicke abschließend auf Alle Speichern, damit deine Änderungen übernommen werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Unter Reservierung → Einstellungen → Reservierungsbuch richtest du das Reservierungsbuch optisch und funktional ein. Hier bestimmst du, was angezeigt wird, wie das Team arbeitet und wie das Reservierungsbuch strukturiert ist.

Tags

Tags sind farbige Markierungen, mit denen du Reservierungen im Reservierungsbuch schnell kategorisieren kannst – zum Beispiel „Geburtstag“, „Rollstuhl“ oder „Hund“. Tags können auf zwei Wegen einer Reservierung zugewiesen werden: automatisch über eine Tag-Abfrage im Online-Formular oder manuell beim Anlegen einer neuen Reservierung.

Klicke auf Neuen Tag erstellen, vergib einen Namen, wähle eine Farbe und bestätige mit Tag hinzufügen.

Zeitachse und Aufenthaltsdauer

Unter Zeiten legst du fest, welcher Zeitraum in der Zeitleisten-Ansicht sichtbar ist. So blendest du irrelevante Stunden aus und behältst den Überblick. Die Standard-Aufenthaltsdauer bei manueller Reservierung bestimmt, wie lange ein Tisch standardmäßig belegt wird – das lässt sich beim Eintragen einer Reservierung jederzeit individuell anpassen.

Sonstige Einstellungen

Hier findest du eine Reihe von Ein/Aus-Schaltern, mit denen du das Verhalten des Reservierungsbuchs anpasst:

• Mitarbeiter bei neuer Reservierung abfragen – Der Mitarbeiter muss bei jeder manuellen Reservierung ausgewählt werden. Mitarbeiter verwaltest du unter Benutzer & Mitarbeiter.
• Mitarbeitercode anfordern – Für manuelle Reservierungen wird ein persönlicher Code verlangt.
• Statusänderung bestätigen – Jede Statusänderung in der Listenansicht muss aktiv bestätigt werden.
• Status „Angekommen“ – Aktiviert einen eigenen Status für eingetroffene Gäste.
• Status „Warteliste“ – Aktiviert den Wartelisten-Status.
• Neue Reservierungen markieren – Neue Einträge werden in der Liste mit einem kleinen farblichen Punkt markiert.
• Walk-Ins in der Listenansicht anzeigen – Walk-Ins erscheinen gemeinsam mit den Reservierungen in der Liste.
• Belegungsgrafik anzeigen – Zeigt eine Auslastungsgrafik pro Zeiteinheit über der Liste an.
• Tischplan anzeigen – Blendet den grafischen Tischplan als Ansicht ein. (Add-on: grafischer Tischplan, im Premiumpaket enthalten)
• Reservierungs-ID anzeigen – Die interne ID wird bei jeder Reservierung sichtbar.
• Telefonummer Pflicht – Die Telefonnummer wird bei manuellen Reservierungen zur Pflichtangabe. Bei Online-Reservierungen muss der Gast seine Nummer ohnehin immer angeben. Nur aktivieren, wenn Mitarbeiter die Nummer auch bei telefonischen und Walk-in-Reservierungen konsequent aufnehmen sollen.
• Stornierte Reservierungen anzeigen – Stornierungen bleiben in der Liste sichtbar.
• Gast Kommunikation – Aktiviert das Add-on, mit dem du Gästen direkt aus dem Reservierungsbuch eine Nachricht schreiben kannst. Dies ist ein kostenpflichtiges Add-on – wende dich bei Interesse an deine Ansprechperson im Sales.

Weitere Anzeigeoptionen

Darunter findest du drei weitere Felder:

• Standardzeit im Reservierungsbuch – Die Uhrzeit, die beim Eintragen einer neuen Reservierung automatisch vorausgewählt ist, damit nicht jedes Mal manuell gescrollt werden muss.
• Schichtvorlage abfragen – Optional oder verpflichtend. Hilfreich, wenn mit mehreren Schichten gearbeitet wird und gefiltert werden soll.
• Anzeigename – Legt fest, ob Gäste mit Vor- und Nachname, nur Nachname o. ä. angezeigt werden.

Zeitfilter

Mit Zeitfiltern kannst du eigene Schnellfilter für die Listenansicht definieren – zum Beispiel „Frühstück (09:00–12:00)“ oder „Abend (15:00–22:00)“. Klicke auf Neuer Zeitbereich und vergib einen Namen sowie Start- und Endzeit. Optional kannst du den Filter zusätzlich nach Status, Schicht, Raum oder Tag einschränken – so siehst du mit einem Klick z. B. alle bestätigten Frühstücksreservierungen im Raum Restaurant.

Eigene Status anlegen

Neben den Standardstatus kannst du hier eigene Statuswerte für betriebsinterne Abläufe anlegen – zum Beispiel „Tisch abräumen“. Klicke auf Neuen Status hinzufügen, vergib einen Namen, wähle eine Farbe und ein Icon. Der neue Status steht dann im Reservierungsbuch genauso zur Verfügung wie die vordefinierten Status.

PDF-Einstellungen

Für alle, die die Reservierungsliste ausdrucken, lässt sich hier festlegen, welche Zusatzinformationen im PDF erscheinen sollen – etwa Tags, Gast- und Service-Hinweise, die Endzeit der Reservierung oder (für Nutzer der Hotelschnittstelle) Zimmernummer, An- und Abreisedatum sowie Verpflegungstyp.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Benutzer vs. Mitarbeiter – was ist der Unterschied?

Das System unterscheidet zwei Arten von Personen:

• Benutzer – Personen, die sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort einloggen. Jedes Gerät (z. B. das Büro-Notebook der Restaurantleitung oder das Tablet im Gastraum) ist in der Regel dauerhaft mit einem Benutzer angemeldet. Benutzer haben je nach Rolle unterschiedliche Rechte im System.
• Mitarbeiter – Keine Login-Konten, sondern Einträge zur internen Nachverfolgung: Wer hat welche Reservierung angelegt oder bearbeitet? Mitarbeiter wählen sich beim Anlegen einer Reservierung aus einem Dropdown aus oder bestätigen sich per Code.

Benutzer anlegen

Benutzer werden unter Einstellungen → Administration → Benutzer verwalten angelegt. Der Inhaber des Eintrags taucht dort selbst nicht auf und ist standardmäßig die einzige Person, die neue Benutzer erstellen kann – sofern diese Berechtigung nicht an einen anderen Benutzer weitergegeben wurde.

Klicke auf + Neuen Benutzer anlegen und fülle die Felder aus:

• E-Mail-Adresse – Wird nur einmalig benötigt, um das Passwort festzulegen. Es muss keine Adresse sein, auf die die täglichen Nutzer:innen regelmäßig Zugriff haben.
• Benutzerrolle – Legt die voreingestellten Berechtigungen fest. Zur Auswahl stehen unter anderem:
  • Restaurantmanager – Voller Zugriff, kann z. B. Öffnungszeiten bearbeiten, Zeiten sperren und Einstellungen ändern.
  • Servicekraft – Eingeschränkte Rechte, typischerweise nur Reservierungen anlegen und bearbeiten. Ideal für das Tablet im Gastraum, auf das viele Mitarbeiter:innen Zugriff haben.
  • Entwickler – Für technische Aufgaben wie das Einbinden des Widgets auf der Website.
  • Buchhaltung – Nur Einsicht in Rechnungen, ohne Zugriff auf andere Bereiche.

Die voreingestellten Berechtigungen können nach Bedarf individuell angepasst werden – einfach einzelne Haken setzen oder entfernen.

Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiter werden unter Einstellungen → Administration → Mitarbeiter gepflegt. Sie dienen der Nachverfolgung im Reservierungsbuch: Wenn die Mitarbeiterabfrage in den Reservierungsbuch-Einstellungen aktiviert ist, wählen Mitarbeiter:innen beim Anlegen einer Reservierung ihr Kürzel aus einem Dropdown aus.

Klicke auf + Neuen Mitarbeiter anlegen und fülle die Felder aus:

• Mitarbeiter-ID – Kann frei gewählt oder fortlaufend vergeben werden.
• Kürzel – Wird im Reservierungsbuch angezeigt, z. B. „PP“ für Peter Pan.
• Personal Code – Ein vier- bis fünfstelliger Code zur eindeutigen Identifikation. Nur nötig, wenn die Codeabfrage aktiviert ist.
• Name – Vollständiger Name.

Mitarbeitercode – wofür brauche ich den?

Wenn zusätzlich zur Mitarbeiterabfrage auch die Codeabfrage in den Reservierungsbuch-Einstellungen aktiviert ist, müssen Mitarbeiter:innen beim Anlegen einer Reservierung ihren persönlichen Code eingeben. Das verhindert, dass einfach das Kürzel einer Kollegin oder eines Kollegen verwendet wird, und stellt eine verlässliche Nachverfolgung sicher.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Alle deine Rechnungen erhältst du von uns per E-Mail an deine hinterlegte E-Mail Adresse für Rechnungen.

Damit du deine Firmierung selbstständig ändern kannst und deine Rechnungen nicht im E-Mail Postfach suchen musst, haben wir im Punkt Buchhaltung alles wichtige für dich zusammengefasst.

Rechnungsempfänger

Hier kannst du den Rechnungsempfänger sowie die E-Mail Adresse für den Rechnungsversand anpassen.

Bankverbindung

Damit wir das Guthaben, dass sich für dich aus dem Verkauf von Gutscheinen und Tickets, Online-Bestellungen und Reservierungs-Anzahlungen ergibt, überweisen können, hinterlege ein Verrechnungskonto im Reiter Bankverbindung.

Rechnungen

Damit du nicht im Posteingang nach den letzten Rechnungen suchen musst, stellen wir für dich alle von uns erstellten Rechnungen gesammelt zum Download zur Verfügung.

Zusätzlich kannst du hier den Status deiner Rechnungen sehen.

(1) offene Rechnungen werden rot markiert

(2) hast du uns ein Lastschriftmandat erteilt, ziehen wir den fälligen Betrag von der angegebenen Bankverbindung ein

(3) Ist eine Verrechnung mit deinem Guthaben aus den Ticket- & Gutscheinverkäufen, online Bestellungen und Anzahlungen vereinbart, siehst du hier den Status ‚verrechnet am‘

Anm.: wir verrechnen nur, wenn sich genug Guthaben angesammelt hat, um den gesamten Rechnungsbetrag zu decken – Teilbeträge werden per Lastschrift oder Rechnung eingefordert.

Auszahlungen

Im Punkt Auszahlungen findest du die Guthaben-Konten deiner gebuchten Gastro.Digital Module – Bestellungen, Wertgutscheine, Anzahlungen und Tickets:

Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung deines Reservierungssystems (Plus – Profi – Premium). Die Schritte, die nur mit Profi- oder Premium-Tarif nötig sind, sind entsprechend gekennzeichnet.

Eintrag erstellen und Daten hinterlegen

Registrieren (und Eintrag anlegen)

Um Zugang zu deinem Kundencenter zu erhalten, musst du dich zunächst registrieren.

Dafür klickst du auf diesen Link, füllst das Registrierungsformular aus und vergibst ein Passwort. Im Anschluss verifizierst du deine E-Mail Adresse.

Sprich mit deinem Sales-Ansprechpartner von Gastro.Digital ab, ob dein Restaurant bereits hinterlegt ist oder ob du einen neuen Eintrag anlegen musst.

Allgemeine Informationen: Öffnungszeiten

Wenn nicht bereits im Rahmen eines neuen Eintrags geschehen, lege deine Öffnungszeiten an oder überprüfe, ob die Zeiten aktuell sind.

Du kannst auch Tage als Ruhetage markieren oder eine Pause eintragen:

Falls schon bekannt, kannst du Sonderöffnungszeiten wie Betriebsferien oder abweichende Öffnungszeiten an Feiertagen eintragen:

Allgemeine Informationen: Buchhaltung

Um zu garantieren, dass wir die korrekte Firmierung auf deinen Rechnungen ausweisen, hinterlege bitte deine Rechnungsadresse und die E-Mail Adresse, an die wir die Rechnungen senden sollen in den Zahlungseinstellungen.

Falls wir die Rechnungen per Lastschrift einziehen sollen, kannst du uns deine Bankverbindung hinterlegen und das Lastschriftmandat im Punkt ‚Bankverbindung‘ erteilen.

Falls du mit dem Modul Anzahlung, Ticketverkauf oder unserem Gutscheinsystem arbeitest, ist das auch die Bankverbindung, auf die wir dein Guthaben auszahlen.

Logo hochladen

Alle E-Mails, die vom System verschickt werden und dein Reservierungs-Widget über den Link geöffnet (sowie der Gutscheinshop, falls aktiviert) verwenden das hinterlegte Logo.

Damit es an den entsprechenden Stellen auftaucht, klicke auf das Bild-Icon und lade ein Logo hoch:

Benutzer anlegen

Mit deiner Registrierung hast du den Besitzer/Hauptbenutzer des Eintrags erstellt.

Damit du den Zugriff deiner Mitarbeiter auf die für sie relevanten Bereiche einschränken kannst, solltest du unbedingt Benutzer anlegen.

Wichtig: Vergib am besten nur einen Benutzer pro Rolle – dieser kann auf beliebig vielen Geräten angemeldet sein. Es können sich mehrere Mitarbeiter einen Benutzer teilen.

Klassischerweise gibt es einen Benutzer für den Service, die Buchhaltung und einen Restaurantmanager/Schichtleiter.

Mitarbeiter anlegen

Dieser Schritt ist erforderlich, wenn du bei der manuellen Bearbeitung an Reservierungen nachvollziehen möchtest, wer etwas verändert hat.
Den Code musst du nicht angeben, es sei denn, du hast in den Reservierungsbuch-Einstellungen die Code-Abfrage aktiviert.
Oder es wurde auch das Gastro.Digital Gutscheinsystem gebucht (noch keine Gutscheine? Dann informiere dich hier!)

Weiterführende Informationen:
Schritt für Schritt Anleitung zum Anlegen von Benutzern und Mitarbeitern.
Abfrage Mitarbeiter-Code beim Bearbeiten einer Reservierung.

Anrede einstellen

Damit alle vom System generierten Texte den Gast ansprechen, wie es in deinem Hause üblich ist, stellst du unter Einstellungen >> Allgemein ein, ob das formelle ‚Sie‘ oder lieber ‚Du‘ verwendet werden soll.

Reservierung – Allgemein

In den allgemeinen Einstellungen vom Reservierungssystem kannst du verschiedene Funktionen aktivieren und personalisieren.

Ist die Raumauswahl für den Gast aktiviert, kann oder muss (‚Raumauswahl ist Pflicht‘ ebenfalls aktivieren) er bei der Reservierung einen Raum wählen, falls mehrere in der Vorlage hinterlegt sind.

Falls du ein Newsletter Tool nutzt, für das du gerne E-Mail Adressen sammeln möchtest, aktiviere ‚Einverständniserklärung Newsletter‘, damit die Gäste bei der Reservierung Ihre Einverständnis geben können, über euren Newsletter kontaktiert zu werden.

Wenn du den blauen Button im Google Eintrag deines Betriebes aktivieren möchtest, aktiviere „Reservieren mit dem Google Service„. Aktiviere diese Funktion erst nach Abnahme der Einrichtung und informiere dich über Besonderheiten dieser Funktion in unserem Artikel zum Thema RWG.

Als Standardsprache ist deutsch hinterlegt. Du kannst in jeder Version auch englisch als primäre Sprache wählen. Weitere Sprachen können auf Anfrage hinzugebucht werden.

Über die ‚zeitliche Begrenzung für Online-Reservierungen‚ bestimmst du, wie viele Tage im Voraus Gäste reservieren können.

Der ‚maximale Aufenthalt für Online-Reservierungen‚ ist eine Grundeinstellung, auf die du beim Erstellen der Vorlagen zurückgreifen kannst. Mehr dazu im Abschnitt Vorlagen weiter unten.

Damit der Gast nicht unsere System-E-Mail Adresse als Absender sieht, sondern weiß, von wem er die Bestätigung u.a. Mails zu seiner Reservierung erhält, gib hier bitte eine gültige E-Mail Adresse als Absender an.

Unter Link zu den eigenen AGB für die Online-Reservierung, kannst du einen Link hinterlegen, der zu besonderen Bedingungen führt, die der Gast beim Abschicken der Reservierung akzeptieren muss.

Um zu verhindern, dass ein Gast seine Reservierung vergisst oder eine Änderung der Personenanzahl nicht rechtzeitig angibt, kannst du ihm eine Erinnerung schicken. Entweder nur per Mail oder auch per SMS (7ct/SMS – falls eine Mobilfunknummer angegeben wurde).

Bestimme außerdem, ob du allen Gästen eine Erinnerung schicken möchtest, oder ab einer bestimmten Gruppengröße, und wann.

Anm.: Hotelgäste oder Gäste mit Dauerreservierung für mehrere Tage hintereinander sind vom Versand der Erinnerungs-E-Mail ausgeschlossen.
Räume und Tische – Anzahl Plätze

Räume und Tische

Damit das System weiß, wie dein Betrieb aufgebaut ist, hinterlegst du im Bereich ‚Räume und Tische‘ alle grundlegenden Informationen für die Verwaltung deiner Kapazitäten.

Die Räume müssen dabei nicht unbedingt die ‚physisch‘ vorhandenen Räume sein, sondern es geht darum Bereiche zu definieren, die zu verschiedenen Zeiten oder zu verschiedenen Bedingungen online verfügbar sind oder nicht in der Online-Reservierung auftauchen sollen. Beispiele können Hochtische oder ‚Nottische‘ sein.

Anzahl Plätze

Wenn du nur eine feste Zahl an reservierbaren Plätzen hinterlegen willst oder das System eine feste Anzahl an Personen annehmen soll, die du anschließend selbst platzierst, kannst du eine Zahl für jeden Raum/Bereich hinterlegen.

Du kannst diese Funktion auch als Kontingent für den Ticketverkauf in Kombination mit einer Reservierung nutzen. Mehr Informationen dazu findest du im Artikel Reservierung mit Ticketverkauf.
(Dafür benötigst du das Add-On Ticketverkauf – für ein einzelnes Event kannst du den Verkauf auch erstmal testen. Sprich uns gerne einfach an!)

Tische und Kombinationen

Wenn das System die Kapazität durch die Plätze an den hinterlegten Tischen und Tischkombinationen beachten soll oder du manuell oder automatisiert Tische zuweisen möchtest, dann müssen diese angelegt werden.

Für jeden Tisch und für jede Kombination kannst du eine Mindest- und Maximalbelegung angeben. So wird aus einer Kombination von zwei 4er Tischen mit Kopfplätzen bspw. ein Platz für 10.

Beachte, dass die Kombinationen NUR für die Online Reservierung hinterlegt werden. Wenn du eine Reservierung manuell platzierst, dann kannst du die gewünschte Kombination durch die Wahl von zwei oder mehr Tischen vergeben.

Du kannst einzelne Tische noch einfacher über die Tischliste hinzufügen. Dort hast du auch die Möglichkeit, die Priorisierung, also die Reihenfolge in der die Tische vom System vergeben werden sowie Tischpaare festzulegen, u.v.m. (Mehr dazu im Artikel zur Tischliste.)

Einzelne Tische kannst du für die Online-Reservierung sperren, indem du sie in der Tischliste deaktivierst.

Grafischer Tischplan

Der grafische Tischplan ist im Premiumpaket enthalten oder als Add-On buchbar.

Lege zuerst die Größe vom Raum fest und versichere dich, dass beide Zoom-Einstellungen auf 100% gestellt sind. Die Raumgröße ist nicht die reale m² Zahl vor Ort, sondern du kannst dich gut an den Kästchen auf dem Plan orientieren – ein Kästchen ist 1×1. Beachte die Größe des Tablets oder PCs vor Ort, den du verwendest.
Ist es wichtig, dass auch der Name auf dem Tisch zu sehen ist, oder reicht die Uhrzeit? Hier einmal vor Ort mit einigen Tischen ausprobieren – dann den Rest im gleichen Maßstab anlegen!

In diesem Video siehst du, wie du den grafischen Tischplan anlegst.

Vorlagen

Vorlagen bestimmen, welche Bedingungen an einen bestimmten ‚Anlass’/’Schicht‘ geknüpft sind.

Es gibt unterschiedliche Typen von Vorlagen (Personen, Tickets, Tische).
Mit Vorlagen können Abfragen, Tickets, Speisekarten und Anzahlungsvorlagen oder eine Kreditkartengarantie verknüpft werden.

Hier wird die Standard-Reservierung beschrieben. Für die anderen Angebote, schau dir die verlinkten Artikel an und wende dich für genauere Infos an deinen Sales-Ansprechpartner.

Neue Vorlage anlegen

Klicke auf ‚Neue Vorlage anlegen‘. Wähle bei ‚Möchten Sie eine neue Schicht erstellen?‚ – Ja. Wenn du schon eine Vorlage hinterlegt hast, die du kopieren und für einen anderen Anlass etwas anpassen möchtest, klicke auf ‚Nein, vorhandene Schicht kopieren.‘

Die Vorlage ist in 8 Abschnitte unterteilt. Davon musst du nicht alle verwenden. Für die Standard-Reservierung sind die wichtigsten Parameter: Allgemein, Zeiten und Verweildauer.

Allgemein

Lege eine Farbe fest, mit der Reservierungen, die für diese Vorlage eingetragen werden (online oder manuell) im Reservierungsbuch gekennzeichnet sind.

Der Name wird dem Gast angezeigt, wenn er bei der Online-Reservierung ein Datum auswählt, an dem diese Vorlage hinterlegt ist.
Die Beschreibung (für intern) benötigen wir bei vielen Vorlagen um später beim Anlegen der Reservierungszeiten den Überblick zu behalten.

Der Vorlagentyp bestimmt, wonach der Gast beim Reservieren gefragt wird: Bei der klassischen Reservierung nach ‚Personen‘.

In den Feldern Informationen für den Gast und Zusätzlicher Hinweis in der Bestätigungsmail an den Gast, kannst du Informationen hinterlegen, die während der Reservierung oder im Nachgang per Mail angezeigt werden. Du kannst hier auch mit Verlinkungen arbeiten.
Das Feld Zusätzlicher Hinweis in der Bestätigungsmail an den Gast ist der Platzhalter [zusatztext] in den Textvorlagen.

Weiter zu Kapazitäten und wie das System sie bei der Online-Reservierung ermittelt und vergibt:

Hinterlege verfügbare Räume für die Vorlage.

Mit Automatik aktivieren, verschickt das System automatisch eine Bestätigung an den Gast, wenn genug Plätze vorhanden sind (entweder nach Raumgröße oder nach Tischen/Kombinationen). Ist die Automatik deaktiviert, nimmt das System nur Anfragen an, die du dann manuell bestätigen kannst.

Mit der maximalen Gruppengröße für eine (automatische) Reservierung bestimmst du ein Limit für die automatische Annahme von Reservierungen. Bei Überschreiten der Gruppengröße kannst du entweder einen Hinweistext hinterlegen (Klassiker: „Für große Gruppen bitte anrufen oder Kontaktformular auf der Webseite für Veranstaltungen nutzen“) oder Gruppenanfragen erlauben. Dann bestätigt das System bis zu diesem Limit die Reservierungen automatisch. Größere Gruppen kommen als ‚Offene Reservierungsanfragen‘ rein.

Wenn alle Kapazitäten belegt sind – es gibt keine freien Plätze mehr – kann ein Hinweis eingestellt werden. (Vielleicht ist noch ein Platz für Laufkundschaft mit etwas Wartezeit vorgesehen?) Oder der Gast kann sich auf die Warteliste für seine Wunschuhrzeit setzen lassen. Storniert ein anderer Gast, kannst du manuell entscheiden, wer von der Warteliste nachrücken soll.

Zeiten

Das Reservierungsintervall bestimmt, in welchem Takt ein Gast eine Reservierungszeit wählen kann.

Wenn du mit Kassenanbindung arbeitest oder jede Reservierung platzierst und mit dem Status fertig beendest, kannst du den Regler keine Reservierung nach Schichtbeginn mehr möglich und die Pufferzeit deaktivieren.

Wenn du Vorlaufzeit möchtest, um dich auf die Schicht vorzubereiten, ohne dass neue online Reservierungen eintreffen können kannst du eine Pufferzeit vor der nächsten möglichen Reservierung oder vor Beginn der Reservierungszeit einstellen.
Eine genauere Beschreibung in unserem Artikel zur Pufferzeit.

Damit nicht alle Gäste zur gleichen Uhrzeit eintreffen, kannst du max. Personen pro Einheit hinterlegen. Wenn zu einer Zeit das Limit erreicht ist, sieht der Gast die Uhrzeit ausgegraut und kann dann auf eine angrenzende Uhrzeit ausweichen. Eine kleiner Schritt für den Gast, eine große Entlastung für dein Personal.

Verweildauer

Das System blockt je nach Personenanzahl eine bestimmte von dir oder vom Gast festgelegte Zeit als Verweildauer = voraussichtliche Aufenthaltszeit.

Ist die Verweildauer statisch, wird ein vorgegebener Zeitraum blockiert. Bei der dynamischen Verweildauer kann der Gast seinen Aufenthalt im von dir vorgegebenen Rahmen wählen. Die maximale Verweildauer haben wir in den allgemeinen Einstellungen festgelegt.

Das Verweildauerintervall legt fest, in welchen Schritten die Aufenthaltsdauer wählbar ist.

Ob der Gast sehen kann, wie lang seine Verweildauer ist, kannst du in den Textvorlagen einstellen.

Abfragen anlegen + verknüpfen

Um eine Abfrage pro Reservierung (Einzelfrage) oder pro Gast (Menüabfrage) im Reservierungsvorgang einzubauen (verpflichtend oder optional), hast du verschiedene Abfragetypen.

Dafür eine Abfrage im passenden Format anlegen. Genaue Anleitungen findest du im Artikel Abfragetypen.

Anschließend verknüpfst du die angelegte Abfrage mit der Vorlage, bei der die aktiv sein soll.

Im Reservierungsvorgang sieht das so aus:

Für den Abfragetyp Vorlage für 2. Reservierung = Doppel- oder Bowlingreservierung kontaktiere bitte deinen Sales-Ansprechpartner.

Für den Abfragetyp Begrenzte Verfügbarkeit ist ein zusätzlicher Schritt nötig. Wende dich hier gerne an den Support-Chat für Hilfe bei der Einrichtung.

Anzahlung & Kreditkartengarantie

Die Anzahlung/Kreditkartengarantie ist im Premiumpaket enthalten oder als Add-On buchbar.

Um dich vor No-Shows zu schützen und die Reservierung für den Gast bindend zu machen, kannst du für Reservierungen eine Anzahlung verlangen oder den Gast verpflichten seine Kreditkarte zu hinterlegen.

Anzahlung

Bei der Anzahlung wird vorab ein pauschaler Betrag oder ein Betrag pro Person vom Gast bezahlt. Du kannst einstellen, ob das immer oder ab einer Mindestpersonenzahl passieren soll.

Der Gast erhält seine Bestätigung erst nach Zahlungseingang. Der gezahlte Betrag kann beim Besuch verrechnet werden – über die Kassenanbindung oder manuell (analog zu einer Gutscheinzahlung).

Weiterführende Informationen im Artikel Anzahlungen.

Kreditkartengarantie

Muss der Gast seine Kreditkartendaten hinterlegen, kannst du über die Stornobedingungen festlegen, bis zu welchem Zeitpunkt er kostenlos stornieren kann und ab wann seine Karte mit einem Teil des Betrages oder dem ganze Betrag belastet wird.

Für manche Anlässe (Brunch, Feiertags-Specials) kann ein Ticketverkauf eine elegantere Lösung sein. Informiere dich zum Thema in unserem Artikel Reservierung mit Ticketverkauf oder kontaktiere deinen Ansprechpartner.

Reservierungszeiten einstellen

Damit das System jetzt weiß, wann es welche der angelegten Vorlagen anbieten darf, stellst du die Reservierungszeiten ein. Beachte, dass das System immer erst die Öffnungszeiten prüft und eine hinterlegte Reservierungszeit nur anbietet, wenn dein Betreib geöffnet ist! Mehr Informationen im Eintrag Reservierungszeiten an Feiertagen.

Gib den Datumszeitraum und die Uhrzeiten an, zu denen du eine bestimmte Vorlage anbietest. Wiederholt sich dieses Angebot täglich? Oder nur an gewissen Wochentagen (tageweise)? Oder ist es einmalig (nie)?

Beachte, dass die Endzeit die letzte mögliche Zeit ist, zu der ein Gast ins Restaurant kommen kann, beachte also deine generellen und Küchenöffnungszeiten!
(Endzeit =/= Schließzeit!)

Hat das Angebot keine (z.B. saisonbedingte) Grenze, kannst du das Enddatum einfach frei lassen.

Weitere Informationen – auch zum Blocken/Sperren einzelner Zeiten, findest du im Artikel Reservierungszeiten.

Reservierungsbuch

Dein Reservierungsbuch ist nicht mehr aus Papier sondern digital – das bedeutet, dass du unwichtige Anzeigen einfach ausblenden kannst und verschiedene Möglichkeiten hast, wichtiges zu markieren oder zu filtern.

Optik und Übersichtlichkeit (Filter)

Gib an, wann die frühesten (Startzeit) und spätesten (Endzeit) Reservierungen möglich sind, damit dir nur relevante Uhrzeiten im Reservierungsbuch angezeigt werden.

Mit der Standard Aufenthaltsdauer bei manueller Reservierung sparst du deinen Mitarbeitern einen Klick – sie müssen die Aufenthaltsdauer nur in besonderen Fällen anpassen.

Bei Ganztageskonzepten lohnt es sich zusätzlich Zeitfilter einzustellen. Damit kannst du dir individuell relevante Zeiten und vorausgewählte Filter-Einstellungen anzeigen lassen um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Für einen strukturierten Ablauf der Reservierung vom Eintreffen des Gastes bis zum Abschluss seines Aufenthalts gibt es vorgegebene Status. Falls du einen weiteren Schritt einfügen möchtest, kannst du einen neuen Status hinzufügen.

Hier einmal die Ansicht des Reservierungsbuchs im Beispiel mit Zeitfiltern, eigenem Status und angepasster Belegungsgrafik:

Für die manuelle Reservierung kannst du eine Standardzeit einstellen und optional oder verpflichtend eine Schichtvorlage abfragen:

Ansicht Reservierungsbuch:

Wenn du auch mit der ausgedruckten Reservierungsliste arbeitest, kannst du einstellen, was du in der PDF sehen möchtest.

Achtung: Manche Angaben sind nur für Betriebe mit aktiver Hotelschnittstelle nötig.
Bitte kontaktiere deinen Ansprechpartner für weitere Informationen rund um das Thema Schnittstelle zu CMS/Hotelsoftware.

Tags anlegen

Um eine Reservierung mit einem Tag zu markieren, musst du ihn der Reservierung manuell zuweisen oder der Gast antwortet in einer Abfrage bei der Online-Reservierung mit einem Tag.

In beiden Fällen kannst du später sowohl nach den Tags filtern als auch eine Statistik zur Häufigkeit einzelner Tags auslesen.

Zum Anlegen einfach Farbe auswählen, Name eingeben und auf Tag hinzufügen klicken

Optionale Einstellungen

Unter Sonstige kannst du mehrere Funktionen aktivieren oder deaktivieren. Hier gibt es optionale Pflichtangaben, wie die Telefonnummer oder die Mitarbeiterabfrage. Möchtest du Walk-Ins in der Liste sehen oder ist dir das zu unübersichtlich? Benötigt ihr eine Belegungsgrafik oder den Status Angekommen, u.v.m.:

Die Gast-Kommunikation ermöglicht es, direkt aus dem Reservierungsbuch heraus eine E-Mail an den Gast zu senden. Dafür benötigst du das Add-On Gast Kommunikation. Wende dich an deinen Sales-Ansprechpartner, wenn du dieses Tool gerne nutzen möchtest.

Textvorlagen einstellen

Der Gast erhält vom System aus verschiedenen Gründen automatische E-Mails. In den Mails (Bestätigung, Storno, Absage, Erinnerung, …) sind immer die Eckdaten zu seiner Reservierung hinterlegt.

Um die Nachrichten persönlicher zu gestalten oder zusätzliche wichtige Informationen zu vermitteln, kannst du Textvorlagen hinterlegen und Platzhalter verwenden:

Hier kannst du auch einstellen, ob der Gast seine Verweildauer sehen soll oder ob nur die Startzeit seiner Reservierung vom System übermittelt wird.

Der Infotext Reservierungsformular taucht bei der Kontakteingabe im Online-Reservierungsprozess als Wichtige Informationen zu deinem Besuch auf.

Der Text, den du in keine Reservierungen mehr für diesen Tag eingibst, erscheint, wenn die Online-Reservierung für diesen Tag nicht mehr möglich ist (siehe Vorlagen – Pufferzeit).

Hinweise

Zusätzlich zu den Informationen, die der Gast über die Reservierungsvorlage oder über die Textvorlagen erhält, kannst du für einen oder mehrere Tage zusätzliche Hinweise anlegen, die dem Gast und/oder dem Mitarbeiter angezeigt werden, wenn ein Datum mit Hinweis gewählt wird.

Testphase – nicht überspringen!

Das Reservierungssystem ist jetzt so gut wie eingerichtet! Um sicher zu gehen, dass du bei der Einrichtung an den richtigen Stellen die richtigen Informationen angegeben hast und alles für den Gast so aussieht, wie du es dir vorstellst, teste deine Einstellungen!

Eine Vorschau als Gastsicht findest du unter Integration – direkter Link.

Spiele verschiedene Reservierungsszenarien durch – bestätige manuell oder storniere aus Gastsicht. Prüfe, ob das Logo richtig angezeigt wird und ob die eingefügten Hinweise und Texte an der richtigen Stelle auftauchen!

Integration

Wenn du nach dem Test die letzten Details angepasst hast, stimme die Online-Reservierung noch auf deine CI ab und mache sie möglichst vielseitig zugänglich.

Optik/Farben und Schriften

Wähle aus, ob der Gast (klassisch) erst nach dem Datum gefragt werden soll oder ob er zuerst wählen soll, für welche Vorlage (also welches Angebot) er sich interessiert, um anschließend verfügbare Daten angezeigt zu bekommen.

Passe anschließend die Farben (am besten den Farbcode eingeben!), Schriftart und -Größe an. Eine kleine Vorschau des Widget-Layouts hilft dir zu sehen, welche Farbe wo angewendet wird. Speichern nicht vergessen!

Integration – Einbindung auf der Webseite

Um das fertig eingerichtete System einem möglichst breiten Publikum zugänglich zu machen, kannst du mehrere Einbindungsoptionen verwenden!

Direkter Link zum Widget – Öffnet das Online-Formular in einem neuen Tab/ als iframe. Den Link kannst du auch in deinen Social Media Kanälen verwenden.

Reservierungs-Widget – kopiere die Informationen für deinen Webmaster, um das Widget nahtlos und elegant in deine Webseite zu integrieren.

Direkter Link zur Vorlage – wenn du ein bestimmtes Angebot anbieten möchtest, ohne dass der Gast auswählen muss, für welche Vorlage er sich interessiert,

Diesen Link findest du direkt hinter der jeweiligen Vorlage:

Google Integrationen aktivieren (lassen)

Reserve With Google

Um Vorlagen für die Google Reservierung freizuschalten, musst du erst den Reserve With Google Dienst aktivieren lassen. Anschließend kannst du in den allgemeinen Einstellungen und pro Vorlage entscheiden was für den Gast verfügbar sein soll.

Bitte beachte dazu einige Besonderheiten – nachzulesen im Artikel Reserve With Goolge.

Google Bewertungen und Gastro.Digital Gästefeedback

Um Gästefeedback zu erhalten, kannst du entweder das interne Gästefeedback-Tool von Gastro.Digital verwenden oder es um eine Weiterleitung zu Google ergänzen.

Hierfür benötigst du das Add-On Gästefeedback. Weitere Informationen bei deinem Ansprechpartner.

Wie du die Interne Funktion und die Weiterleitung einrichtest, kannst du in der Anleitung zum Gästefeedback (mit Google Review) nachlesen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Der grafische Tischplan ermöglicht es, das Reservierungsbuch als visuellen Raumplan zu nutzen – Reservierungen sind direkt auf den Tischen sichtbar und lassen sich per Klick öffnen. Der grafische Tischplan ist im Premiumpaket enthalten oder als Add-on buchbar.

Voraussetzung: Die Räume müssen bereits angelegt sein. Falls noch nicht geschehen, lege sie zunächst unter Räume & Tische an.

Raumgröße festlegen

Klicke beim gewünschten Raum auf das Stift-Symbol (Raum bearbeiten).

Trage dort Raumbreite und Raumlänge in Metern ein. Diese Angaben müssen nicht exakt den realen Maßen entsprechen – sie legen die Rastergröße des Plans fest. Als Faustregel gilt: mindestens 1 Meter pro Tisch in Breite und Länge, damit Tischnamen später gut lesbar sind. Ein Kästchen im Plan entspricht 1 × 1 Meter.

Tische auf den Plan ziehen

Wechsle oben auf den Tab Tischplan und wähle den gewünschten Raum aus. Rechts erscheint eine Seitenleiste – klicke dort auf den Pfeil, um die angelegten Tische einzublenden. Ziehe die Tische per Drag & Drop an die gewünschte Position auf dem Plan.

Wichtig: Lass Zoom und Größe während der Einrichtung auf 100 % – nur so stimmt die spätere Darstellung im Reservierungsbuch.

Tischtyp und Größe anpassen

Mit einem Rechtsklick auf einen Tisch öffnet sich ein Kontextmenü. Dort kannst du den Typ ändern:

• Quadratisch – klassischer eckiger Tisch
• Rechteck – länglicher Tisch, Stühle gegenüber
• Rund – runder Tisch mit umlaufenden Sitzplätzen
• Auto – vom System bestimmt

Der Unterschied zwischen den Typen zeigt sich auch an der Stuhlpositionierung: Bei quadratischen Tischen sind die Stühle rundherum angeordnet, bei rechteckigen sitzen sich die Gäste gegenüber.

Die Größe eines Tisches veränderst du, indem du an der blauen Ecke unten rechts ziehst.

Optik anpassen – Farben und Muster

Im rechten Panel findest du unter dem Zahnrad-Symbol die Einstellungen für Muster und Farben: Bodenmuster, Bodenfarbe, Wandfarbe, Tischfarbe und Stuhlfarbe lassen sich individuell anpassen – zum Beispiel passend zur Corporate Identity deines Betriebs.

Dekoelemente – Pflanzen und Möbel

Unter dem Baum-Symbol findest du Pflanzen, die du zur Dekoration auf dem Plan platzieren kannst. Unter dem Möbel-Symbol stehen weitere Elemente bereit: innere Wände, Theken in verschiedenen Formen, Türen, Treppen und mehr – damit lässt sich der Grundriss realistisch nachbauen.

Vorschau im Reservierungsbuch

Wenn der Plan fertig eingerichtet ist, wechsle ins Reservierungsbuch und klicke auf den Tab Tischplan. Hier siehst du, wie der Plan im Alltag aussieht – mit allen aktuellen Reservierungen direkt auf den Tischen. Prüfe dabei, ob die Tischnamen gut lesbar sind, und passe die Tischgröße gegebenenfalls noch an.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Bevor du Vorlagen und Reservierungszeiten einrichtest, hinterlegst du deine Räume und Tische – damit das System weiß, wie viel Kapazität es wann vergeben kann. Du findest den Bereich unter Reservierung → Räume und Tische.

Räume anlegen

Räume müssen nicht den physischen Räumen deines Betriebs entsprechen – sie sind eher Bereiche, die du separat aktivieren, deaktivieren oder mit unterschiedlichen Vorlagen verknüpfen kannst. Typische Beispiele: Restaurant, Terrasse, Biergarten oder Eventbereich.

Klicke auf + Neuen Raum anlegen und fülle die Felder aus:

• Raumname – Wird dem Gast angezeigt, wenn die Raumauswahl aktiviert ist. Wähle einen verständlichen Namen.
• Anzahl Plätze – Gilt unabhängig von den einzelnen Tischen. Nützlich, wenn du eine feste Obergrenze setzen oder Kapazitäten für Walk-Ins freihalten möchtest. Wenn du einzelne Tische anlegst, kannst du dieses Feld auch leer lassen.
• Raumbreite und -länge – Nur relevant für den grafischen Tischplan. Keine exakten Maße nötig – als Faustregel mindestens 1 Meter pro Tisch einplanen.
• Hinweis für den Gast – Optionaler Text, der erscheint, wenn der Gast diesen Raum auswählt. Zum Beispiel: „Dieser Bereich liegt im Freien und ist bei schlechtem Wetter nicht besetzbar.“
• Raum ist reservierbar – Aktiviert oder deaktiviert den Raum für manuelle Reservierungen. Damit ein Raum auch online buchbar ist, muss er zusätzlich in einer Vorlage verknüpft sein – allein das Anlegen reicht dafür nicht.

Tische anlegen – über Räume und Tische

Innerhalb eines Raums kannst du über das (+) einzelne Tische oder Kombinationen anlegen. Bei einer Kombination werden mehrere Tische zusammengefasst – zum Beispiel zwei 4er-Tische zu einem 10er-Platz mit Kopfsitzen.

Für jeden Tisch und jede Kombination kannst du Mindestbelegung und maximale Plätze festlegen. Das verhindert zum Beispiel, dass das System ein romantisches Dinner für zwei an einem Tisch für zehn Personen platziert – aber nur dann aktivieren, wenn du das wirklich möchtest, denn sonst lehnt das System Anfragen ab, obwohl noch Platz wäre.

Hinweis: Kombinationen gelten nur für die Online-Reservierung. Bei manuellen Reservierungen wählst du einfach mehrere Tische gleichzeitig aus.

Tische anlegen – über die Tischliste

Die Tischliste unter dem gleichnamigen Tab ist der schnellere Weg, wenn du viele Tische auf einmal anlegen oder bearbeiten möchtest – ähnlich wie eine Tabelle. Du kannst Tische anlegen, kopieren, löschen und alle wichtigen Einstellungen direkt in der Übersicht anpassen.

Die wichtigsten Spalten:

• Active – Schaltet den Tisch für Reservierungen ein oder aus. Praktisch, um einzelne Tische schnell zu sperren.
• Priority – Reihenfolge, in der das System Tische bei Online-Reservierungen vergibt. Niedrigere Zahl = höhere Priorität.
• Name – Tischbezeichnung, wie sie im Reservierungsbuch erscheint.
• Raum – Welchem Raum der Tisch zugeordnet ist.
• Tischpaar – Verknüpft zwei Tische miteinander. Nützlich zum Beispiel, um bei einer Terrassenreservierung automatisch auch einen Tisch im Innenbereich zu reservieren – falls das Wetter nicht mitspielt. So kann der Gast draußen sitzen, hat aber einen Platz drinnen garantiert.
• Plätze / Minimum – Maximale und minimale Belegung des Tisches.
• POS-Name – Relevant bei aktiver Kassenanbindung (Premiumpaket). Falls der Tisch in deinem Kassensystem einen anderen Namen hat als im Reservierungssystem, trägst du hier den Kassennamen ein – damit die Übertragung stimmt. Im Zweifelsfall wende dich an deinen Ansprechpartner bei Gastro.Digital.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Tischpaare verknüpfen zwei Tische in verschiedenen Räumen miteinander. Wird ein Online-Reservierung für einen der beiden Tische angenommen, reserviert das System automatisch auch den verknüpften Tisch. So hast du bei spontanen Wetterumschwüngen immer einen Ausweichplatz parat.

Tischpaare richtest du unter Reservierung → Räume und Tische → Tischliste ein. In der Spalte Tischpaar trägst du beim jeweiligen Tisch den Namen des Partnertischs ein.

Beispiel

Die Terrassen-Tische #109 und #110 sind mit den Innentischen #09 und #10 verknüpft. Wichtig dabei: Die Tische sollten die gleiche Platzanzahl haben – sonst könnte es beim Platzwechsel eng werden.

Geht jetzt eine Online-Reservierung für Tisch #110 ein, blockiert das System automatisch auch Tisch #10 im Innenbereich.

Hinweis: Tischpaare wirken nur bei Online-Reservierungen. Bei manuellen Reservierungen müssen beide Tische explizit ausgewählt werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Vorlagen legen fest, unter welchen Bedingungen Gäste für einen bestimmten Anlass oder eine Schicht reservieren können – online wie manuell. Jede Reservierungszeit ist mit einer Vorlage verknüpft, daher sollten Vorlagen als erstes angelegt werden.

Du findest die Vorlagen unter Reservierung → Einstellungen → Vorlagen. Klicke auf + Neue Vorlage anlegen.

Wähle, ob du eine neue Vorlage von Grund auf erstellen oder eine bestehende Vorlage kopieren und anpassen möchtest. Das Kopieren ist praktisch, wenn sich zwei Schichten ähneln – zum Beispiel Mittag und Abend mit denselben Räumen, aber unterschiedlichen Zeiten.

Allgemeine Einstellungen

• Farbe – Reservierungen dieser Vorlage erscheinen im Reservierungsbuch in dieser Farbe.
• Name – Wird dem Gast angezeigt, wenn er im Online-Formular ein Datum wählt, an dem diese Vorlage aktiv ist.
• Vorlagentyp – Bei der klassischen Tischreservierung: Personen. Andere Typen (z. B. Tickets, Tische) sind für spezielle Anwendungsfälle.
• Beschreibung (für intern) – Nur intern sichtbar. Hilft, beim Anlegen der Reservierungszeiten den Überblick zu behalten.
• Informationen für den Gast – Text, der im Online-Reservierungsformular angezeigt wird.
• Zusätzlicher Hinweis in der Bestätigungsmail – Dieser Text erscheint in der Bestätigungsmail an den Gast. Er entspricht dem Platzhalter [zusatztext] in den Textvorlagen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

In jeder Vorlage legst du fest, welche Räume verfügbar sind und wie das System mit eingehenden Reservierungen umgeht – ob es sie automatisch bestätigt, manuell prüft und ob Gäste direkt einem Tisch zugewiesen werden.

Verfügbare Räume

Trage unter Verfügbare Räume alle Bereiche ein, die für diese Vorlage buchbar sein sollen. Nur Räume, die hier hinterlegt sind, stehen dem Gast bei der Online-Reservierung zur Auswahl – das Anlegen eines Raums allein genügt nicht.

Automatik

Mit Automatik aktivieren bestätigt das System eingehende Online-Reservierungen automatisch, sobald genügend Kapazität vorhanden ist. Ist die Automatik deaktiviert, nimmt das System nur Anfragen an – diese erscheinen im Reservierungsbuch und müssen manuell bestätigt oder abgelehnt werden.

Bei aktiver Automatik wählst du, wie die Kapazität berechnet wird:

• Kapazität nach Raumgröße – Das System prüft, ob die hinterlegte Platzzahl im Raum ausreicht.
• Kapazität nach Tischen – Das System prüft, ob ein passender freier Tisch oder eine Kombination verfügbar ist.

Gast platzieren

Wenn Gast platzieren zusätzlich aktiviert ist, weist das System dem Gast bei der Bestätigung automatisch einen konkreten Tisch zu. Du siehst im Reservierungsbuch sofort, an welchem Tisch jemand sitzt, und kannst bei Bedarf manuell umplatzieren.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Einer Vorlage lassen sich neben den Bedingungen für die Reservierung noch weitere Funktionen zuweisen, die den Buchungsvorgang für den Gast erweitern. Alle Verknüpfungen findest du im unteren Bereich der Vorlage.

• Zusätzliche Abfragen – Stelle dem Gast im Reservierungsvorgang individuelle Fragen, z. B. nach Allergien, Anlass oder Sitzwünschen. Als Einzelfrage (pro Reservierung) oder Menüabfrage (pro Gast). → Zu den Abfragetypen
• Anzahlungsvorlage – Verlange vom Gast eine Vorauszahlung oder die Hinterlegung einer Kreditkarte als Garantie gegen No-Shows. → Zur Anzahlung & Kreditkartengarantie
• Add-Ons – Biete dem Gast bei der Reservierung zusätzliche Produkte oder Leistungen an, z. B. eine Flasche Sekt oder einen dekorierten Tisch. (Nicht zu verwechseln mit den kostenpflichtigen System-Add-ons wie Gast Kommunikation.) → Zu den Add-Ons
• Vorbestellung – Verknüpfe eine Speisekarte, damit Gäste bereits bei der Reservierung Gerichte vorbestellen können.
• Event – Verbinde die Vorlage mit einem Ticket-Event, damit Gäste im selben Vorgang einen Tisch und ein Ticket buchen können.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Mit der Funktion Max. Personen pro Einheit kannst du festlegen, wie viele Personen insgesamt für eine bestimmte Uhrzeit reservieren dürfen. So lässt sich der Ansturm auf beliebte Uhrzeiten gezielt staffeln und dein Team gleichmäßiger auslasten.

Du findest die Einstellung im Bereich Zeiten der Vorlage, unterhalb der Pufferzeit.

Für jede Einschränkung wählst du:

• Tag – Jeden Tag oder nur an einem bestimmten Wochentag
• Uhrzeit – Für welche Uhrzeit die Begrenzung gilt
• Maximale Personenzahl – Wie viele Personen insgesamt für diese Uhrzeit reservieren dürfen

Ist das Limit für eine Uhrzeit erreicht, wird sie dem Gast im Formular ausgegraut angezeigt – er kann dann auf eine angrenzende Zeit ausweichen.

Die Einstellung lässt sich auf die Vorlage beschränken oder global für alle Vorlagen gleichzeitig anwenden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Verweildauer bestimmt, wie lange ein Tisch für eine Reservierung geblockt wird. Sie lässt sich pro Vorlage und pro Personengruppe individuell einstellen – entweder als fester Wert oder als Rahmen, aus dem der Gast selbst wählt.

Verweildauerintervall

Das Intervall legt fest, in welchen Schritten die Verweildauer wählbar ist – z. B. 30-Minuten-Schritte.

Statische Verweildauer

Bei der statischen Variante hinterlegst du pro Personengruppe einen festen Wert. Das System blockt den Tisch für genau diese Zeit – der Gast hat keinen Einfluss darauf.

Im Beispiel gilt: 1–2 Personen = 1,5 Stunden, 3–5 Personen = 2,5 Stunden, ab 6 Personen = 4 Stunden.

Dynamische Verweildauer

Bei der dynamischen Variante gibst du pro Personengruppe einen Rahmen vor – Minimum und Maximum. Der Gast kann im Reservierungsformular selbst wählen, wie lange er bleiben möchte. Zusätzlich lässt sich ein Standardwert festlegen, der greift, wenn der Gast nichts auswählt.

Im Beispiel gilt für 1–2 Personen: Mindestens 1 Stunde, maximal 2,5 Stunden, Standardwert 1,5 Stunden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Pro Vorlage kannst du festlegen, ab wie vielen Personen eine Reservierung angenommen wird, ab wann das System auf Anfragen umschaltet und was passiert, wenn alle Kapazitäten ausgebucht sind.

Mindest- und maximale Gruppengröße

• Mindestanzahl Personen – Reservierungen mit weniger Personen werden abgelehnt.
• Max. Gruppengröße für eine automatische Reservierung – Bis zu dieser Zahl bestätigt das System automatisch. Darüber gibt es zwei Optionen:

Option 1 – Hinweistext: Der Gast sieht einen individuellen Text, z. B. „Für Gruppen ab 10 Personen bitte über das Kontaktformular anfragen.“ Die Reservierung ist für diese Gruppengrößen dann nicht möglich.

Option 2 – Gruppenanfragen erlauben: Größere Gruppen können trotzdem eine Anfrage stellen. Diese landet als offene Anfrage im Reservierungsbuch und kann dort mit einem Klick auf den grünen Haken bestätigt oder mit dem X abgelehnt werden.

Warteliste

Die Warteliste greift, wenn alle Kapazitäten für einen Tag oder eine Uhrzeit ausgebucht sind. Auch hier gibt es zwei Varianten:

• Hinweistext „Keine freien Plätze mehr“: Der Gast sieht einen individuellen Text, z. B. mit dem Hinweis auf Walk-Ins oder telefonische Reservierungen.
• Warteliste zulassen: Der Gast kann sich aktiv auf die Warteliste setzen. Gibt es eine Stornierung, kannst du im Reservierungsbuch manuell entscheiden, wer von der Warteliste nachrückt – dieser erhält dann automatisch eine Bestätigung.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Reservierungszeiten legen fest, wann Gäste online reservieren können und welche Vorlage dabei gilt. Du findest sie unter Reservierung → Einstellungen → Zeiten. Klicke auf + Neue Reservierungszeit.

Zeitraum und Uhrzeiten

Lege zunächst den Datumszeitraum fest, in dem diese Reservierungszeit gelten soll. Das End-Datum ist optional – lässt du es leer, gilt die Reservierungszeit unbegrenzt in die Zukunft.

Dann trägst du Startzeit und Endzeit ein:

• Startzeit – wann die erste Reservierung des Tages möglich ist.
• Endzeit – wann die letzte Reservierung möglich ist. Das ist nicht identisch mit der Schließzeit! Wenn die Küche um 21:00 Uhr schließt, empfiehlt sich eine Endzeit von 20:00 Uhr – so hat der Gast noch ausreichend Zeit, sich zu setzen und zu bestellen, ohne in Zeitdruck zu geraten. Die Öffnungszeiten selbst werden separat hinterlegt.

Wiederholung

Wähle, wie sich die Reservierungszeit wiederholen soll:

• Nie – Die Reservierungszeit gilt nur am Startdatum. Sinnvoll für Einzeltage wie Ostermontag, an denen normalerweise kein Angebot besteht. Hinweis: Auch wenn eine Reservierungszeit hinterlegt ist, kann der Gast nicht reservieren, wenn der Tag in den Öffnungszeiten als geschlossen markiert ist.
• Täglich – Die Reservierungszeit gilt jeden Tag im festgelegten Zeitraum zu den gleichen Uhrzeiten.
• Tageweise – Du wählst gezielt die Wochentage aus, an denen die Reservierungszeit aktiv sein soll. Das ist das häufigste Szenario: z. B. eine Reservierungszeit für Mo–Do und So, eine weitere für Fr–Sa mit längeren Zeiten.

Vorlage verknüpfen

Im letzten Schritt wählst du die Reservierungsvorlage, die für diese Zeit gelten soll. So lässt sich für einen Tag auch mehrere Reservierungszeiten anlegen – z. B. eine für das Frühstück mit Brunch-Vorlage und eine für den Abend mit Standard-Tischreservierung. Auch spezielle Feiertagsvorlagen mit Kreditkartengarantie oder Ticketverkauf lassen sich so gezielt einsetzen. Noch keine Vorlage angelegt? → Vorlage erstellen

Abschließend auf Speichern klicken – die neue Reservierungsserie ist damit aktiv.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Bestehende Reservierungszeiten findest du ebenfalls unter Reservierung → Einstellungen → Zeiten. Mit dem Kalender oben wählst du den Zeitraum aus, den du einsehen möchtest – entweder über vordefinierte Schnellauswahlen (diese Woche, nächste Woche, dieser Monat) oder manuell.

Für jede angelegte Reservierungszeit stehen in der Übersicht rechts drei Symbole zur Verfügung:

Bearbeiten (Stift-Symbol)

Ein Klick auf das Stift-Symbol öffnet den Bearbeitungsdialog. Dort wählst du zunächst, ob du alle Tage der Serie oder nur diesen einen Tag ändern möchtest.

• Alle Tage der Serie – Für dauerhafte Änderungen, z. B. wenn das Frühstück ab sofort eine Stunde später beginnt.
• Nur für diesen Tag – Für Ausnahmen an einem einzelnen Datum, z. B. frühere Öffnung an einem besonderen Tag oder eine andere Vorlage an einem Feiertag.

Beim Bearbeiten kannst du auch die verknüpfte Vorlage tauschen – praktisch, um an einem Feiertag statt der Standardvorlage ein spezielles Angebot anzubieten.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Für jede Reservierungszeit stehen in der Übersicht neben dem Bearbeiten-Symbol noch zwei weitere Aktionen bereit: Löschen und Blocken. Beide entfernen das Angebot für den Gast – aber auf unterschiedliche Weise.

Löschen (Mülleimer-Symbol)

Das Löschen-Symbol entfernt die Reservierungszeit dauerhaft für alle zukünftigen Tage der Serie. Wenn also die Abendreservierung von 17:00–21:00 Uhr für immer eingestellt wird, ist nach dem Löschen kein Eintrag mehr vorhanden.

Wichtig: Bestehende Reservierungen sind davon nicht betroffen – sie bleiben im Reservierungsbuch erhalten. Nur neue Online-Buchungen für diese Zeiten sind nicht mehr möglich.

Blocken (Kreis-Symbol)

Das Blocken-Symbol sperrt die Reservierungszeit nur für diesen einen Tag. Die Serie bleibt vollständig erhalten – an allen anderen Tagen ist das Angebot weiterhin buchbar.

Das ist praktisch, wenn z. B. an einem Donnerstag nur das Abendessen angeboten wird, nicht aber das Frühstück: Einfach die Frühstücks-Reservierungszeit für diesen Tag blocken.

Gesperrte Zeiten reaktivieren

Geblockte Reservierungszeiten werden in der Übersicht ausgegraut angezeigt und erscheinen weiter unten im Bereich Gesperrte Zeiten. Mit einem Klick auf den geschwungenen Pfeil lässt sich eine gesperrte Zeit einfach wieder aktivieren.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Wenn ein Feiertag auf einen Ruhetag fällt oder du an diesem Tag besondere Konditionen anbieten möchtest, sind ein paar Schritte nötig. Diese Anleitung führt dich durch den gesamten Ablauf.

Schritt 1 – Sonderöffnungszeit eintragen

Zuerst muss der Tag in den Öffnungszeiten als geöffnet markiert sein – sonst kann der Gast auch dann nicht reservieren, wenn eine Reservierungszeit hinterlegt ist. Trage unter Einstellungen → Öffnungszeiten → Sonderöffnungszeiten die abweichenden Zeiten für den Feiertag ein.

Schritt 2 – Vorlage für den Feiertag anlegen

Damit du für den Feiertag besondere Bedingungen hinterlegen kannst – z. B. Personenanzahl, Verweildauer, Menüabfrage, Vorbestellung oder eine Kreditkartengarantie – lege eine eigene Reservierungsvorlage an.

Schritt 3 – Reservierungszeit verknüpfen

Lege nun eine neue Reservierungszeit an, die genau auf den Feiertag begrenzt ist (Wiederholung: Nie oder gezielt für diesen Tag), und verknüpfe sie mit der eben erstellten Vorlage.

Falls für diesen Tag bereits eine reguläre Reservierungszeit hinterlegt ist, die nicht aktiv sein soll, einfach blocken – nicht löschen! Löschen würde die gesamte Serie entfernen.

Schritt 4 – Hinweise für Gäste und Mitarbeiter hinterlegen (optional)

Unter Reservierung → Hinweise kannst du zusätzliche Informationen und Dateien für den Feiertag hinterlegen – z. B. die Feiertagskarte als PDF. Der Mitarbeiterhinweis erscheint beim manuellen Anlegen einer Reservierung, der Gasthinweis direkt im Online-Reservierungsformular.

Video-Tutorial

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Gastro.Digital App läuft auf Tablets und ermöglicht das vollständige Verwalten des Reservierungsbuches unterwegs oder direkt am Empfang. Du kannst sie hier herunterladen: Apple App Store · Google Play Store

Neue Reservierung anlegen

Tippe in der Listen- oder Spaltenübersicht oben rechts auf das +-Symbol und wähle Neue Reservierung.

1. Uhrzeit wählen

Wähle die gewünschte Uhrzeit über die Schnellauswahl oder stelle Stunde und Minute manuell ein.

2. Personenzahl wählen

Wähle die Anzahl der Gäste über die Schnellauswahl oder passe die Zahl manuell mit den Plus- und Minustasten an.

3. Vorlage und Tischzuweisung

Im nächsten Schritt kannst du optional eine Vorlage auswählen:

• Mit Vorlage – Das System schlägt passende Tische und Kombinationen aus den hinterlegten Räumen vor. Bestimmte Anlässe sind dabei nur zu bestimmten Uhrzeiten buchbar.
• Ohne Vorlage – Du wählst den Tisch selbst aus.

Ist zur gewünschten Uhrzeit kein Tisch frei, zeigt das System automatisch Alternative Zeiten an – einfach eine davon antippen und übernehmen.

Die Standard-Verweildauer aus der Vorlage wird automatisch übernommen – du kannst sie an dieser Stelle noch anpassen.

4. Gast auswählen oder anlegen

Wähle einen bereits bekannten Gast aus der Gästedatenbank aus oder lege mit Neuer Gast einen neuen Eintrag an. Telefonnummer und E-Mail-Adresse können optional direkt hier eingetragen werden.

5. Details prüfen und Reservierung speichern

In der Zusammenfassung siehst du Gastinformationen, Status, Tischzuweisung und Tags. Die Tischzuweisung erfolgt automatisch – möchtest du einen anderen Tisch, wechsle auf Tisch wählen für eine manuelle Auswahl. Mit Tisch fixieren wird der Tisch gesperrt und bleibt bei Systemänderungen unberührt.

Tippe abschließend auf Reservierung anlegen.

6. Mitarbeiter bestätigen

Falls die Mitarbeiterabfrage aktiviert ist, wähle nach dem Speichern dein Kürzel aus der Liste. Das System merkt sich deine Auswahl für eine einstellbare Zeit – bei mehreren Reservierungen hintereinander musst du dich nicht jedes Mal neu auswählen.

Reservierung über die Zeitleiste anlegen

In der Zeitleistenansicht der App tippst du direkt auf den gewünschten Tisch zur gewünschten Uhrzeit. Das System markiert automatisch das Standardverweildauerfenster und zeigt ein Kontextmenü mit den Optionen Neue Reservierung oder Walk-In.

Anlass und Tisch sind bereits vorausgefüllt, weil das System die passende Vorlage aus Uhrzeit und Tisch ableitet. Personenzahl und Gastdaten ergänzt du danach wie gewohnt. Eine Doppelbelegung ist manuell möglich – das System warnt, erlaubt sie aber.

Bei einem Walk-In über die Zeitleiste sind Datum, Uhrzeit und Tisch bereits gesetzt – nur die Gästezahl anpassen und direkt auf Walk-In erstellen tippen.

Reservierung über den Tischplan anlegen

In der Tischplan-Ansicht tippst du einfach den gewünschten Tisch an. Das System zeigt dir sofort, ob für den gewählten Tag bereits Reservierungen auf diesem Tisch platziert sind. Danach kannst du direkt Walk-In platzieren oder Reservierung planen wählen – der Tisch ist dabei schon vorausgewählt, du musst nur noch Uhrzeit und Personenzahl angeben.

Walk-In anlegen

Für Gäste ohne Reservierung geht es noch schneller: Tippe oben rechts auf + und wähle Walk-In. Gib optional einen Namen ein, wähle die Personenzahl, weise einen Tisch zu, passe die Verweildauer an und tippe auf Walk-In erstellen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

An jede Reservierung lassen sich Dateien oder Links anhängen – zum Beispiel ein Menüplan, eine Sitzordnung oder ein geteiltes Cloud-Dokument. Du findest den Bereich Anhänge im Reservierungsformular.

Klicke auf + Hinzufügen und wähle:

• Datei-Upload – Lädt eine Datei direkt auf den Server hoch. Geeignet für PDFs, Bilder oder Dokumente, die sich nicht mehr ändern.
• Cloud-Link – Hinterlegt einen Link zu einem externen Dokument, z.B. SharePoint, Google Drive oder Dropbox. Ideal für Dokumente, die regelmäßig aktualisiert werden – der Link bleibt gleich, der Inhalt ändert sich.

Hochgeladene Anhänge können nachträglich wieder gelöscht oder ersetzt werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Beim Anlegen einer Reservierung kannst du über das + Symbol neben den Kontaktdaten das erweiterte Kontaktformular öffnen. Hier lassen sich zusätzliche Informationen hinterlegen, die dauerhaft in der Gästedatenbank gespeichert werden.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Anrede – inkl. Option „Firma“
• Firmenname und Adresse – für Geschäftskunden oder Firmenbuchungen
• Hinweis zum Gast – erscheint bei jeder künftigen Reservierung dieses Gastes automatisch, z.B. „Sitzen immer an Tisch 10″ oder „Kaffeegedeck bei Firmenevent“
• Unverträglichkeiten – Intoleranzen aus einer vordefinierten Liste
• Name, Telefon, E-Mail – Standardkontaktdaten

Alle hier eingetragenen Daten werden in der Gästedatenbank gespeichert und stehen beim nächsten Besuch des Gastes automatisch zur Verfügung.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Sobald eine Reservierung gespeichert ist, stehen direkt im Formular einige Folgeaktionen zur Verfügung – und in der gespeicherten Reservierung lässt sich jederzeit nachvollziehen, was seitdem passiert ist.

Bestätigung per E-Mail senden

Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, kann direkt beim Speichern eine Bestätigungsmail an den Gast versendet werden – auch bei manuell angelegten Reservierungen. Einfach den Schalter Bestätigung per E-Mail senden aktivieren.

Falls das Sprachmodul aktiv ist, lässt sich außerdem wählen, in welcher Sprache die Mail versendet werden soll – zum Beispiel Deutsch oder Englisch.

Bestätigung per SMS senden

Ist eine Mobilfunknummer hinterlegt und das SMS-Feature in den allgemeinen Einstellungen aktiviert, lässt sich auch eine SMS-Bestätigung verschicken. Achtung: Pro versendeter SMS entstehen Zusatzkosten (3,5 Ct/SMS).

Changelog: Letzte Aktivitäten

Wenn die Mitarbeiterabfrage aktiv ist, wird beim Speichern einer Reservierung das Mitarbeiterkürzel erfasst. Öffnet man eine gespeicherte Reservierung, findet sich rechts unten der Bereich Letzte Aktivitäten – ein vollständiges Protokoll aller Änderungen.

Im Changelog ist unter anderem sichtbar:

• Wer die Reservierung zuletzt bearbeitet hat (Mitarbeiterkürzel)
• Welche Änderungen vorgenommen wurden – z.B. Statuswechsel, Tischumbelegung oder Anpassung der Verweildauer
• Ob die Bestätigungsmail an den Gast versendet wurde und ob er sie geöffnet hat
• Ob die E-Mail abgelehnt wurde – z.B. wegen Spam-Richtlinien des Postfachs oder einer fehlerhaft eingetragenen E-Mail-Adresse

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Eine Dauerreservierung ist eine Reservierung, die sich automatisch in einem festgelegten Rhythmus wiederholt – zum Beispiel für Stammgäste, die jeden zweiten Dienstag im Monat kommen. Sie wird direkt beim Anlegen einer normalen Reservierung aktiviert.

Dauerreservierung aktivieren

Setze im Reservierungsformular den Haken bei Als Dauerreservierung anlegen. Darunter erscheint der Bereich zur Konfiguration.

Intervall wählen

Folgende Wiederholungen stehen zur Auswahl:

• Täglich – Die Reservierung wird jeden Tag wiederholt.
• Wöchentlich – Immer am gleichen Wochentag.
• Monatlich (fester Tag) – Z.B. immer am 1. oder 15. des Monats.
• Monatlicher Wochentag – Z.B. jeden 2. Dienstag im Monat.

Laufzeit

Lege fest, wie viele Monate die Dauerreservierung laufen soll – maximal ein Jahr im Voraus. Das System trägt alle Reservierungen automatisch ein. Das voraussichtliche Enddatum wird direkt angezeigt.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Das Reservierungsbuch ist in drei Ansichten nutzbar: Liste, Zeitleiste und Tischplan. Du wechselst zwischen ihnen oben links. Der Einstiegspunkt für eine neue Reservierung unterscheidet sich je nach Ansicht – das Formular ist danach identisch.

Einstieg: Wie öffne ich das Formular?

Über die Liste

Klicke oben rechts auf das grüne + und wähle Neue Reservierung (mit Gastdaten) oder Neuer Walk-In (ohne Gastdaten).

Über die Zeitleiste

Klicke auf den gewünschten Tisch zur gewünschten Uhrzeit. Per Rechtsklick (oder Double-Touch / Long-Touch auf Tablet) öffnet sich das Kontextmenü mit Neue Reservierung oder Neuer Walk-In. Der Walk-In blockiert den Tisch sofort; bei der Reservierung öffnet sich das Formular mit vorausgefülltem Tisch.

Über den Tischplan

Klicke auf den gewünschten Tisch und wähle per Rechtsklick (oder Double-/Long-Touch) Neue Reservierung oder Neuer Walk-In. Auch hier ist der Tisch bereits vorausgefüllt.

Das Reservierungsformular

Gäste, Datum und Uhrzeit

Passe Anzahl der Gäste, Datum und Uhrzeit an. Die Uhrzeit ist vorausgefüllt, wenn du über die Zeitleiste oder den Tischplan eingestiegen bist.

Verweildauer und Belegungsgrafik

Die Verweildauer wird aus der Vorlage übernommen und kann manuell angepasst werden – entweder in Stunden oder über die gewünschte Endzeit. Die Belegungsgrafik zeigt auf einen Blick, wie ausgelastet die gewählte Uhrzeit ist.

Schicht und Status

Falls die Schichtauswahl aktiviert ist, kannst du die Schicht wählen. Der Status ist standardmäßig Bestätigt. Für Rückfragen, Warteliste oder offene Anfragen einfach auf Ausstehend oder Warteliste wechseln. Wenn eine Anzahlungsvorlage hinterlegt wird, springt der Status automatisch auf Ausstehend – der Gast erhält dann per Mail einen Link zur Zahlung und die Reservierung wird nach erfolgreicher Anzahlung automatisch bestätigt.

Tischverwaltung

Auf der rechten Seite wählst du Raum und Tisch. Standardmäßig werden nur freie Tische angezeigt – mit Alle Tische anzeigen werden auch belegte eingeblendet. Ein Klick auf das Häkchen-Symbol neben einem Raum wählt alle Tische des Raums gleichzeitig aus. Ein Klick auf den Raumnamen allein platziert die Reservierung nur im Raum, ohne konkreten Tisch. Mit Tisch fest (Sperren) wird verhindert, dass der Tisch in der Zeitleiste versehentlich verschoben wird.

Kontaktdaten

Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben schlägt das System bekannte Gäste vor. Mit einem Klick auf + öffnet sich das erweiterte Kontaktformular mit Firmenname, Adresse, Unverträglichkeiten und einem dauerhaften Hinweis zum Gast – dieser erscheint bei jeder künftigen Reservierung dieses Gastes.

Bestätigung per E-Mail und SMS

Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, kann die Bestätigungsmail auch bei manuellen Reservierungen aktiviert werden. Das Gleiche gilt für die SMS-Bestätigung – dieses Feature ist kostenpflichtig (3,5 Ct/SMS) und muss in den allgemeinen Einstellungen aktiviert sein.

Anhänge

Über + Hinzufügen lassen sich Dateien direkt hochladen (Datei-Upload) oder Links zu Cloud-Dokumenten hinterlegen (Cloud-Link) – praktisch für Dokumente, die sich regelmäßig ändern.

Mitarbeiter und Tags

Falls die Mitarbeiterabfrage aktiv ist, wähle hier dein Kürzel. Alternativ erscheint die Codeabfrage beim Speichern. Tags lassen sich direkt aus dem Formular zuweisen.

Dauerreservierung

Den Haken bei Als Dauerreservierung anlegen setzen, um eine Reservierung automatisch zu wiederholen – z.B. für Stammgäste. Mehr dazu im Artikel Wie lege ich eine Dauerreservierung an?

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Gerade in der Umgewöhnungsphase von einem manuellen auf ein digitales System und auch zu besonderen Anlässen kann es sinnvoll sein, die Reservierungsliste auszudrucken.

Was ist Reservierungsliste filtern?

Dafür stellst du in den Filtern der Reservierungsliste ein, welche Reservierungen angezeigt werden sollen:

Was wird angezeigt?

Damit besonders im Hotelbetrieb nicht zu viele aber alle wichtigen Informationen für genau deinen Betriebsablauf angezeigt werden, kannst du in den Reservierungsbuch-Einstellungen festlegen, was auf der PDF angezeigt werden soll.

Ganz nach unten scrollen!

Was ist PDF drucken?

Wenn alle Einstellungen passen und genau das angezeigt wird, was das Serviceteam für die effektive Arbeit im Gastraum braucht, kann die Liste ausgedruckt werden.

Dafür den Vollbildmodus schließen und auf PDF Download klicken.

Anschließend die Datei ausdrucken.

Bei diesem Abfragetyp wählt der Gast aus einer Liste von vordefinierten Antwortmöglichkeiten. Du legst die Optionen beim Erstellen der Abfrage selbst fest und kannst sie jederzeit erweitern.

Wann verwende ich vorgegebene Antworten?

Immer dann, wenn du eine klar begrenzte Auswahl anbieten möchtest und keine Freitexteingabe nötig ist. Beispiele:

• „Benötigen Sie einen Kinderstuhl?“ → Ja / Nein
• „Anlass der Reservierung?“ → Geburtstag / Jubiläum / Geschäftsessen / Sonstiges
• „Sitzwunsch?“ → Innen / Außen / Egal

Einzel- oder Menüabfrage?

Beim Verknüpfen mit einer Vorlage kannst du wählen, ob die Frage einmal pro Reservierung (Einzelabfrage) oder einmal pro Gast (Menüabfrage) gestellt wird. Für die meisten Fälle mit vorgegebenen Antworten ist die Einzelabfrage sinnvoll.

Die Abfrage lässt sich als verpflichtend oder optional einstellen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Kreditkartengarantie schützt vor No-Shows und Last-Minute-Stornierungen, ohne dass der Gast vorab zahlen muss: Er hinterlegt lediglich seine Kreditkartendaten – ein Betrag wird nur dann belastet, wenn er kurzfristig nicht erscheint oder storniert. Das Anzahlungssystem muss dafür aktiviert sein (im Premiumpaket enthalten). Mehr zur Aktivierung unter Wie richte ich die Anzahlung ein?

Anzahlungsvorlage mit Kreditkartengarantie anlegen

Gehe zu Reservierung → Einstellungen → Allgemein → Anzahlungsvorlagen und klicke auf Neue Vorlage anlegen. Wähle als Zahlungsmethode Kreditkartengarantie.

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Name – Nur intern sichtbar.
• Min. Personenanzahl – Ab wie vielen Gästen die Garantie verlangt wird.
• Stornierungsrichtlinien – Lege fest, bis wann vor dem Besuch eine kostenlose Stornierung möglich ist und wie viel Prozent des Betrags danach belastet wird. Mehrere Stufen sind möglich, z.B. 50 % bei Stornierung unter 10 Tagen, 100 % unter 12 Stunden.
• Pro Gast oder Pauschal – Ob der Betrag pro Person oder einmalig gilt.
• No-Show-Gebühr – Der Betrag, der bei Nichterscheinen belastet wird.
• Frist zur Datenhinterlegung – Wie lange der Gast Zeit hat, seine Kreditkartendaten einzugeben, bevor die Reservierung automatisch storniert wird.
• Hinweistext – Erscheint im Reservierungsformular. Die Variablen [betrag] und [betragproPersonen] werden automatisch ersetzt.

Wann wird die Kreditkarte belastet?

Die Kreditkarte wird nicht automatisch eingezogen. Eine Belastung findet nur in zwei Fällen statt:

• Der Gast storniert selbst innerhalb der festgelegten Fristen. Er muss dabei aktiv bestätigen, dass er die kostenpflichtige Stornierung versteht.
• Der Betreiber setzt die Reservierung auf No-Show. Auch dann wird die Karte automatisch belastet.

In beiden Fällen ist eine aktive Bestätigung erforderlich, damit keine unbeabsichtigten Belastungen entstehen.

Anzahlungsvorlage mit einer Reservierungsvorlage verknüpfen

Damit die Kreditkartengarantie bei bestimmten Online-Reservierungen greift, muss die Anzahlungsvorlage in der gewünschten Reservierungsvorlage hinterlegt werden – z.B. nur für Feiertage oder Abendveranstaltungen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Neue Abfrage anlegen

Gehe unter Reservierung → Einstellungen → Allgemein → Zusatzabfragen und klicke auf + Neue Abfrage anlegen. Fülle die Felder aus:

• Name der Zusatzabfrage – Nur intern sichtbar, z.B. im Reservierungsbuch und in den Vorlagen.
• Frage – Der Text, den der Gast im Reservierungsformular sieht.
• Art der Abfrage – Bestimmt, wie die Frage gestellt wird und was der Gast eingeben kann.

Die fünf Abfragetypen

• Vorgegebene Antworten – Der Gast wählt aus einer vordefinierten Liste. Weitere Antwortmöglichkeiten lassen sich mit + Weitere Antwortmöglichkeit hinzufügen ergänzen. Beispiel: „Kinderstuhl benötigt? Ja / Nein“ → Mehr dazu
• Tags – Wie vorgegebene Antworten, aber die Auswahl setzt automatisch einen Tag an der Reservierung. → Mehr dazu
• Freitext – Der Gast kann eine freie Texteingabe machen. Beispiel: „Haben Sie besondere Wünsche?“ → Mehr dazu
• Vorlage für 2. Reservierung – Doppelreservierung: Der Gast bucht gleichzeitig in zwei Bereichen. → Mehr dazu
• Begrenzte Vorbestellung – Produkte oder Angebote mit limitierter Stückzahl. → Mehr dazu

Einzelabfrage vs. Menüabfrage

Beim Verknüpfen einer Abfrage mit einer Vorlage kannst du festlegen, wie oft die Frage gestellt wird:

• Einzelabfrage – Die Frage wird einmal pro Reservierung gestellt. Beispiel: „Kommen Sie mit dem Rollstuhl?“ oder „Benötigen Sie einen Kinderstuhl?“
• Menüabfrage – Die Frage wird einmal pro Gast gestellt. Praktisch für Feiertagsmenüs, bei denen jeder Gast eine eigene Auswahl trifft, z.B. Menü A, B oder C.

Jede Abfrage lässt sich außerdem als verpflichtend oder optional einstellen – je nachdem, ob der Gast die Frage beantworten muss, um die Reservierung abzuschließen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Ein Add-On ist eine Zusatzleistung, die der Gast bei der Tischreservierung auswählen kann (etwa eine Flasche Wasser, Sektempfang, Tisch eindecken, usw.).

Du kannst ein Add-On wie eine Abfrage oder eine Anzahlungsvorlage in einer Reservierungsvorlage hinterlegen.

Wie lege ich Add-On an?

Um ein neues Add-On anzulegen, gehst Du auf Reservierung >> Einstellungen >> Vorlagen

Ganz unten auf der Seite findest Du den Punkt Add-On erstellen:

Benenne und beschreibe die angebotene Dienstleistung/das Produkt.

Lege fest, ab welcher Personenanzahl und zu welchen Preisen du das Add-On anbieten möchtest:

Wie verknüpfe ich Add-On?

Damit ein Add-On im Reservierungsformular abgefragt wird, musst du es mit einer Vorlage verknüpfen:

Wie funktioniert Add-On Ansicht für den Gast?

Hast Du alle gewünschten Add-Ons hinterlegt und die Vorlage gespeichert, werden die einzelnen Posten vor Eingabe der Kontaktinformationen einzeln im Reservierungsformular abgefragt.

Der Gast hat bei jeder Position die Möglichkeit, das Add-On zu buchen oder zu überspringen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Um eine optimale Vorbereitung auf den Besuch deiner Gäste zu gewährleisten, kannst du in den Reservierungsvorgang verschiedene Abfragen einbauen. Wie du Abfragen anlegst und mit einer Vorlage verknüpfst, erfährst du unter Wie erstelle ich Zusatzabfragen?

Vorgegebene Antworten

Die klassische Art der Abfrage: Der Gast wählt aus einer vordefinierten Liste von Antwortmöglichkeiten. Beispiele: „Benötigen Sie einen Kinderstuhl?“, „Anlass der Reservierung?“. Optional ist eine Mehrfachauswahl möglich.

Freitext

Der Gast kann eine freie Texteingabe machen – ideal für Fragen, bei denen die Antworten zu vielfältig für eine feste Liste sind, z.B. Allergien oder besondere Wünsche. Die Antwort des Gastes erscheint als Notiz an der Reservierung und ist in der Listenansicht mit dem Notiz-Hinweis erkennbar. Die vollständige Antwort siehst du beim Öffnen der Reservierung oder beim Überfahren mit der Maus.

Tags

Wie vorgegebene Antworten – aber jede Antwort ist direkt mit einem Tag verknüpft. Wählt der Gast eine Option, wird der Tag automatisch an der Reservierung gesetzt und ist im Reservierungsbuch sofort sichtbar und filterbar. Auch hier ist optional eine Mehrfachauswahl möglich.

Besondere Abfragetypen

Um einen Reservierungsvorgang mit einem zweiten zu verknüpfen (z.B. Tischreservierung nach einem Bowling-Besuch) oder dem Gast begrenzt verfügbare Produkte zur Vorbestellung anzubieten, stehen zwei weitere Typen zur Verfügung:

• Vorlage für 2. Reservierung (Doppelreservierung) – Der Gast bucht gleichzeitig in zwei Bereichen.
• Begrenzte Vorbestellung – Produkte oder Angebote mit limitierter Stückzahl.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Gerade saisonale Produkte und Angebote sind nicht immer unbegrenzt verfügbar.

Damit deine Gäste mit ihrer Tischreservierung auch garantiert einen Platz am Spargelbuffet oder einen Teil ihrer Martinsgans bekommen, bestimmst du diese Abfrage die Verfügbarkeit.

Was muss ich bei Schritt 1: Verfügbarkeit festlegen beachten?

In Einstellungen >> Vorlagen findest du ganz unten auf der Seite den Punkt Bestellungen mit begrenzter Verfügbarkeit:

Lege fest, welche Menge deines Produktes/Angebots generell verfügbar ist – gib ggf. abweichende Mengen für bestimmte Tage an.

Wie lege ich Schritt 2: Abfrage an?

Hast du eine Verfügbarkeit festgelegt, taucht in den Abfragetypen die begrenzte Vorbestellung auf.

Über deine Antwortmöglichkeiten kannst du angeben, wie viel pro Bestellung von deiner Verfügbarkeit abgezogen werden soll.

Wie verknüpfe ich Schritt 3: Abfrage?

Erstelle eine Vorlage für deine Veranstaltung/ die Tage an denen du die begrenzt verfügbare Vorbestellung anbieten möchtest und verknüpfe die Abfrage.

Im Beispiel bietet sich die Menüabfrage (pro Gast) an.

Natürlich kannst du die Vorbestellung auch optional mit deiner Standardreservierung verbinden – oder ein Produkt anbieten, das pro Reservierung abgefragt wird.

Was muss ich bei Schritt 4: Ansicht im Reservierungsbuch beachten?

Wenn du jetzt eine Testreservierung durchführst, werden die Antworten als Tags, sowie summiert in der Listenansicht des Reservierungsbuchs angezeigt.

Dieser Abfragetyp kann vielfältig eingesetzt werden, die Einrichtung kann daher manchmal etwas kniffelig sein.

Bei Fragen zu deinem speziellen Angebot kontaktiere uns gerne direkt über den Support-Chat.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Mit diesem Abfragetyp kannst du zwei Reservierungsvorgänge miteinander verknüpfen.

Dieser Abfragetyp ist im Premium-Paket enthalten.

Diese Funktion eignet sich beispielsweise, um den Gast nacheinander durch die Reservierung einer Bowlingbahn und eines Tisches zu führen.

Wie erstelle ich Schritt 1: Vorlagen?

Erstelle die beiden Vorlagen, die miteinander verknüpft werden sollen und hinterlege die gewünschten verfügbaren Räume und Voraussetzungen.

Für eine genauere Anleitung, empfehlen wir dir unseren Artikel Erstellen einer Vorlage.

Wie erstelle ich Schritt 2: Abfrage?

Um den Gast von einer Reservierung in die zweite zu navigieren, ist eine Abfrage nötig:

Wir geben dem Gast hier die Möglichkeit, vor oder nach seinem Bowlingspiel einen Tisch zu reservieren oder auf eine Tischreservierung zu verzichten.

Wie verknüpfe ich Schritt 3: Abfrage?

Das Verknüpfen der Abfrage erfolgt wie gewohnt. Beachte aber, dass du die richtige Vorlage wählst – im Beispiel muss die Abfrage in die Reservierungsvorlage für eine Bowlingbahn eingefügt werden (nicht umgekehrt!):

Wie funktioniert Schritt 4: Zeiten hinterlegen?

Damit beide Angebote wie gewünscht verfügbar sind, achte darauf, dass sie zu den passenden Reservierungszeiten hinterlegt sind:

Wie funktioniert Schritt 5: Testen?

Da der doppelte Reservierungsvorgang etwas komplizierter ist und man leicht mal die Reihenfolge von Vorlage und Abfrage vertauscht – bitte unbedingt testen!

Bei Fragen zur Einrichtung deines Reservierungsvorgangs kontaktiere uns gerne jederzeit über den Support-Chat oder unsere Hotline 👍

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Um das Gastro.Digital Anzahlungssystem zu verwenden, musst du es zunächst aktivieren. Das Anzahlungstool ist im Premiumpaket enthalten.

Wie lege ich Anzahlungsvorlage an?

Um eine Anzahlung mit einer beliebigen Vorlage zu Verknüpfen, erstellst du eine Anzahlungsvorlage.

Dafür scrollst du in Einstellungen >> Vorlagen etwas nach unten

In der Anzahlungsvorlage kannst du einstellen, ab welcher Personenzahl (1) die Anzahlung pauschal oder pro Gast (2) verlangt wird.

Außerdem legst du hier fest, wie lange eine Reservierungsanfrage als ausstehend im Reservierungsbuch angezeigt wird – also wie viel Zeit der Gast hat, um die Zahlung durchzuführen – bis die Anfrage automatisch storniert wird (3).

Ist die Zahlung erfolgreich, ändert sich der Status der Reservierung automatisch auf bestätigt.

Wie verknüpfe ich die Anzahlungsvorlage mit einer Reservierungsvorlage?

Damit eine Anzahlung bei Online-Reservierungen verlangt wird, muss die Anzahlungsvorlage in der entsprechenden Reservierungsvorlage hinterlegt werden – zum Beispiel nur für Feiertage oder bestimmte Anlässe. Öffne dazu die gewünschte Vorlage und wähle unter Anzahlungsvorlage die passende Vorlage aus.

Wie funktioniert Anzahlung bei manueller Reservierung?

Du kannst eine Anzahlung auch manuell anfordern, beispielsweise, wenn ein Gast vor Ort oder telefonisch reserviert.

Ist die E-Mail Adresse eingetragen, wählst du die Option Reservierung benötigt Anzahlung.

Der weitere Ablauf ist identisch zur Online-Reservierung: Der Gast erhält die Zahlungsaufforderung per E-Mail und der Status ändert sich nach erfolgter Zahlung auf bestätigt.

Wie funktioniert Storno und Rückzahlung?

Hat ein Gast eine Anzahlung geleistet, kann er die Reservierung nicht mehr über seine Bestätigungs-E-Mail stornieren!

Du bist also geschützt vor spontanen Absagen. Natürlich können deine Gäste dich kontaktieren, um die Reservierung frühzeitig abzusagen. Du kannst in diesem Fall den Status manuell auf storniert setzen – damit löst du bei uns die Rückzahlungsaufforderung aus.

Achtung: je nach Zahlart kann es in machen Fällen bis zu 10 Werktage dauern, bis dein Gast die Rückzahlung erhält!

Sobald eine Anzahlungsvorlage verknüpft ist, springt der Status neu angelegter Reservierungen automatisch auf Ausstehend. Der Gast erhält per E-Mail einen Link zur Zahlung und die Reservierung wird nach erfolgreicher Anzahlung automatisch auf Bestätigt gesetzt.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Wenn das Ticketing-Modul aktiv ist, lässt sich eine Reservierungsvorlage direkt mit einem Event und einem Ticket verknüpfen. So können Gäste bei der Online-Reservierung gleichzeitig ein Ticket buchen.

Voraussetzung: Event und Ticket anlegen

Bevor eine Verknüpfung möglich ist, muss zunächst ein Event mit mindestens einem Ticket angelegt werden. Wie das funktioniert, ist ausführlich im Ticketing-Bereich beschrieben:

• Was sind Events und Tickets und wie nutze ich sie?

Verknüpfung in der Reservierungsvorlage

Öffne die gewünschte Reservierungsvorlage und scrolle nach unten zu den Abschnitten Event und Ticket. Wähle das passende Event und das gewünschte Ticket aus.

Mit dem Schalter Ticketzahlung verpflichtend legst du fest, ob der Gast das Ticket bereits bei der Reservierung bezahlen muss oder ob er auch die Option hat, vor Ort zu zahlen. Ist die Zahlung nicht verpflichtend, wird die Reservierung mit dem Status Unbezahlt angelegt.

Welche Tickettypen gibt es?

Je nach Anwendungsfall gibt es unterschiedliche Verknüpfungstypen – zum Beispiel Tickets pro Person, pro Einheit (Tisch, Bahn, Board) oder als GruppenTicket mit verschiedenen Stückzahlen. Die passende Konfiguration hängt davon ab, was gebucht werden soll. Die folgenden Fallbeispiele zeigen konkrete Einrichtungsszenarien:

• Wie funktioniert der Add-On Ticketverkauf bei Reservierungen? – Überblick und Grundprinzip
• Fallbeispiel: Personen mit Preiskategorien – z.B. für Führungen oder Abendveranstaltungen
• Fallbeispiel: Tische/Einheiten nach Stunden – z.B. für Darts, Bowling oder ähnliche Bereiche
• Fallbeispiel: Tickets mit Gruppengrößen – z.B. für Eintrittstickets mit verschiedenen Stückzahlen

Das Ticketing-Modul lässt sich übrigens auch als eigenständiger Ticketshop nutzen – unabhängig von der Tischreservierung. Das bietet sich an, wenn du zum Beispiel Tickets für ein einmaliges Event verkaufen möchtest. Dort hast du mehr Gestaltungsfreiheit: eigene Bilder, Beschreibungstexte, individuelles Ticket-Design und mehr.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Mit der Vorbestellung können Gäste direkt im Anschluss an ihre Tischreservierung Speisen vorbestellen. Dafür wird das Bestellsystem mit dem Reservierungssystem verknüpft.

Voraussetzung: Speisekarte anlegen

Bevor eine Vorbestellung möglich ist, müssen Artikel und eine Speisekarte im Speisekarten-Bereich angelegt sein:

• Wie trage ich Artikel in die Artikelliste ein?
• Wie erstelle ich eine Speisekarte?

Den vollständigen Speisekarten-Bereich findest du unter Speisekarte.

Speisekarte in der Vorlage verknüpfen

Öffne die gewünschte Reservierungsvorlage und scrolle nach unten zum Abschnitt Vorbestellung. Wähle dort die Speisekarte aus, die dem Gast nach der Reservierung zur Auswahl stehen soll.

So erlebt es der Gast

Der Gast schließt seine Tischreservierung wie gewohnt ab. Auf der Bestätigungsseite erscheint dann ein Button Jetzt Essen vorbestellen, über den er direkt zur Bestellmaske weitergeleitet wird.

Die Vorbestellung landet im Bestellsystem unter den eingehenden Bestellungen – genauso wie Bestellungen über das Liefer- und Abholsystem.

Alles rund um das Bestellsystem – Artikel, Speisekarten, Kategorien und Druckeinstellungen – findest du im Bereich Bestellsystem.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Textvorlagen steuern, welche Texte deine Gäste in E-Mails und im Reservierungsformular sehen. Du findest sie unter Einstellungen → Textvorlagen.

Folgende Vorlagen stehen zur Verfügung:

Platzhalter verwenden

In allen Textvorlagen kannst du Platzhalter einsetzen. Diese werden beim Versand automatisch mit den echten Reservierungsdaten befüllt. Platzhalter stehen immer in eckigen Klammern und werden kleingeschrieben:

Hinweis: Der Platzhalter [zusatztext] wird derzeit nicht in allen Ansichten angezeigt.

HTML und Links

In den Textvorlagen kannst du einfaches HTML verwenden – zum Beispiel <br> für einen Zeilenumbruch. Links kannst du einfach als URL einfügen, sie werden automatisch verlinkt. Emojis solltest du vermeiden – sie können dazu führen, dass der Text nicht gespeichert wird.

Verweildauer anzeigen

Unter Einstellungen → Textvorlagen findest du außerdem den Schalter Verweildauer. Damit steuerst du, ob die geplante Aufenthaltsdauer in der Bestätigungsmail für den Gast sichtbar ist oder nicht.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservierungszusage ist die E-Mail, die dein Gast erhält, sobald seine Reservierung bestätigt wurde. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Reservierungszusage.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter verwenden, die automatisch mit den Reservierungsdaten befüllt werden – zum Beispiel [vorname], [datum] oder [uhrzeit]. Eine vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Zusatztext aus der Vorlage

Mit dem Platzhalter [zusatztext] kannst du anlassbezogene Hinweise in die Bestätigungsmail einbinden. Der Text dafür wird nicht hier, sondern direkt in der jeweiligen Reservierungsvorlage hinterlegt – unter Reservierung → Einstellungen → Vorlagen → Vorlage bearbeiten → Informationen für den Gast → Zusätzlicher Hinweis in der Bestätigungsmail an den Gast.

So kannst du zum Beispiel beim Anlass „Geburtstagsfeier“ einen anderen Hinweis mitschicken als bei einer normalen Tischreservierung.

„

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservierungserinnerung ist die E-Mail, die vor dem Besuch automatisch an den Gast versendet wird. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Reservierungserinnerung.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter verwenden. Eine vollständige Liste findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservierungsabsage ist die E-Mail, die dein Gast erhält, wenn eine Anfrage abgelehnt wird. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Reservierungsabsage.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter verwenden. Eine vollständige Liste findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Dieser Text erscheint im Reservierungsformular, wenn die eingestellte Pufferzeit überschritten ist und für den heutigen Tag keine Online-Buchung mehr möglich ist. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Keine Reservierung mehr für heute.

Beispiel: Wenn du eine Pufferzeit von 2 Stunden eingestellt hast und ein Gast um 16:00 Uhr versucht, für 18:00 Uhr zu reservieren, sieht er diesen Text.

Viele nutzen diesen Text, um Gästen eine Alternative anzubieten – zum Beispiel einen Hinweis, trotzdem vorbeizukommen oder anzurufen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Der Infotext im Reservierungsformular erscheint im letzten Schritt der Buchung – rechts neben den Kontaktfeldern – unter der Überschrift „Wichtige Information zu deinem Besuch“. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Infotext Reservierungsformular.

Hier kannst du zum Beispiel auf Stornierungsbedingungen, Anzahlungsregelungen oder andere wichtige Hinweise für den Gast aufmerksam machen.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter und einfaches HTML verwenden. Eine vollständige Liste der Platzhalter findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservierungsstornierung ist die E-Mail, die dein Gast erhält, wenn eine Reservierung im Reservierungsbuch storniert wird. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Reservierungsstornierung.

Hinweis: Diese E-Mail wird nur verschickt, wenn die Stornierung durch euch im System vorgenommen wird. Storniert der Gast selbst, erhält er stattdessen eine Bestätigung direkt im Browser – nicht per E-Mail.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter verwenden. Eine vollständige Liste findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Informiere Deine Gäste über Schicht- und Textvorlagen und Hinweise.

Schichtvorlage

An drei Stellen können Informationen eingegeben werden, die den Gast über Besonderheiten innerhalb einer bestimmten Vorlage informieren:

1.) Informationen aus Vorlage

2.) Hinweis aus Vorlage (für ganze Datumszeiträume verwende bitte den allgemeinen Hinweis)

3.) Für die Online-Reservierung sind keine freien Plätze mehr verfügbar

Textvorlage

Ist an einem Tag keine Reservierungsvorlage hinterlegt oder blockierst Du die aktive Vorlage, kannst du hier bestimmen, welche Information der Gast sieht:

Hinweise (allgemein)

Mehr Google Rezensionen bedeuten mehr Sichtbarkeit und Vertrauen bei neuen Gästen. Hier erfährst du, wo im Backoffice du einstellen kannst, wie dein Restaurant nach (Google-) Reservierungen Bewertungen erhält – und ob/wie diese weitergeleitet werden.

Gästefeedback aktivieren

Um Feedback über Google zu erhalten, benötigst du das Modul ‚Gästefeedback‘. Dieses ist im Premium-Tarif enthalten oder als Add-On buchbar – wende dich an deinen Ansprechpartner, um die Funktion zu testen.

Google-Link für Bewertungen hinterlegen

Im Menü unter ‚Gästefeedback‘ findest du den Punkt Google-Reviews

Den Link für die Google-Bewertung findest du in deinem Google-Eintrag

Kopiere den angezeigten Link und für ihn im Feld für den Google-Bewertungslink ein.

Weiterleitung zu Google Bewertung einrichten

Es gibt drei Möglichkeiten das Gästefeedback-Tool zu verwenden.

1.Bewertungen über Gastro.Digital erhalten und freischalten:

Mit einem Klick auf das Auge neben der Sterneanzahl bestimmst du, ob die Bewertung auf deiner Webseite angezeigt wird oder nicht. Über das Textfeld unter der Bewertung kannst du direkt auf den Kommentar des Gastes antworten.

Wenn die Bewertungen auf deiner Webseite angezeigt werden sollen, binde einfach das Widget über den Punkt Integrationen auf deiner Seite ein:

2. Direkt zu Google

Für eine direkte Weiterleitung zu Google ohne das Gastro.Digital Bewertungs-Tool, aktiviere die Funktion direkte Weiterleitung zur Google-Bewertung aktivieren

3. Weiterleitung zu Google ab Mindestbewertung

Für eine Weiterleitung ab einer bestimmten Mindestbewertung, deaktiviere die direkte Weiterleitung und trage die Menge an Sternen ein, die mindestens für die Google-Bewertung erforderlich ist:

Dein Vorteil

Aktiviere die Weiterleitung zu Google Rezensionen, um mehr positive Bewertungen zu erhalten und negative Bewertungen über Gastro.Digital abzufangen und zu beantworten.

Erhöhe so deine Sichtbarkeit und deine Reichweite mit wenig Aufwand und kläre unangenehme Situationen auf, anstatt eine negative Bewertung für einen einzelnen Vorfall zu kassieren.

Feedback-E-Mail an den Gast einrichten

Nach einem Besuch kann automatisch eine Feedback-E-Mail an den Gast versendet werden. Den Versand richtest du unter Gästefeedback → Einstellungen ein. Den Inhalt der E-Mail kannst du nicht frei bearbeiten – du kannst jedoch einstellen, ob das Feedback intern gesammelt wird oder ob der Gast direkt zu einer Google-Bewertung weitergeleitet werden soll.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Im Reiter Logfiles siehst du ein Protokoll aller Reservierungen, die in einem bestimmten Zeitraum eingegangen sind. Du findest ihn unter Reservierung → Logfiles → Logfiles.

Zeitraum auswählen

Gib oben ein Start- und Enddatum ein oder nutze die Schnellauswahl-Schaltflächen: heute, gestern, letzten 7 Tage, akt. Woche, letzte Woche, akt. Monat oder letzter Monat. Bei großen Datenmengen kannst du über das Dropdown Zeige Seite zwischen den Ergebnisseiten wechseln.

Was zeigt die Liste?

Für jeden Eintrag siehst du:

• Datum: Zeitpunkt, zu dem die Reservierung angelegt wurde
• Reservierungsdatum: Datum und Uhrzeit der Reservierung sowie den Kanal (via Online oder via Res.buch)
• Gastdaten: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Details: Status der Reservierung und Personenzahl
• Guest Note: Eventuelle Hinweise oder Nachrichten des Gastes

Auch stornierte Reservierungen werden in der Liste angezeigt.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Im Reiter Serien Reservierungen siehst du eine Übersicht aller angelegten Dauerreservierungen. Du findest ihn unter Reservierung → Logfiles → Serien Reservierungen.

Was zeigt die Liste?

Für jede Dauerreservierung siehst du:

• Erstellt am: Zeitpunkt, zu dem die Dauerreservierung angelegt wurde
• Reservierungsdatum: Datum des ersten Termins – ein Klick darauf öffnet direkt den entsprechenden Tag im Reservierungsbuch
• Anzeige: Wiederholungsintervall, z. B. wöchentlich
• Tag: Wochentag und Dauer der Serie
• Gastdaten: Name, E-Mail und Telefonnummer – über das Bearbeiten-Symbol können Vor- und Nachname angepasst werden

Dauerreservierungen bearbeiten

Um eine Dauerreservierung zu ändern – zum Beispiel Uhrzeit oder Tischzuweisung – klicke auf das Reservierungsdatum und öffne die Reservierung im Buch. Beim Speichern kannst du wählen, ob die Änderung nur für diesen einen Termin oder für alle wiederkehrenden Reservierungen gelten soll.

Wichtig: Dauerreservierungen können nicht vollständig gelöscht werden. Sollte das nötig sein, wende dich bitte an den Support – das erfordert einen administrativen Eingriff.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservation-list ist das Reservierungsbuch in der Listenansicht – über einen frei wählbaren Zeitraum hinweg. Du findest sie unter Reservierung → Logfiles → Reservation-list.

Filtern und Suchen

Du kannst die Ergebnisse auf verschiedene Weisen einschränken:

• Zeitraum: Start- und Enddatum frei wählbar
• Freitextsuche: Nach Gastnamen suchen
• Nach Status filtern: z. B. nur bestätigte Reservierungen anzeigen
• Nach Raum filtern
• Nach Tags von heute filtern: z. B. alle Geburtstags-Reservierungen
• Nach Schicht filtern

Die Liste zeigt pro Eintrag Name, Personenzahl, Tisch, Tags und Status. Oberhalb jedes Tages wird eine Zusammenfassung mit Gesamtanzahl der Reservierungen und Gäste angezeigt.

Weitere Funktionen

• PDF-Download: Die aktuelle Ansicht lässt sich oben rechts als PDF herunterladen – praktisch für die Schichtplanung oder als Ausdruck
• Neue Reservierung anlegen: Über den grünen Schaltfläche oben rechts kannst du direkt eine neue Reservierung erstellen

Die Reservation-list eignet sich besonders gut für die Vorausplanung: So siehst du auf einen Blick, an welchen Tagen besondere Veranstaltungen oder hohe Auslastung zu erwarten sind.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Unter Gästefeedback → Statistiken findest du eine Auswertung aller eingegangenen Bewertungen. Der Bereich ist in drei Reiter aufgeteilt.

Reiter: Statistiken

Oben siehst du auf einen Blick:

• Gesamtanzahl aller Feedbacks
• Durchschnittsbewertung über alle Kategorien
• Anzahl Feedbacks im letzten und im aktuellen Monat

Darunter folgt die Durchschnittsbewertung aufgeschlüsselt nach den Kategorien Gesamteindruck, Service, Sauberkeit, Essen, Ambiente und Preis/Leistung. Grafiken zeigen den Verlauf jeder Kategorie über den gewählten Zeitraum – so siehst du auf einen Blick, ob sich etwas verändert hat.

Reiter: Statistikdetails

Hier kannst du die Auswertung noch feiner steuern:

• Zeitraum: frei wählbar über Start- und Enddatum
• Maßstab: täglich, wöchentlich, monatlich oder nach Wochentagen
• Google-Bewertungen einbeziehen: Wenn du dein Google-Konto verknüpft hast, können interne und Google-Bewertungen gemeinsam ausgewertet werden

Reiter: Feedback AI

Der Reiter Feedback AI bietet eine KI-gestützte Zusammenfassung und Analyse der eingegangenen Bewertungen. Feedback AI ist ein Premiumprodukt – wende dich für mehr Informationen oder zur Freischaltung bitte an den Support.

Einzelne Bewertungen einsehen und beantworten

Die einzelnen Gastbewertungen findest du unter Gästefeedback → Bewertungen. Dort siehst du pro Eintrag die Sternebewertung je Kategorie, den Freitext des Gastes sowie Datum und Uhrzeit des Besuchs. Du kannst direkt auf eine Bewertung antworten – der Gast erhält deine Antwort dann per E-Mail.

Mit dem Augen-Symbol neben der Bewertung steuerst du, ob sie im Gästefeedback-Widget auf deiner Webseite sichtbar ist. Wie du das Widget einbindest, erfährst du im Artikel zur Integration.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Logfiles findest du in der linken Navigationsleiste unter Reservierung → Logfiles. Der Bereich ist nur für Benutzer/innen mit Administrationsrechten sichtbar – Service-Mitarbeiter/innen haben keinen Zugriff darauf.

Die Logfiles sind in drei Reiter unterteilt:

Zu jedem Reiter gibt es einen eigenen Artikel:

• Wie nutze ich den Reiter Logfiles?
• Wie nutze ich den Reiter Serien Reservierungen?
• Wie nutze ich die Reservation-list?

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Gästedatenbank findest du unter Reservierung → Meine Gäste. Dort werden alle Gastdaten gesammelt, die über Reservierungen eingegangen sind. Du kannst Einträge manuell anlegen und bearbeiten, zusätzliche Hinweise hinterlegen und die Besuchshistorie jedes Gastes einsehen.

Wie lege ich einen neuen Gast an?

Gehe zu Reservierung → Meine Gäste → Neuen Gast anlegen. Dort kannst du alle verfügbaren Gastinformationen erfassen. Zusätzliche Hinweise und hinterlegte Unverträglichkeiten tauchen im Reservierungsbuch direkt neben dem Namen des Gastes auf.

Einträge entstehen auch automatisch: Bei jeder Online-Reservierung werden die Gastdaten direkt übernommen. Beim manuellen Anlegen einer Reservierung über das + kannst du über das erweiterte Kontaktformular zusätzliche Daten wie den Firmennamen erfassen. Existiert bereits ein Eintrag, wird er beim Eintippen der ersten Buchstaben oder Ziffern vorgeschlagen.

Achtung: Wenn du eine neue Information zu einem bestehenden Eintrag hinzufügst, wird die alte überschrieben.

Wie funktioniert die Gäste-Historie?

Um die Besuchshistorie eines Gastes einzusehen, klicke auf das Datei-Symbol ganz rechts im jeweiligen Eintrag unter Reservierung → Meine Gäste – oder auf die Anzahl der Besuche direkt im Reservierungsbuch.

Die Gäste-Historie zeigt alle bisherigen Besuche, zugehörige Notizen und den jeweiligen Status. Sie lässt sich nach Zeit, Tisch, Tags und Status sortieren.

Was ist der No-Show-Zähler?

Damit du nicht erst die Gäste-Historie öffnen musst, um zu sehen, ob ein Gast öfter ohne Absage nicht erschienen ist, wird neben der Besuchsanzahl eine rote Ziffer eingeblendet. Sie erscheint ab dem zweiten No-Show.

Wie kann ich meine Gästedaten exportieren?

Um deine Gästedatenbank herunterzuladen, nutze den Button CSV-Datei herunterladen. Die Datei kannst du anschließend z. B. in Excel über Daten → Aus Text/CSV importieren und weiterbearbeiten.

Für eine genaue Anleitung zu deinem Datenverarbeitungsprogramm im Umgang mit CSV-Dateien wende dich an den Support deiner Software.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

In diesem Artikel erfährst du, wie du den Abfragetyp Tags einstellst und mit einer Vorlage verknüpfst. Wie du die so erhobenen Informationen auswerten kannst, zeigen wir dir im Artikel zur Tag-Statistik.

Wie erstelle ich Tags?

Um Tags festzulegen, die du für die Abfrage verwenden möchtest, gehst du in deine Reservierungsbuch-Einstellungen.

Wie richte ich eine Tag-Abfrage ein?

Eine Tag-Abfrage ist in vielen Situationen sinnvoll, zum Beispiel:

• Informationen zum Aufenthalt (Kinderstuhl, mit Hund, barrierefrei)
• Besondere Lebensmittelwahl (Allergien, vegetarisch, vegan)
• Unterscheidung in Gästetypen (z. B. Hausgast/Externer Gast bei Hotelbetrieben)

Erstelle eine neue Abfrage unter Reservierung → Einstellungen → Vorlagen:

1. Art der Abfrage auf Tags stellen
2. Ggf. Mehrfachauswahl aktivieren
3. Wählbare Tags hinterlegen

Wie verknüpfe ich die Abfrage mit einer Vorlage?

Damit die Tags als Abfrage in der Vorlage auftauchen, hinterlegst du sie an der gewünschten Stelle als optionale oder verpflichtende Auswahl:

Im Reservierungsvorgang kann der Gast an entsprechender Stelle die Tags wählen:

Videotutorial

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Im Reservierungssystem erhältst du nicht nur eine Übersicht des aktuellen Tages, sondern du kannst dir auch für einen beliebigen Zeitraum anzeigen lassen, wie viele Reservierungen du hattest/erwartet werden und mit welchen Tags sie markiert wurden.

Anmerkung: Berücksichtigt werden alle Tags, die manuell eingetragen wurden oder die über eine Abfrage über die Online-Reservierung eingegangen sind.

Wie statistik – zeitraum einstellen?

Was wird bei ‚Statistik – Anzeige wählen‘ angezeigt?

Anschließend wählst du aus, welche Tags du in der Statistik sehen möchtest:

Was ist Auswertung?

In der Auswertung werden dir dann die Tage angezeigt, an denen eine Reservierung mit dem entsprechenden Tag angelegt ist. Die prozentualen Anteile der gewählten Tags an der Gesamtzahl siehst du über dem Diagramm.

Das Reservierungssystem lässt sich auf verschiedene Arten in deine Online-Präsenz einbinden. Die Einstellungen dafür findest du unter Reservierung → Integration → Website Integration.

Direkter Link

Unter Direkter Link findest du die URL zu deinem Reservierungsformular. Diesen Link kannst du:

• hinter einen Button auf deiner Webseite legen
• in Social-Media-Profilen hinterlegen (z. B. Instagram-Bio oder als Story-Link, der als Highlight gepinnt wird)
• in E-Mails oder anderen Kommunikationsmitteln verwenden

Reservierungs-Widget einbinden

Mit dem Reservierungs-Widget lässt sich das Buchungsformular direkt in eine Webseite einbetten. Den Einbindungscode findest du direkt in der App – leite ihn an den/die zuständige/n Webentwickler/in weiter.

Hinweis: Wenn du mehrere Gastro.Digital-Widgets auf deiner Webseite einbindest, benötigst du die Scripte im ersten Schritt nur einmal.

Anzeigeeinstellungen fürs Widget

Unter Reservierung → Integration gibt es weitere Optionen, wie das Widget für Gäste erscheint:

• Reihenfolge bei der Online-Reservierung: Standardmäßig wählt der Gast zuerst das Datum. Du kannst jedoch einstellen, dass zuerst die Vorlage (z. B. Anlass oder Aktivität) ausgewählt wird. Das ist besonders sinnvoll bei Event-Gastronomie oder Freizeitanlagen, wo Gäste zuerst auswählen, ob sie z. B. zum Bowlen, Billard oder zu einem Kurs kommen möchten.
• Öffnungszeiten anzeigen: Normalerweise werden die Öffnungszeiten nach der Datumsauswahl angezeigt. Du kannst sie aber auch komplett ausblenden – sinnvoll z. B. wenn du das System für mehrere Bereiche oder Restaurants an einem Standort nutzt und die Gäste nicht durch übergreifende Öffnungszeiten verwirrt werden sollen.

Wie passe ich das Widget-Layout an?

Im Abschnitt Widget-Layout kannst du das Erscheinungsbild des Reservierungsformulars an deine CI anpassen:

• Hintergrundfarbe: Hintergrund des Widgets und der externen Gutscheinkaufseite. Optional: transparenter Hintergrund
• Hauptfarbe: Wird für Texte verwendet
• Akzentfarbe: Wird für Buttons und Akzente verwendet

Ein Klick auf das jeweilige Farbfeld öffnet die Farbeingabe, wo du den gewünschten Farbcode (z. B. Hex-Code) eingeben kannst.

Zusätzlich kannst du Schriftarten für Titel/Buttons und für Texte/Eingabefelder separat festlegen.

Die Vorschau rechts aktualisiert sich beim Bearbeiten. Über den direkten Link kannst du das Widget auch in einem neuen Tab in der Vollansicht testen. Nicht vergessen: Änderungen am Ende mit Einstellungen speichern bestätigen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Der Telefonassistent ist ein Produkt unseres Kooperationspartners assistent.ai und ermöglicht es, Anrufe automatisiert entgegenzunehmen – inklusive Tischreservierungen direkt ins Reservierungsbuch. Den Einstieg findest du in der linken Navigation unter Telefonassistent.

Was kann der Telefonassistent?

• Anrufe rund um die Uhr entgegennehmen – zu Stoßzeiten, außerhalb der Öffnungszeiten oder ab dem dritten Klingeln
• Tischreservierungen aufnehmen und direkt ins Reservierungsbuch eintragen – inklusive Vorlagenabfragen wie bei der Online-Reservierung
• Häufige Gästefragen beantworten, z. B. zu Parkplätzen, Hunden, Barrierefreiheit oder der Anfahrt
• Spezielle Anliegen an das Serviceteam weiterleiten

Wie richte ich den Telefonassistenten ein?

Klicke auf Jetzt ausprobieren, um den Prozess zu starten.

Danach meldet sich ein/e Mitarbeiter/in von assistent.ai und begleitet dich durch die Einrichtung. Die Aktivierung läuft in drei Schritten:

1. Beratungsgespräch: Gemeinsam werden Funktionen und individuelle Einstellungen besprochen
2. Einrichtung der Rufumleitung: Der Assistent erhält eine eigene Rufnummer. Die Weiterleitung – z. B. zu Stoßzeiten, nachts oder ab dem dritten Klingeln – wird gemeinsam mit dem Techniker von assistent.ai in der Telefonanlage eingerichtet
3. Inbetriebnahme: Nach dem Setup ist der Assistent direkt einsatzbereit

Kosten: Die Abrechnung erfolgt pro Anruf – ist der Assistent nicht aktiv, entstehen keine Kosten. Es gibt ein einmaliges Setup.

Selbst ausprobieren

Du kannst den Telefonassistenten vorab als Gast erleben: Ruf einfach das Gastro.Digital-Testrestaurant an und stell eine Reservierungsanfrage.

Testrufnummer: +49 6994 323 610

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Bitte beachte: Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis alle Änderungen im Zusammenhang mit dem Google-Dienst sichtbar sind. Sei daher nicht überrascht, falls deine Änderungen nicht sofort wirksam werden.

Dein Reservierungssystem von Gastro.Digital ermöglicht dir in Zusammenarbeit mit Google die Integration des blauen „Tisch reservieren“ Buttons in deinem Eintrag.
Diese Funktion ist in allen Gastro.Digital Tarifen enthalten.

Bis zum blauen Button für dein Restaurant sind es nur wenige Schritte:

Wie erstelle ich Schritt 1: Vorlage/aktivieren?

Lege eine Vorlage an, in der du hinterlegst, zu welchen Konditionen deine Gäste via Google bei dir reservieren können. Bestimme die Kapazität über die Räume, die du hinterlegst und lege Mindest- und Maximalpersonenanzahl für Gruppen fest.

Wie aktiviere ich Schritt 2: Google Dienst?

Du kannst die Verwendung des Reserve with Google Dienstes jederzeit in den allgemeinen Einstellungen aktivieren und deaktivieren:

Wie aktiviere ich Schritt 3 (optional): Raumauswahl?

Damit deine Gäste, wie auch bei der Reservierung via Webseite/ Online-Formular einen Raumwunsch angeben können, kannst du auch bei der Google Reservierung hinterlegen, welche Räume verfügbar sind.

Für den Gast sieht die Auswahl via Google so aus:

Wie aktiviere ich Schritt 4: Account lassen?

Damit dein Restaurant für den Reserve with Google Dienst freigeschaltet wird, wende dich bitte bei der ersten Aktivierung an einen Mitarbeiter von Gastro.Digital.

Du erreichst uns über das Chat-Icon am unteren rechten Bildschirmrand oder über deinen persönlichen Ansprechpartner bei Gastro.Digital.

Wie funktioniert Einfacher und öfter gefunden werden – deine RWG Vorteile?

Falls du dir nicht sicher bist, ob du den Google Dienst als Ergänzung zu deinem Reservierungs-Widget auf der Homepage und deinen übrigen Kanälen verwenden sollst, haben wir noch drei Argumente, die dich vielleicht überzeugen:

Vereinfachte Reservierungen: Gäste können bequem und einfach online über Google einen Tisch reservieren, ohne die Webseite des Restaurants besuchen zu müssen. Dies macht den Reservierungsprozess für die Gäste schnell und unkompliziert.

Erhöhte Reichweite: Durch die Einbindung des Dienstes in Google können potenzielle Gäste direkt über die Suchergebnisse oder Google Maps einen Tisch im Restaurant reservieren. Dadurch wird die Sichtbarkeit und Erreichbarkeit deines Restaurants erhöht.

Kostenlose Werbung: Die Aktivierung von Reserve With Google kostet dich nichts. Du benötigst auch keinen Google Business Account, um den Dienst nutzen zu können.
Melde dich noch heute bei uns, um dein Restaurant zu verknüpfen und von mehr Sichtbarkeit zu profitieren.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Um dein PMS (Property Management System) mit dem Reservierungssystem zu verbinden, hinterlegst du deine Zugangsdaten unter Developer → Reservierung → PMS-Integration.

Hinweis: Den Bereich Developer findest du ganz unten in der linken Navigationsleiste – scrolle ggf. nach unten, da er leicht übersehen wird.

Welche Zugangsdaten werden benötigt?

Wähle zuerst deinen PMS-Anbieter aus. Je nach Anbieter werden unterschiedliche Zugangsdaten benötigt:

Klicke anschließend auf Integration speichern.

Wichtig: Die benötigten Zugangsdaten erhältst du von deinem Ansprechpartner auf Seiten der Hotelschnittstelle. Bitte erteile dort den Auftrag zur Einrichtung direkt. Je nach Anbieter kannst du die Daten selbst eingeben – bei manchen Anbietern muss die Einrichtung durch uns erfolgen. Im Zweifelsfall wende dich an unseren Support.

Wie teste ich, ob die Verbindung funktioniert?

Nach dem Speichern kannst du die Verbindung unter Reservierung → Hotelgäste testen. Wähle dort einen Zeitraum und klicke auf den grünen Button Hotelreservierungen abrufen. Werden die Hoteldaten des gewählten Zeitraums angezeigt, funktioniert die Schnittstelle.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Neben der automatischen Synchronisierung über das PMS kannst du Hotelreservierungen auch manuell abrufen und ins Reservierungsbuch übertragen. Das ist zum Beispiel sinnvoll für Korrekturen oder wenn du einzelne Gäste gezielt platzieren möchtest.

Wie rufe ich Hotelreservierungen ab?

Gehe zu Reservierung → Hotelgäste und gehe so vor:

1. Wähle, ob du nach Ankunft oder Aufenthalt filtern möchtest.
2. Lege den gewünschten Datumsbereich fest – oder nutze die Schnellauswahl (Heute, Morgen, Aktuelle Woche, Nächste Woche, Nächste 2 Wochen).
3. Klicke auf Hotelreservierungen abrufen.

Wie übertrage ich die Daten ins Reservierungsbuch?

1. Klicke auf das + neben einem Eintrag, um weitere Details zur Buchung aufzuklappen.
2. Klicke auf das Kalendersymbol rechts neben dem Namen – damit werden alle Informationen in die Reservierungsmatrix übertragen.
3. Die Matrix zeigt dir daraufhin die vorgeschlagene Platzierung für jeden Tag des Aufenthalts. Du kannst die Einträge über die Bearbeiten-Schaltfläche nach Wunsch anpassen.
4. Prüfe die Platzierungen und speichere die Reservierung.

Tipp: Wenn ein Gast nur für einen einzelnen Tag eine Restaurantreservierung aufgeben möchte, kannst du ihn im Reservierungsbuch über seine Zimmernummer oder Reservierungsnummer finden.

Hinweis zur automatischen Übertragung

Wenn die automatische Übertragung aktiviert ist, werden neue Hotelbuchungen direkt ins Reservierungsbuch eingetragen. Der manuelle Abruf ist dann nur noch für Korrekturen oder Sonderfälle notwendig.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Damit das Reservierungssystem weiß, welcher Verpflegungstyp (z.B. Frühstück, Halbpension, Vollpension) zu welchem Hotelangebot gehört, musst du den Verpflegungstyp mit dem entsprechenden RatePlanCode aus deinem PMS verknüpfen.

Wo nehme ich die Verknüpfung vor?

Die Zuordnung findest du unter Developer >> Reservierung >> PMS-Integration.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Klicke unter „Produktintegrationen“ auf > Neues Produkt hinzufügen.
2. Wähle, ob du einen Rate Plan Code oder einen Package Code verknüpfen möchtest.
3. Trage den Code ein.
4. Wähle den gewünschten Verpflegungstyp aus der Liste (Frühstück, HP, VP).
5. Trage den zugehörigen RatePlanCode aus deinem PMS ein – dieser Code wird direkt vom PMS vorgegeben.
6. Speichere die Verknüpfung.

Woher bekomme ich die RatePlanCodes?

Die RatePlanCodes findest du in deinem PMS-System, üblicherweise im Bereich Tarife oder Preispläne. Bei Unklarheiten wende dich an deinen PMS-Anbieter.

Was passiert nach der Verknüpfung?

Sobald eine Hotelbuchung mit einem RatePlanCode eingeht, werden anhand des Verpflegungstyps die entsprechenden Restaurantreservierungen angelegt. (entweder manuell zu bestätigen, oder automatisch, siehe Artikel: Wo kann ich die Automatisierung ein- oder ausstellen?)

Wo finde ich Hilfe und Support?

Hilfe erhältst du am schnellsten über den Support-Chat am unteren rechten Bildschirmrand in deinem Kundencenter.

Gib bei Fragen am besten immer einen Link, einen Screenshot oder ein konkretes Beispiel an, damit wir dir schnellstmöglich weiterhelfen können!

Für telefonischen Support, wende dich an unser Support-Team an der Hotline ( +49 7153 5589836) oder hinterlasse eine Rückrufbitte über den Chat.

Es ist möglich, einzelne Tage eines Aufenthalts gezielt zu bearbeiten, ohne den gesamten Aufenthalt zu verändern.

Das geht entweder über das Reservierungsbuch oder über die Übersicht aller Reservierungen des Gastes:

Im Reservierungsbuch

1. Öffne die Reservierung am gewünschten Tag.
2. Verändere Personenzahl, Uhrzeit, Tisch o.ä. und klicke auf Speichern.
3. Die Änderung gilt nur für diesen Tag.

Änderungen für mehrere Tage/Reservierungen in der Übersicht vornehmen

• Klicke auf das Bearbeiten-Symbol neben einer beliebigen Reservierung des Aufenthalts.
• In der Übersicht siehst du alle über die PMS-Schnittstelle übermittelten Informationen (Namen, Notizen, Reservierungsnummer, Zimmernummer(n)) sowie die Bereiche, Uhrzeiten und Tischzuweisungen der einzelnen Reservierungen.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Hilfe erhältst du am schnellsten über den Support-Chat am unteren rechten Bildschirmrand in deinem Kundencenter.

Gib bei Fragen am besten immer einen Link, einen Screenshot oder ein konkretes Beispiel an, damit wir dir schnellstmöglich weiterhelfen können!

Für telefonischen Support, wende dich an unser Support-Team an der Hotline ( +49 7153 5589836) oder hinterlasse eine Rückrufbitte über den Chat.

Die Automatisierung sorgt dafür, dass neue Hotelbuchungen aus dem PMS automatisch ins Reservierungsbuch übertragen werden – ohne dass du manuell eingreifen musst. Du kannst diese Funktion jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Wo finde ich die Einstellung?

Die Automatisierung steuerst du unter Reservierung >> Einstellungen >> Hotelschnittstelle >> Automatisierung.

Automatisierung aktivieren

1. Navigiere zu den Einstellungen der Hotelschnittstelle.
2. Suche den Abschnitt „Automatische Übertragung“.
3. Setze den Schalter auf „Aktiv“ (grün).
4. Speichere die Einstellung.

Ab sofort werden neue Hotelbuchungen direkt und automatisch ins Reservierungsbuch eingetragen.

Automatisierung deaktivieren

1. Navigiere zu den Einstellungen der Hotelschnittstelle.
2. Suche den Abschnitt „Automatische Übertragung“.
3. Setze den Schalter auf „Inaktiv“ (grau).
4. Speichere die Einstellung.

Neue Hotelbuchungen werden dann unter Eingehende Buchungen angezeigt und müssen manuell übertragen werden.

Empfehlung

Wir empfehlen, die Automatisierung aktiviert zu lassen, um den manuellen Aufwand zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Hotelgäste im Reservierungsbuch erfasst sind.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Hilfe erhältst du am schnellsten über den Support-Chat am unteren rechten Bildschirmrand in deinem Kundencenter.

Gib bei Fragen am besten immer einen Link, einen Screenshot oder ein konkretes Beispiel an, damit wir dir schnellstmöglich weiterhelfen können!

Für telefonischen Support, wende dich an unser Support-Team an der Hotline ( +49 7153 5589836) oder hinterlasse eine Rückrufbitte über den Chat.

Wenn Hotelbuchungen automatisch ins Reservierungsbuch übertragen werden, platziert das Reservierungssystem die Gäste anhand festgelegter Regeln. Diese Regeln kannst du selbst definieren.

Automatische Platzierungsregeln

Das System orientiert sich bei der automatischen Platzzuweisung an folgenden Kriterien (in dieser Reihenfolge):

1. Zimmernummer / Zimmerkategorie: Falls eine Zuordnung von Zimmern zu Tischen oder Bereichen hinterlegt ist, wird der Gast entsprechend seinem Zimmer platziert.
2. Verpflegungstyp: Je nach Verpflegungstyp (z.B. Frühstück = Bereich A, Halbpension = Bereich B) kann eine feste Zuweisung erfolgen.
3. Personenanzahl: Das System berücksichtigt die Gruppengrößeaus der Hotelbuchung und wählt einen passenden Tisch.
4. Verfügbarkeit: Es werden nur freie Tische und Plätze vergeben.

Platzierungsregeln hinterlegen

Die Regeln für die automatische Platzierung hinterlegst du unter Reservierung >> Einstellungen >> Hotelschnittstelle >> Platzierungsregeln.

Dort kannst du Zimmernummern oder Zimmerkategorien bestimmten Tischen, Tischbereichen oder Raumzonen zuordnen. Das System verwendet diese Zuordnung dann bei jeder automatisch übertragenen Hotelbuchung.

Was passiert, wenn keine Regel greift?

Wenn für eine Buchung keine passende Platzierungsregel gefunden wird, wird die Reservierung ohne Tischzuweisung ins Reservierungsbuch eingetragen. Du kannst sie dann manuell einem Tisch zuweisen.

Tipp

Pflege die Platzierungsregeln regelmäßig, besonders wenn sich die Zimmerkategorien oder das Raumkonzept deines Restaurants ändern.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Hilfe erhältst du am schnellsten über den Support-Chat am unteren rechten Bildschirmrand in deinem Kundencenter.

Gib bei Fragen am besten immer einen Link, einen Screenshot oder ein konkretes Beispiel an, damit wir dir schnellstmöglich weiterhelfen können!

Für telefonischen Support, wende dich an unser Support-Team an der Hotline ( +49 7153 5589836) oder hinterlasse eine Rückrufbitte über den Chat.

Zum erstellen einer Speisekarte sind folgende Schritte nötig:

1. Anlegen der Preiskategorien und Größen
2. Eintragen aller Produkte und Artikel in unsere Artikelliste
3. Anlegen einer Speisekarte und der Auswahlfenster
4. Zusammenstellen der Speisekarte mit Kategorien, Produkten, Größen und Auswahlfenstern

Anlegen von Preiskategorien und Größen

Menüpunkt: Speisekarte -> Einstellungen

Gibt es für ein Produkt mehrere Preise (weil es verschiedene Größen gibt), legst du hier die verschiedenen Preiskategorien an.

Damit der Gast bei der Bestellung aus verschiedenen Größen auswählen kann, musst du diese hier eintragen. Den verschiedenen Größen kannst du dann die entsprechende Preiskategorie zuweisen.

Idealerweise erstellst du für verschiedene Kategorien (zB Pizza, Getränke, Salate) verschiedene Einträge, da du sie dann auch richtig uns ausreichend benennen kannst.

Eintragen von Artikeln und Preisen

Menüpunkt: Speisekarte -> Artikelliste

Trage nun ALLE deine Gerichte, Produkte, Artikel, Beilagen, Getränke usw in die Artikelliste. Dazu gehören zB auch Dips, Toppings usw. Alles, was der Gast später irgendwo und irgendwie auswählen darf oder soll.

Detaillierte Informationen zur Nutzung unserer Artikelliste und zum Eintragen von Artikeln findest du hier: Artikelliste und Eintragen von Artikeln

Für die verschiedenen Größen stehen nun die entsprechenden Spalten der Preiskategorien bereit:

Anzeigen der Größen in der Speisekarte

Menüpunkt Speisekarte -> Übersicht -> #namederspeisekarte# -> verwalten

Wähle in den Kategorien auf der linken seine dein gewünschtes Produkt, klappe die Details auf und wähle aus der Vorwahl die gewünschten Größen, die dem Gast bei Bestellung angezeigt werden sollen.

Menüpunkt: Speisekarte -> Artikelliste

Die Artikelliste ist ein zentraler Punkt der Speisekarte und des Bestellsystems. Hier trägst du ALLE Gerichte, Menüs, Produkte, Beilagen, Toppings, Dips, Getränke usw. ein. Damit kannst du später deine Speisekarte bauen.

Als Orientierung haben wir dir einige Standardprodukte in die Liste eingetragen. Du kannst einzelne Spalten, die du zB nicht benötigst, über den Tab „Spalten“ an der linken Seite aus- oder einblenden.

Anzeigen von Allergenen und Zusatzstoffen

Im Shop findet der Gast Informationen zu Allergenen und Zusatzstoffen, wenn er beim jeweiligen Produkt auf das nebenstehende „i“ klickt.

Wie trage ich die Allergene und Zusatzstoffe meiner Artikel ein?

Du kannst Allergene und Zusatzstoffe auf zwei verschiedenen Wegen zu deinem Artikel hinterlegen:

1) Rechtsklick auf das Produkt -> Artikelinfos. Dort kannst du die entsprechenden Felder markieren.

2) In den entsprechenden Spalten „Allergene“ und „Zusatzstoffe“ diese mit Komma getrennt eintragen. Die entsprechende „Übersetzungstabelle“ findest du weiter unten.

Liste Allergene

„A“: „Enthält Gluten“,
„B“: „Enthält Krebstiere“,
„C“: „Enthält Eier und Eiererzeugnisse“,
„D“: „Enthält Fisch und Fischerzeugnisse“,
„E“: „Enthält Erdnüsse und Erdnusserzeugnisse“,
„F“: „Enthält Soja und Sojaerzeugnisse“,
„G“: „Enthält Milch und Milcherzeugnisse“,
„H“: „Enthält Schalenobst (Nüsse)“,
„I“: „Enthält Sellerie und Sellerieerzeugnisse“,
„J“: „Enthält Senf und Senferzeugnisse“,
„K“: „Enthält Sesamsamen“,
„L“: „Enthält Lupinen“,
„M“: „Enthält Weichtiere (Schnecken, Muscheln, etc)“,
„N“: „Enthält Schwefeldioxid und Sulfide“

Liste Zusatzstoffe

„1“: „mit Konservierungsstoff“,
„2“: „mit Farbstoff“,
„3“: „mit Antioxidationsmittel“,
„4“: „mit Süssungsmittel Saccharin“,
„5“: „mit Süssungsmittel Cyclamat“,
„6“: „mit Süssungsmittel Aspartam“,
„7“: „mit Süssungsmittel Acesulfam“,
„8“: „mit Phosphat“,
„9“: „geschwefelt“,
„10“: „chininhaltig“,
„11“: „coffeinhaltig“,
„12“: „mit Geschmacksverstärker“,
„13“: „geschwärzt“,
„14“: „gewachst“,
„15“: „gentechnisch verändert“

Möchten Sie einzelne Produkte aus der Speisekarte nicht mehr anzeigen haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Artikel vorübergehend unsichtbar machen
   
   Unter Speisekarte -> Artikelliste aktivieren Sie die versteckte Spalte „Sichtbar“ und setzen die gewünschten Artikel auf „unsichtbar“. Sie werden dann nicht in der Speisekarte angezeigt

2. Artikel / Produkt aus der Speisekarte löschen

Unter Speisekarte -> Verwalten suchen Sie in der gewünschten Kategorie das Produkt, welches Sie von der Speisekarte nehmen wollen und löschen dieses.

Für den Bestellshop gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, Karten anzulegen. Diese können zeitlich limitiert sein, nur zu einer bestimmten Zeit bestellbar oder eine spezielle Speisen- oder Getränkeauswahl vorstellen.

Neue Speisekarte anlegen

Um eine neue Speisekarte anzulegen, gehst Du auf:

Speisekarten >> Übersicht >> neue Speisekarte anlegen

Gib der Karte einen Namen. Das darf ruhig ein Oberbegriff sein, Du wirst später noch die Möglichkeit haben, die Karte in Kategorien zu gliedern.

Die verschiedenen Typen von Karten (Speise-, Mittags-, Getränke-, Aktions-, und Menükarte) helfen dir nachher bei der Sortierung der Karten in der Übersicht.

Im nächsten Schritt legst Du fest, wie die Artikel auf der Karte verfügbar sein sollen.
Dabei wählst Du eine oder mehrere Optionen aus Abholung, Lieferung und Inhouse.
Um Deine Karte zu personalisieren, kannst Du noch ein Foto hochladen.

Eine Speisekarte kann zudem immer auch eine Gültigkeit haben, oder eine Spezialkarte sein.

Spezialkarte

1. Die Gültigkeit begrenzt die generelle Verfügbarkeit der Karte auf einen festgelegten Zeitraum.
2. Innerhalb des Zeitraums kann die Bestellbarkeit eingeschränkt werden. (Wenn Du eine Karte zum Beispiel schon im Shop bewerben willst, aber sie erst zu einem späteren Zeitpunkt wirklich verfügbar sein soll.)
3. Wenn die Produkte auf der Karte durchgängig verfügbar sein sollen, änderst Du nichts an den Ausgangseinstellungen. Sind sie jedoch an bestimmten Tagen auf bestimmte Uhrzeiten beschränkt, kannst Du hier weitere Feineinstellungen vornehmen.
4. Wenn Die Vorbestellung aktiviert ist, kannst Du hier angeben, in welchem Intervall eine Lieferung/Abholung möglich sein soll.

Gültigkeit

Hat die Speisekarte nur eine Gültigkeit, deaktivierst Du den oberen Schalter und stellst nur den Gültigkeitszeitraum ein.

Eine Speisekarte kann auch nur eine Gültigkeit haben, ohne weitere Einschränkungen zu benötigen. Andersrum ist dies nicht möglich. Ist keine Einschränkung eingestellt, ist die Karte immer bestellbar, wenn sie in der Übersicht den Status aktiv hat. Andernfalls wandert sie ins Archiv.

Um der Karte nun Artikel zuzuweisen, klickst Du in der Übersicht auf Verwalten:

Kategorien anlegen

Als erstes legst Du jetzt Kategorien an, die Deine Speisekarte gliedern:

Die Kategorien kannst Du durch eine Beschreibung oder ein Bild weiter personalisieren.

Artikel zuweisen

Um der Kategorie Artikel hinzuzufügen, kannst Du Deine Artikelliste mithilfe von Schlagwortsuche, Produkttyp oder Tags filtern und diese dann in die entsprechende Kategorie ziehen.

Auswahlfenster erstellen

Wenn bei einem Artikel noch eine zusätzliche verpflichtende oder optionale Auswahl hinterlegt sein soll, musst Du dafür ein Auswahlfenster hinzufügen:

Auswahlfenster sind einmal angelegt, universell für jeden Artikel einer Kategorie verfügbar.

Es gibt verschiedene Arten von Abfragen, je nach dem, ob eine oder mehrere Optionen gewählt werden können:

Eine Auswahlmöglichkeit

Beim Optionsfeld (Radiobutton) und der Dropdownliste gibt es nur eine Auswahlmöglichkeit:

Bei beiden kannst Du wählen, ob eine Auswahl getroffen werden muss und ob der Artikel im Preis enthalten ist oder nicht.

Mehrere Auswahlmöglichkeiten

Für mehrere Optionen nimmst Du ein Auswahlfenster mit Auswahlliste (Checkbox) oder Anzahl:

1. Du legst fest, wie viele Artikel mindestens und höchstens gewählt werden dürfen
2. Wenn Artikel im Preis des Produktes inbegriffen sind, gibst Du hier an, wie viele.
3. Entscheide, ob der Gast eine weitere Auswahl treffen muss, oder ob diese Wahl optional ist.

Auswahlfenster verknüpfen

Um die Auswahlfenster mit den Artikeln zu verknüpfen, ziehst Du die gewünschte Auswahl in die ausgeklappte Ansicht vom Hauptprodukt:

Größe verknüpfen

Du kannst für jeden Artikel noch eine oder mehrere Größen hinterlegen, die wiederum mit Preiskategorien verknüpft sind:

Wichtig: Diese Software funktioniert nur mit unserem neuen Bestellsystem!

Download der Software

Nimm dir einen Computer mit Windows Betriebssystem. MacOS, iOS oder Android werden derzeit nicht unterstützt.

Aktuelle Version (20.04.2021)

Unter diesem Link findest du den Windows-Installer (leider aktuell nicht für Mac) für die Drucksoftware als Download. 

Solltest du bereits eine alte Version der Drucksoftware installiert haben, findest du hier Informationen über die Deinstallation der alten Version.

Installieren der Software

Der Installer installieren die Software automatisch auf deinem Computer. Wichtig ist, dass du das Ausführen der Software genehmigst, auch wenn die „eine nicht sichere Quelle“ angezeigt wird.

Die Software wird automatisch beim nächsten Start des Computers geladen. Zudem wird ein Icon auf dem Desktop erstellt, damit du sie schnell(er) findest.

Öffne die Software. Du musst nur zwei Felder ausfüllen. Trage deinen Schlüssel in das entsprechende Feld ein (API-Key, siehe unten) und wähle dann den Drucker aus, auf dem die Bestellungen ausgedruckt werden sollen. Du kannst bei Bedarf die Einstellung der Papierbreite des Druckers ändern.

Möchtest du mehr als einen Shop über die Software steuern, kannst du die API-Keys aller Shops einfach – mit Komma getrennt – in das Schlüssel-Feld einfügen, also zB
abc123,hsze234,jdud24j

Schlüssel / API-Key

Deinen API-Key findest du im Menü fast ganz unten unter Developer-> API-Schnittstelle -> API-Key. Kopiere diesen Key in das entsprechende Feld des Druckdienstes im Browser.

Druckdienst aktivieren

Aktiviere im NEUEN Backoffice unter https://kunden.gastro.digital unter Bestellungen -> Einstellungen -> Allgemein den Druckdienst

Installation Epson Bondrucker

Um einen Epson Bondrucker an einem Windows-PC mittels USB-Anschluss zu nutzen muss erst ein Virtueller Port Treiber installiert werden.

Download: https://download.epson-biz.com/modules/pos/index.php?page=single_soft&cid=6481&pcat=3&pid=6146

Anschließend den normalen Druckertreiber installieren:

https://download.epson-biz.com/modules/pos/index.php?page=genre&pcat=3

Spezialkarten sind Karten zum Vorbestellen bestimmter Produkte / Gerichte – für Weihnachten, Ostern oder andere spezielle Anlässe.

Das besondere an den Karten ist, dass Abholung und Lieferung nur zu einem begrenzten Zeitraum (Datum und Uhrzeit) möglich sind – und auch schon viele Wochen im Voraus.

Die Bestellung der Produkte auf der Karte kann zudem auch zeitlich beschränkt werden,

Spezialkarten werden NICHT bei den normalen Speisekarten angezeigt und müssen separat beworben werden.

Neue Spezialkarte erstellen

Zum Erstellen einer Spezialkarte den Haken für „Speisekarte ist eine Spezialkarte“ setzen. Anschließend kann man Gültigkeits- und Bestellzeitraum eintragen.

Die Liefer- und Abholzeiten können pauschal oder individuell für jeden Tag hinterlegt werden.

Veröffentlichung der Spezialkarte

Über das „Link-Icon“ neben der Karte erhalten Sie die URL zu Ihrer Spezialkarte. Diesen Link können Sie nun zB auf Ihrer Homepage oder Facebook bewerben.

Wie kann ich den Gutscheinshop auf meiner Website einbinden?

Den Gastro.Digital Gutscheinshop kannst du auf zwei Arten in deine Website integrieren:

• Link / Button: Verlinke einfach auf deinen persönlichen Shop-Link – z. B. über einen „Gutschein kaufen“-Button auf deiner Startseite. Deinen persönlichen Shop-Link findest du in den Einstellungen deines Gutscheinshops im Kundencenter.
• iFrame (optional): Bette den Shop direkt als iFrame in eine Unterseite deiner Website ein, sodass Gäste die Seite nicht verlassen müssen. Besprich diese Option mit deiner/m Webdesigner/in.

→ Wie richte ich den Gutscheinshop ein?

Was sieht der Gast im Shop?

Der Gast wählt die Versandart (per E-Mail oder per Post) sowie einen Betrag aus deinen vorgegebenen Wunschbeträgen oder gibt einen freien Betrag ein.

Anschließend wählt der Gast seine bevorzugte Zahlungsmethode und schließt den Kauf ab. Nach erfolgreicher Zahlung erhält er den Gutschein automatisch per E-Mail.

→ Wie funktioniert die Gutscheinbestellung für den Gast?

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Was sind Gutscheinkarten?

Gutscheinkarten sind physische Karten im Kreditkartenformat (86 × 54 mm), die du individuell gestaltet von Gastro.Digital bestellst und vor Ort an deine Gäste verkaufst. Jede Karte hat einen QR-Code zum Scannen sowie einen alphanumerischen 12-stelligen Code für die manuelle Eingabe.

Die Karten werden mit einem Guthaben von 0 Euro geliefert und erst beim Verkauf vor Ort aufgeladen – Gastro.Digital ist an der Zahlung nicht beteiligt.

Preise für Gutscheinkarten

Gutscheinkarten sind in drei Ausführungen erhältlich. Alle weiteren Optionen (Hüllen, Einschubtaschen, Klappkarten) findest du in der vollständigen Preisliste für Gutscheinkarten und -hüllen.

Wie bestelle ich Gutscheinkarten?

Kontaktiere dazu das Gastro.Digital Support-Team über den Chat-Button in deinem Kundencenter. Das Team bespricht mit dir Design, Auflage und Lieferung.

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Kann ich eine Gutscheinbestellung stornieren?

Ja, das ist möglich. Navigiere im Kundencenter zu Wertgutscheine → Bestellungen. Dort kannst du eine Bestellung über das rote X rechts in der jeweiligen Zeile stornieren.

Nach der Stornierung erhält der Gast automatisch eine Rückerstattung:

• PayPal: in der Regel innerhalb von 1 Werktag
• Kreditkarte: je nach Bank bis zu 10 Werktage (bankabhängig, nicht beeinflussbar)

Was passiert mit einem bereits eingelösten Gutschein?

Wurde ein Gutschein bereits teilweise oder vollständig eingelöst, ist eine Stornierung nicht mehr möglich.

→ Gast hat Gutschein nicht erhalten?

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Was ist die Kassenschnittstelle?

Viele Kassensysteme haben eine direkte Gastro.Digital-Integration. Damit kannst du Gutscheine direkt in der Kasse einlösen – ohne die separate Gutscheinscanner-App. Das spart einen Arbeitsschritt und reduziert Fehlerquellen.

Wie löse ich einen Gutschein über die Kasse ein?

1. Code eingeben – je nach Kassenhersteller: QR-Code scannen oder den 12-stelligen Code manuell eintippen.
2. Automatische Abbuchung – das System erkennt automatisch, dass es sich um einen Gastro.Digital-Gutschein handelt, und bucht den Wert ab.
3. Finanzweg wird automatisch gesetzt – die Gutscheinzahlung wird korrekt als Finanzweg im Tagesabschlag erfasst. Ein zweiter Schritt in der App ist nicht nötig.

Unterstützt meine Kasse die Gastro.Digital-Integration?

Bitte frage direkt bei deinem Kassenhersteller nach, ob QR-Scanner oder manuelle Code-Eingabe für Gastro.Digital unterstützt wird. Das Support-Team von Gastro.Digital hilft dir bei der Einrichtung der Schnittstelle.

→ Alternativ: Einlösung per Gutscheinscanner-App
→ Gutscheinkarte aufladen und einlösen
→ Fehlbuchung korrigieren

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Was ist eine Gutscheinkarte?

Gutscheinkarten sind physische Karten im Scheckkartenformat, die du vor Ort an deine Gäste verkaufst. Sie werden mit einem Guthaben von 0 Euro geliefert und erst beim Verkauf aufgeladen – Gastro.Digital ist an der Zahlung nicht beteiligt.

→ Gutscheinkarten bestellen

Wie lade ich eine Gutscheinkarte auf?

Per Gutscheinscanner-App:

1. App öffnen → Karte einscannen
2. „Aufladen“ antippen → Betrag eingeben → bestätigen
3. In der Kasse anschließend den Button „Gutscheinverkauf“ wählen (0 % / Geldtausch-Artikel)

Per Kassenschnittstelle:

1. Code direkt in der Kasse einscannen
2. Als Gutschein-Artikel verkaufen – Aufladen und Kassenbuchung erfolgen in einem Schritt

→ Weitere Informationen zur Kassenschnittstelle

Wie löse ich eine Gutscheinkarte ein?

Die Einlösung funktioniert identisch wie beim Online-Gutschein: Der Gast reicht die Karte vor, sie wird eingescannt und der Betrag abgebucht – entweder per App oder per Kassenschnittstelle.

→ Einlösung per Gutscheinscanner-App
→ Einlösung per Kassenschnittstelle

Was tue ich bei einer Fehlbuchung?

Falls z. B. eine Karte versehentlich doppelt aufgeladen wurde, gibt es zwei Möglichkeiten zur Korrektur:

• Per App: Code einscannen → den falsch aufgeladenen Betrag abbuchen. Eine Gegenbuchung in der Kasse ist nicht nötig.
• Per Kundencenter (nur mit Admin-Rechten): Unter Wertgutscheine → Transaktionen die betreffende Transaktion suchen und rückgängig machen.

→ Fehlbuchung ausführlich: Wie korrigiere ich eine Fehlbuchung?

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Wann entsteht eine Fehlbuchung?

Fehlbuchungen können zum Beispiel auftreten, wenn ein Gutschein versehentlich doppelt aufgeladen oder ein falscher Betrag abgebucht wurde.

Wie korrigiere ich eine Fehlbuchung per App?

1. Gastro.Digital Gutscheinscanner-App öffnen
2. Den Code des betroffenen Gutscheins einscannen
3. Den falsch aufgeladenen Betrag abbuchen

Eine zusätzliche Gegenbuchung in der Kasse ist dabei nicht nötig.

→ Weitere Informationen zur Gutscheinscanner-App

Wie korrigiere ich eine Fehlbuchung im Kundencenter?

Diese Option steht nur Nutzer/innen mit Admin-Rechten zur Verfügung:

1. Im Kundencenter zu Wertgutscheine → Transaktionen navigieren
2. Die betreffende Transaktion suchen
3. Über die Aktionsoptionen die Transaktion rückgängig machen

Wichtig: Bitte prüfe sorgfältig, dass du die richtige Transaktion ausgewählt hast, bevor du die Aktion bestätigst.

→ Welche Belege gibt es für die Buchhaltung?
→ Weitere Informationen zur Kassenschnittstelle

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Welche Belege erstellt das Gutscheinsystem automatisch?

Das Gastro.Digital Gutscheinsystem erstellt verschiedene Belege, die du für die Buchhaltung und bei Steuerprüfungen benötigst:

Wie lade ich die Transaktionsübersicht herunter?

Die Transaktionsübersicht ist jederzeit unter Wertgutscheine → Transaktionen als PDF oder CSV herunterladbar. Falls die Mitarbeitercode-Abfrage aktiviert ist, wird in der Übersicht zusätzlich angezeigt, welche/r Mitarbeiter/in welchen Vorgang durchgeführt hat.

→ Auszahlung beantragen
→ Wann fällt beim Gutschein Steuer an?

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Wann fällt beim Gutschein Steuer an?

Gutscheine von Gastro.Digital sind steuerlich sogenannte Mehrzweck-Wertgutscheine. Das bedeutet: Beim Kauf oder Aufladen eines Gutscheins handelt es sich um einen reinen Geldtausch – es fällt dabei noch keine Steuer an. Die Besteuerung erfolgt erst, wenn der Gast den Gutschein für eine Leistung einlöst.

Was brauche ich für die Steuerprüfung?

Die Transaktionsübersicht kann jederzeit als PDF oder CSV heruntergeladen und dem Finanzamt vorgelegt werden. Sie enthält Datum, Uhrzeit, Betrag und – falls aktiviert – den jeweiligen Mitarbeiter.

Auf Wunsch kann der Gast nach dem Kauf eine Quittung anfordern.

→ Alle Belege für Buchhaltung und Finanzamt im Überblick

Hinweis: Dies sind allgemeine Informationen zum Funktionsprinzip des Systems. Für individuelle steuerliche Fragen wende dich bitte an deine/n Steuerberater/in.

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Was bietet das Gastro.Digital Gutscheinsystem?

Das Gastro.Digital Gutscheinsystem ermöglicht dir den vollständigen digitalen und physischen Gutscheinverkauf – vom Online-Shop über Gutscheinkarten bis hin zur steuerkonformen Buchhaltung. Dieser Leitfaden gibt dir einen Überblick über alle Bausteine.

Schritt 1: Gutscheinshop einrichten

Richte deinen Online-Gutscheinshop im Kundencenter ein. Passe Logo, Hintergrundbild, Wunschbeträge und Infotext an und entscheide, ob Transaktionsgebühren intern getragen oder an den Gast weitergegeben werden. Hinterlege außerdem dein Bankkonto für spätere Auszahlungen.

→ Wie richte ich den Gutscheinshop ein?

Schritt 2: Shop auf der Website einbinden

Binde deinen Shop über einen Link oder einen iFrame in deine Website ein, damit Gäste rund um die Uhr Gutscheine kaufen können.

→ Wie binde ich den Gutscheinshop auf meiner Website ein?

Schritt 3 (optional): Gutscheinkarten bestellen

Für den Verkauf vor Ort kannst du individuelle Gutscheinkarten im Kreditkartenformat bestellen – in verschiedenen Materialien und Auflagen, optional mit passenden Hüllen.

→ Welche Gutscheinkarten gibt es und wie bestelle ich sie?

Schritt 4: Gutscheinscanner-App einrichten

Installiere die Gastro.Digital Gutscheinscanner-App auf dem Gerät deiner Mitarbeiter/innen (kostenlos im Google Play Store und Apple App Store). Die App wird für das Aufladen und Abbuchen von Gutscheinen genutzt, wenn du keine Kassenschnittstelle verwendest.

→ Wie löse ich einen Gutschein mit der Gutscheinscanner-App ein?

Schritt 5 (optional): Kassenschnittstelle einrichten

Falls dein Kassensystem eine Gastro.Digital-Integration unterstützt, kannst du Gutscheine direkt in der Kasse einlösen und aufladen – ohne zusätzlichen Schritt in der App.

→ Wie löse ich einen Gutschein über die Kassenschnittstelle ein?

Schritt 6: Auszahlungen & Buchhaltung

Beantrage Auszahlungen deines gesammelten Guthabens unter Buchhaltung → Auszahlung → Wertgutscheine. Alle relevanten Belege für die Buchhaltung und das Finanzamt sind im Kundencenter jederzeit abrufbar.

→ Wie beantrage ich eine Auszahlung?
→ Welche Belege gibt es für die Buchhaltung und das Finanzamt?

Wo finde ich was im Kundencenter?

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Was benötige ich für die Einlösung per App?

Für die Einlösung mit der Gastro.Digital Gutscheinscanner-App benötigst du:

• Die Gastro.Digital Gutscheinscanner-App (kostenlos im Google Play Store und im Apple App Store)
• Die Gastro.Digital-Zugangsdaten deines Betriebs
• Den QR-Code oder den 12-stelligen Code des Gutscheins

Wie löse ich einen Gutschein per App ein?

1. App öffnen und einloggen – mit den Gastro.Digital-Zugangsdaten deines Betriebs anmelden.
2. „Gutschein scannen“ antippen – QR-Code scannen oder Code manuell eingeben.
3. Betrag eingeben – den einzulösenden Betrag eingeben und auf „Abbuchen“ tippen. Der Gutscheinwert wird sofort reduziert.
4. Finanzweg in der Kasse buchen – in der Kasse den Button „Gutscheinzahlung Gastro.Digital“ (bzw. „Gutscheinzahlung“) als Zahlweg wählen, damit der Vorgang korrekt im Tagesabschlag erfasst wird.

Tipp: Du kannst optional eine Mitarbeitercode-Abfrage aktivieren – so ist nachvollziehbar, welche/r Mitarbeiter/in welchen Gutschein eingelöst hat.

Wie lade ich einen Gutschein per App auf?

Das Aufladen funktioniert genauso wie das Abbuchen – wähle nach dem Scannen statt „Abbuchen“ den Button „Aufladen“ und gib den Betrag ein. In der Kasse buchst du den Vorgang anschließend als „Gutscheinverkauf“ (0 % / Geldtausch-Artikel).

→ Gutscheinkarte aufladen und einlösen
→ Alternativ: Einlösung über die Kassenschnittstelle
→ Fehlbuchung korrigieren

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Wie wird ein Online-Gutschein versendet?

Nach dem erfolgreichen Kauf im Gutscheinshop wird der Gutschein automatisch per E-Mail an die vom Gast angegebene E-Mail-Adresse verschickt. Der Versand erfolgt unmittelbar nach der Zahlungsbestätigung.

→ Wie funktioniert die Gutscheinbestellung für den Gast?

Was enthält die Gutschein-E-Mail?

Die E-Mail enthält den Gutschein als PDF. Der Gutschein zeigt:

• Den Gutscheinwert in Euro
• Einen QR-Code zum Scannen bei der Einlösung
• Einen 12-stelligen alphanumerischen Code für die manuelle Eingabe
• Das Ausstellungsdatum und die Gültigkeitsdauer
• Eine Hinweis-URL für die Guthabenabfrage

Kann der Gast den Gutschein ausdrucken oder digital vorzeigen?

Ja, beides ist möglich. Der Gast kann den Gutschein ausdrucken oder einfach auf dem Smartphone vorzeigen. Bei der Einlösung wird der QR-Code gescannt oder der Code manuell eingegeben.

→ Wie löse ich einen Gutschein mit der Gutscheinscanner-App ein?
→ Wie löse ich einen Gutschein über die Kassenschnittstelle ein?

Hat der Gast den Gutschein nicht erhalten?

→ Mein Gast hat seinen Online-Gutschein nicht erhalten – was tun?

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Was tun, wenn ein Gast den Gutschein nicht erhalten hat?

Prüfe zunächst folgende Punkte gemeinsam mit dem Gast:

• Spam-Ordner: Die Gutschein-E-Mail kann von Spam-Filtern abgefangen worden sein.
• E-Mail-Adresse: Wurde beim Kauf die richtige E-Mail-Adresse eingegeben?
• Zahlungsstatus: War die Zahlung wirklich erfolgreich abgeschlossen? Bei „Pay Later“ wird der Gutschein erst nach erfolgreicher Banküberweisung aktiviert.

Wo finde ich die Bestellung im Kundencenter?

Alle Bestellungen findest du unter Wertgutscheine → Bestellungen. Dort siehst du den Status jeder Bestellung und kannst den Gutschein mit einem Klick auf das Briefumschlag-Symbol rechts in der Zeile erneut versenden. Wenn du nicht die nötigen Berechtigungen hast oder irgendetwas nicht korrekt angezeigt wird, kannst du dich natürlich auch an den Support wenden.

→ Wie storniere ich eine Bestellung, falls nötig?

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Was ist der Gastro.Digital Gutscheinshop?

Der Gutscheinshop ist eine fertige Lösung für den Online-Verkauf von Wertgutscheinen. Deine Gäste können rund um die Uhr Gutscheine kaufen – direkt über deine Website oder per Link. Die Zahlungsabwicklung übernimmt Gastro.Digital über Stripe.

→ Wie binde ich den Shop auf meiner Website ein?

Wie passe ich den Shop an mein Erscheinungsbild an?

In den Einstellungen des Gutscheinshops kannst du folgende Elemente individuell anpassen:

• Logo und Hintergrundbild
• Feste Wunschbeträge, die dem Gast vorgeschlagen werden
• Infotext (z. B. Hinweise zur Gültigkeit oder ein persönlicher Willkommenstext)
• Transaktionsgebühren: Du entscheidest, ob die Gebühren intern getragen oder an den Gast weitergegeben werden

Welche Zahlungsmethoden stehen zur Verfügung?

Im Gutscheinshop können deine Gäste mit folgenden Methoden bezahlen:

• Kreditkarte (Visa, Mastercard, Amex)
• PayPal
• Klarna
• Sofortüberweisung
• Google Pay
• Apple Pay
• Pay Later

→ Bankdaten hinterlegen und Auszahlung beantragen

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Wie kauft ein Gast einen Gutschein?

Dein Gast besucht deinen Gutscheinshop – entweder über einen Link auf deiner Website oder per eingebettetem iFrame. Dort wählt er einen Betrag und schließt den Kauf über eine der verfügbaren Zahlungsmethoden ab.

→ Wie binde ich den Shop auf meiner Website ein?

Welche Zahlungsmethoden stehen zur Verfügung?

• Kreditkarte (Visa, Mastercard, Amex)
• PayPal
• Klarna
• Sofortüberweisung
• Google Pay
• Apple Pay
• Pay Later

Was passiert nach dem Kauf?

Nach der Zahlung erhält der Gast den Gutschein automatisch per E-Mail. Der Gutschein enthält einen QR-Code und einen 12-stelligen Code für die Einlösung. Das Geld geht über Stripe direkt auf das Guthabenkonto deines Betriebs.

→ Wie funktioniert der Gutschein-Versand?

Kann ein Gast eine Quittung erhalten?

Ja, auf Wunsch kann der Gast nach dem Kauf eine Quittung anfordern. Steuerlich handelt es sich beim Kauf eines Online-Gutscheins um einen Mehrzweck-Wertgutschein (reiner Geldtausch) – es fällt dabei noch keine Steuer an. Die Besteuerung erfolgt erst bei der Einlösung.

→ Wann fällt beim Gutschein Steuer an?

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Wie beantrage ich eine Auszahlung?

Die Einnahmen aus dem Online-Gutscheinverkauf sammeln sich im Kundencenter als Guthaben an. Eine Auszahlung kannst du beantragen unter: Buchhaltung → Auszahlungen → Wertgutscheine. Voraussetzung ist ein Mindestguthaben von 200,00 €.

Wo hinterlege ich meine Bankdaten?

Die Bankverbindung für Auszahlungen hinterlegst du unter Buchhaltung → Zahlungseinstellungen → Bankverbindung.

Wann wird der Betrag überwiesen?

Bis Sonntag beantragte Auszahlungen werden in der Regel zu Beginn der Folgewoche überwiesen.

Was ist der Auszahlungsbeleg?

Beim Beantragen wird automatisch ein Auszahlungsbeleg erstellt. Dieser dient als erster Buchhaltsbeleg und weist die verkauften und ausgezahlten Gutscheine nach. Du kannst ihn jederzeit als PDF herunterladen.

→ Alle Belege für Buchhaltung und Finanzamt im Überblick

Was passiert mit den Transaktionsgebühren?

In den Einstellungen deines Gutscheinshops kannst du festlegen, ob die Transaktionsgebühren intern getragen oder an den Gast weitergegeben werden. Sie werden entsprechend bei der Auszahlung verrechnet.

Du hast weitere Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button in deinem Kundencenter.

Wenn du eine Gastro.Digital Webseite verwendest, auf der deine Speisekarte verlinkt ist, kannst du die Karte einfach im Kundencenter hochladen und austauschen.

Solltest du unsicher sein, ob dieser Fall auf deine Webseite zutrifft, wende dich gerne an deinen persönlichen Ansprechpartner oder stelle eine kurze Nachfrage im Support-Chat.

1. Neue Speisekarte hochladen

Klicke im Punkt Dokumente auf ’neues Dokument hochladen‘

Achte darauf, einen Namen ohne Leerzeichen anzugeben und eine Datei im erlaubten Format zu verwenden:

2. Link in Short-URL hinterlegen

Damit die Karte an der richtigen Stelle auf der Webseite hinterlegt ist, haben wir eine sog. Short-URL auf deiner Seite eingebunden.

Damit über diese die neue Karte angezeigt wird, hinterlegst du nun die URL vom neuen Dokument, diese findest du über einen Klick auf die Lupe:

Kopiere die Adresse aus dem sich öffnenden Fenster mit deiner Speisekarte und füge Sie hier ein:

Auf Bearbeiten klicken und hier Adresse hinterlegen.
WICHTIG! Ändere auf keinen Fall den Namen der Kurz-URL, die Beschreibung oder die ID!
Lege KEINE neue Kurz-URL an!

Wenn du dir unsicher bist, schicke uns eine Nachricht und wir helfen dir beim Hinterlegen der neuen Speisekarte!

Wie erstelle ich ein neues Event? Wie kann ich Tickets mit unterschiedlichen Preisen erstellen? Wie kann ich Termine zu einem Event hinzufügen?

Damit Du Deinen Gästen einen ganz persönlichen Ticket-Shop zur Verfügung stellen kannst, zeigen wir hier, wie Du ein Event erstellst, Termine festlegst und ihnen verschiedene Tickets zuweist. – Los geht’s!

Neues Event erstellen

Events sind einmalige oder über einen längeren Zeitraum verteilte Veranstaltungen, denen später Termine zugeordnet werden können und für die Du Tickets verkaufen kannst.

Um ein Event zu erstellen, gehst Du auf Gästemarketing >> Events & Tickets >> Alle Events >> Aktive Events >> Neues Event erstellen

Gib zuerst den Namen Deines Events ein.

Anschließens kannst Du mithilfe der GoogleMaps-Ansicht den Ort der Veranstaltung festlegen. Achte darauf, dass auch auf der Karte der richtige Ort angezeigt wird, damit sich Deine Gäste auf die Navigationsdaten verlassen können.

Mit einer kleinen Beschreibung gibst Du einen Einblick, was die Gäste erwartet und durch das hinzufügen von Tags stellst Du sicher, dass bei einer gezielten Suche auf Gastroguide.de Dein Event für die richtige Zielgruppe ganz oben steht!

Außerdem kannst Du ein Bild zu deinem Ereignis hochladen und festlegen, welche Laufzeit es haben soll. Also den gesamten Zeitraum, in dem Termine zu diesem Event stattfinden sollen. Füge dann das Ereignis hinzu.

Termine hinzufügen

Damit Du für ein Event mehrere Termine erstellen kannst, gehst Du auf bearbeiten

Scrolle etwas nach unten, dann findest Du den Punkt Veranstaltungs-Termine, wo Du Deine aktuellen Termine einsehen und bearbeiten und einen neuen Termin hinzufügen kannst.

Um einen neuen Termin anzulegen, musst Du Datum und Uhrzeit für Start und Ende der Veranstaltung und den Zeitraum angeben, in dem Tickets verkauft werden sollen.

Tickets

Damit zu dem jeweiligen Termin in Deinem Shop Tickets gekauft werden können, musst Du zunächst ein Ticket hinzufügen und es dann mit dem entsprechenden Termin verknüpfen.

Dafür gehst du auf Ticket hinzufügen

Wähle für das Ticket einen möglichst konkreten Namen, damit Du es später leichter wiederfindest. Gib dem Gast Informationen zu dem spezifischen Termin. Unter Zusätzlicher Text kannst du Informationen hinzufügen, die der Gast bekommt, wenn er sein Online-Ticket erhält.

Außerdem kannst Du direkt festlegen, wie viele Tickets für den Termin verfügbar sein sollen (die Anzahl kannst du später noch justieren).

Wähle an dieser Stelle außerdem, ob das Ticket personalisiert sein soll, also der Name auf das Ticket gedruckt wird.

Preiskategorien

Damit für das Event Tickets mit verschiedenen Preisen verkauft werden können, musst Du verschiedene Preiskategorien anlegen. Aus diesen kann der Gast beim Kauf im Shop wählen.

Zusätzliche Optionen

Manchmal möchtest Du Deinen Gästen noch eine zusätzliche Option bieten, die sie vorab zu ihrem Ticket dazu buchen können. Das kann eine Flasche Sekt sein, oder ein Giveaway, um die Kundenbindung zu erhöhen.

Damit der Gast im Shop die Wahl hat, kannst Du beliebig viele Optionen zum Ticket hinzufügen, die dann vor der Zahlung abgefragt werden.

Wenn Du alle Einstellungen und Optionen angepasst hast, speichere das Ticket durch einen Klick auf Ticket hinzufügen

Ticket einem Termin zuordnen

Damit das von Dir erstellte Ticket einem Termin zugeordnet werden kann, klickst Du auf das Bearbeiten-Symbol neben dem gewünschten Termin und dann auf Ticket verknüpfen

Wähle dann das Ticket aus, das Du für den Termin hinterlegen willst und klicke auf Ticket verknüpfen, um die Auswahl zu speichern.

Vorschau Ticket & Shop

Anschließend kannst Du dir das Ergebnis in der Vorschau deines Ticket-Shops durch einen Klick auf das Vorschau-Symbol anzeigen lassen.

Wenn Du sehen möchtest, wie das E-Ticket aussieht, das der Gast per E-Mail erhält, kannst Du mit dem Pfeil links vom Termin das PDF-Symbol sichtbar machen und Dir das Ticket anzeigen lassen. Außerdem siehst du hier, wie viele Karten bereits verkauft worden sind (diese Information hast du auch in der Ticketübersicht)

Die Tischreservierung kann direkt mit dem Ticketverkauf verknüpft werden – der Gast reserviert seinen Tisch und kauft im Anschluss ein Ticket für eine Veranstaltung.

Wie das funktioniert zeigen wir dir am Beispiel Osterbrunch:

Im Anschluss an die erfolgreiche Zahlung erhält der Gast seine Tickets zum Download und per E-Mail. Außerdem bekommt er wie gewohnt seine Reservierungsbestätigung.

Die Tickets werden – wie von den Abfragen einigen bekannt – über die Vorlage verknüpft:

Die verfügbaren Plätze werden über die hinterlegten Räume in der Vorlage definiert.

Probiert es aus – wir freuen uns über Feedback 🙏

Lesedauer ca. 4 Minuten

Wenn du die Module Reservierung und Events & Tickets gebucht hast, kannst du deinen Gästen den Service anbieten, in einem Vorgang Tischreservierung und Ticketkauf für deine Veranstaltung durchzuführen.

Der Ticketverkauf ist die charmantere Variante der Funktion Anzahlung – der Gast kann sich über ein Ticket freuen, dass er auch verschenken kann. Und du hast die Zahlung bereits erhalten, hast also keinen Ärger mit No-Shows.

Ticket anlegen

Erstelle ein neues Event, hinterlege alle angebotenen Preiskategorien und Informationen.

Verknüpfung mit Vorlage

Das erstellte Event verknüpfst du anschließend mit einer (neuen) Vorlage.

Du gehst beim Anlegen der Vorlage vor wie gewohnt. Hinterlege die verfügbaren Räume (=dein Ticketkontingent), wähle zwischen statischer und dynamischer Verweildauer und gib die maximale Personenanzahl an.

Beachte, dass einige Funktionen wie die Gruppenanfrage, Vorbestellung und RWG nicht oder nur eingeschränkt möglich sind. Wende dich im Zweifelsfall an unseren Support-Chat oder deinen Ansprechpartner.

POV: Reservierungsvorgang für den Gast

Wählt der Gast nun das entsprechende Angebot aus, wird er nacheinander durch Tischreservierung und Ticketkauf geführt.

Im Anschluss an die Zahlung kann er sich die Tickets direkt über den Browser herunterladen. Zusätzlich werden die Tickets per E-Mail versandt.

Der Gast kann die Reservierung anschließend nicht mehr stornieren oder die Ticketanzahl verändern. Das kannst nur du als Veranstalter über die Ticketverwaltung im Kundencenter.

Löst du einen Storno des Ticketkaufs aus oder stornierst du die gesamte Reservierung über das Reservierungsbuch, veranlassen wir die Rückzahlung an den Gast.

Achtung: Möchte jemand nur ein einzelnes Ticket zurückgeben, muss aus technischen Gründen der gesamte Kaufvorgang storniert werden – der Gast erhält dann eine Rückzahlung und kann eine neue Reservierung/einen neuen Ticketkauf für die Veranstaltung vornehmen.

Für bestimmte Buchungstypen, Veranstaltungsreihen oder einmalige Events lohnt sich die Nutzung des Add-ons „Ticketverkauf“.

Typische Beispiele im Restaurantbereich sind Brauereiführungen oder Sonntagsbrunch, bei denen über Reservierungszeiten mehrere Termine gleichzeitig eingetragen werden können.

Im Freizeitbereich eignet sich das Add-on unter anderem für Bahn-, Platz- oder Slotbuchungen – etwa beim Bowling, Eisstockschießen, in Indoor-Spielplätzen, beim Soccer, Darts, Badminton, Minigolf oder im Escape Room.

1. Event erstellen

Im ersten Schritt erstellst du ein neues Event. Es reicht, wenn du den Namen und den Veranstaltungsort ausfüllst und anschließend ein Ticket anlegst. Beim Ticket muss keine Anzahl angegeben werden – das Kontingent wird über die Reservierungseinstellungen verwaltet!

2. Preiskategorien – Aufenthaltszeit – Gruppengröße

Du legst anschließend alle benötigten Preiskategorien an.
Für eine kompakte Zusammenfassung der Buchungstypen, wähle eines unserer Beispiele: Brauereiführung (Personen – Preiskategorien), Darts (Tische – Stunden), Trampolinpark (Tickets – Gruppengröße)

Diese kann sich z.B. nach dem Alter der Teilnehmer richten (Personenbuchung):

Oder nach der Aufenthaltszeit (Slot/Bahn/Tischbuchung):

Oder nach der Personenzahl (Gruppentickets):

Dabei wird jeweils die Aufenthaltsdauer in Minuten angegeben, die später auch im Reservierungsbuch eingetragen wird, sobald der Gast sein Ticket gezahlt hat.

3. Zusatzverkäufe

Um Zusätzliche Angebote wie Food-Packages, Getränke-Flatrates, Leihschuhe oder -Socken und mehr anzubieten, kannst du zusätzliche Optionen hinterlegen.

Es können beliebig viele sein – beachte, dass der Beschreibungstext bei der Add-On-Buchung nicht angezeigt wird.

4. Vorlage erstellen

Um Bedingungen für dein Event zu festzulegen, erstellst du eine Vorlage und verknüpfst anschließend das gewünschte Event.

Wichtig: Die hinterlegten Räume bestimmen dein Kontingent/die verfügbaren Tickets (entweder mit Anzahl Plätze definiert oder über Tische und Kombinationen).
Ist der Raum ausgebucht, können keine weiteren Tickets gekauft werden!

Die Aufenthaltsdauer wird über die erstellten Tickets aus Schritt 2 gesteuert, kann hier also vernachlässigt werden!

5. Buchungstypen

Du kannst jetzt wählen, ob der Gast pro Person, pro Slot/Tisch/Bahn oder per Ticket buchen und zahlen soll.

A Personen

Hast du mehrere Preiskategorien (Normal, Ermäßigt, Free) und willst vielleicht noch eine Menüabfrage anhängen, wähle den Vorlagentyp Personen:

Pro Person kann eine Preiskategorie gewählt werden – optional können weitere Infos pro Person mit einer Menüabfrage erfragt werden:

B Tische

Wenn die Personenzahl nicht relevant für die Buchung ist, sondern nur die Anzahl der gebuchten Einheit, wählst du den Vorlagentyp Tische.

Was dabei ein ‚Tisch‘ ist, legst du selbst fest. Ebenso die maximal verfügbaren Einheiten:

C Tickets

Bietest du verschiedene Tickettypen an (Gruppen-, Einzel-, Packages) oder gibt es nur eine Preiskategorie, wähle den Vorlagentyp Tickets:

Der Gast wählt dann die Anzahl der Tickets:

6. Einen Tickettyp verknüpfen

Um zu bestimmen, welche Tickets für welche Events verfügbar sein sollen, verknüpfst du das Event und anschließend ggf. ein bestimmtest Ticket.

Wenn du die verpflichtende Zahlung ausstellst, kann der Gast auch eine reine Reservierung durchführen – bitte beachte, dass er diese wie bei der klassischen Tischreservierung auch stornieren kann. Verbindlichkeit entsteht erst durch den Zahlungsvorgang bei der Buchung!

Es ist auch möglich mehrere Tickettypen zur Auswahl anzubieten, falls du zum Beispiel Einzel- und Gruppentickets sowie Packages verkaufen möchtest.

Dafür legst du mehrere Tickets innerhalb eines Events an.

In der Vorlage wählst du dann nur das Event aus – das Feld Ticket bleibt leer:

7. Integration – Widget/Link

Die verfügbaren Termine legst du über deine Reservierungszeiten fest.

Der Gast bucht anschließend über das Reservierungs-Widget auf deiner Webseite oder über einen Link zum Anlass oder zu einem bestimmten Datum.

7.1 Widget einstellen – Vorlage bevorzugt

Gerade bei einem Betrieb mit überwiegend verschiedenen Veranstaltungsangeboten, bietet es sich an, dem Gast erst die Wahl für den Anlass seines Besuchs anzuzeigen und dann erst die verfügbaren Daten.

So muss er nicht lange suchen, sondern wird direkt zu den verfügbaren Termin geleitet:

Für unsere Brauereiführung stehen nur freitags Termine zur Verfügung:

7.2 Direkter Link zur Vorlage

Möchtest du eine Veranstaltungsreihe hervorheben und auf deiner Webseite direkt verlinken, ohne dass der Gast vorher auswählen muss, für welches Angebot er sich hinterlegt, verwende den direkten Link zur Vorlage.

Diesen findest du mit einem Klick auf das Icon hinter der Vorlage in den Reservierungseinstellungen:

Das Feld ‚Anlass‘ wird dann im neuen Fenster nicht mehr angezeigt – der Gast wählt direkt Datum und Anzahl Personen/Tickets/Tische:

7.3 Direkter Link zum Datum

Um einen Schritt weiter zu gehen und ein bestimmtes Event an einem Tag zu bewerben, kannst du auch einen Link direkt zum Datum erstellen. Falls du die Ticketbuchung als ‚Add-On‘ z.B. für Silvester verwenden willst, weil du auch eine Menüabfrage benötigst.

Hierfür öffnest du den direkten Link zur Vorlage (aus 7.2) und ergänzt das Datum im Format /yyyy-mm-dd

Hier im Beispiel der 05. Dezember 2025 – also [Link zur Vorlage]/2025-12-05

8. Hilfe bei der Einrichtung

Beachte, dass wir hier nur die gängigen Beispiele darstellen können.
Natürlich kannst du auch Ticketbuchungen mit mehreren Preiskategorien anbieten oder Gruppentickets für eine variable Aufenthaltsdauer, uvm!

Wir empfehlen für die Einrichtung von komplexeren Ticketverkäufen, die Buchung des großen Setups oder eine ergänzende Schulung bei Bedarf.

Natürlich können jederzeit Fragen über den Support-Chat gestellt werden.

Wenn du dir bisher nur das Reservierungssystem nutzt und noch nicht sicher bist, welchen Vorlagentyp oder welche Buchungsart du verwenden sollst, buche am besten eine kurze Online-Beratung.

9. Beispielbuchungen (mit Vorschaulink)

Du weißt, welchen Buchungstyp du anlegen musst, willst aber eine kompakte Zusammenfassung?

Brauereiführung (Personen – Preiskategorien)

Darts (Tische – Stunden)

Trampolinpark (Tickets – Gruppengröße)

1. Event und Ticket mit Preiskategorien anlegen

2. Vorlagentyp Personen

Wähle als Vorlagentyp Personen, um dem Gast je Person die Wahl zwischen den Preiskategorien zu lassen:

3. Event und Ticket verknüpfen

Wähle das Event Brauereiführung und das hinterlegte Ticket mit den verschiedenen Kategorien. Wähle das Ticket direkt, wenn nur eins hinterlegt ist. Stelle ein, ob der Gast auch eine Reservierung ohne verbindliche Zahlung tätigen darf.

4. Vorschau aus Gastsicht

Buchungsmaske Brauereiführung im Testsystem – hier klicken!

1. Event und Ticket mit Preiskategorien anlegen

Wenn du an verschiedenen Wochentagen unterschiedliche Preise anbietest, legst du sie als neue Tickets an:

2. Vorlagentyp Tische

Erstelle eine Vorlage je Preisstufe – hier: Eine Vorlage für Sonntag-Donnerstag, eine Vorlage für das Wochenende.

Wähle als Vorlagentyp ‚Tische‘, damit der Gast unabhängig von der Personenzahl buchen kann:

Lege fest, was für Einheiten der Gast bei dir bucht – und wie viele maximal:

3. Event und Ticket verknüpfen

Wähle das Event ‚Darts‘ – Wenn du verschiedene Preise an verschiedenen Wochentagen anbietest, hinterlege das Ticket mit den richtigen Preisen in der passenden Vorlage.

Unter der Woche ist die Zahlung im Beispiel optional:

In der Vorlage für das Wochenende ist die Zahlung verpflichtend:

4. Vorschau aus Gastsicht

Buchungsmaske Darts (optionale Zahlung) im Testsystem – hier klicken!

Im nächsten Schritt hat der Gast die Wahl nur zu reservieren oder direkt online zu zahlen:

1. Event und Ticket mit Preiskategorien anlegen

Wir verkaufen im Beispiel Einzeltickets – Gruppentickets – Geburtstagspakete

Beim Einzelticket buche ich eine bestimmte Aufenthaltszeit:

Beim Gruppenticket buche ich für eine festgelegte Anzahl Personen:

Beim Geburtstagspaket buche ich bestimmte Paket-Vorgaben (Dauer, Größe):

Zusatzverkäufe nicht vergessen:

2. Vorlagentyp Tickets

Da hier die Personenanzahl über die Tickets festgelegt wird, verwenden wir den Vorlagentyp Tickets:

3. Event und Ticket verknüpfen

Da der Gast hier die Wahl zwischen den angelegten Tickets haben soll, ist es hier wichtig, das Feld Ticket freizulassen, damit alle Tickets im Buchungsvorgang angezeigt werden:

4. Vorschau aus Gastsicht

Buchungsmaske Trampolinpark im Testsystem – hier klicken!

Einzeltickets

Gruppentickets

Geburtstagspaket

Neuen Betrieb bei der Registrierung anlegen

Wenn du Gastro.Digital noch nicht nutzt, gehe auf gastro.digital, klicke auf Jetzt testen und folge dem Registrierungsprozess. Nachdem du dein Passwort festgelegt hast, wirst du automatisch durch den Einrichtungsassistenten geführt und kannst deinen ersten Betrieb anlegen.

Wichtig: Lege einen neuen Eintrag nur dann selbst an, wenn deine Kontaktperson im Sales dich dazu aufgefordert hat. In vielen Fällen wird dir ein bestehender Eintrag einfach von uns zugewiesen.

Weiteren Betrieb hinzufügen

Wenn du bereits ein Konto hast und einen zweiten Betrieb anlegen möchtest – zum Beispiel ein zweites Restaurant – klicke im Kundencenter oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle Neuen Betrieb hinzufügen.

Der Einrichtungsassistent führt dich anschließend Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Füll die Felder aus – Name, Adresse und weitere Grunddaten – und schließe den Assistenten ab.

Zwischen Betrieben wechseln

Hast du mehrere Betriebe angelegt, wechselst du ganz einfach zwischen ihnen: Klicke im Kundencenter oben links auf den kleinen Pfeil rechts neben deinem Eintrag und wähle den gewünschten Betrieb aus.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Bei Fragen zur Einrichtung steht dir deine Kontaktperson bei Gastro.Digital zur Verfügung. Alternativ erreichst du unseren Support jederzeit über das Fragezeichen-Symbol oben rechts im Kundencenter.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Die Öffnungszeiten werden beim ersten Einrichten deines Betriebs im Einrichtungsassistenten festgelegt. Danach kannst du sie jederzeit anpassen.

Wo finde ich die Öffnungszeiten?

Scrolle in der linken Navigationsleiste zum Abschnitt Einstellungen und klicke auf Öffnungszeiten.

Öffnungszeiten pro Wochentag eintragen

Für jeden Wochentag kannst du folgendes festlegen:

• Ruhetag: Setze den Haken bei Ruhetag, wenn der Betrieb an diesem Tag geschlossen ist.
• Öffnungszeiten: Trage Beginn und Ende der Öffnungszeit ein.
• Pause: Hast du eine Unterbrechung – zum Beispiel Mittags- und Abendöffnung – setze den Haken bei Pause und trage die zweite Öffnungszeit ein.

Mit dem Kopieren-Symbol oben rechts an jedem Tag kannst du die Zeiten eines Tages schnell auf einen anderen übertragen.

Nicht vergessen: Klicke abschließend auf Alle Speichern, damit deine Änderungen übernommen werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Für Feiertage, Betriebsferien oder andere Ausnahmen kannst du Sonderöffnungszeiten hinterlegen. Diese überschreiben für den jeweiligen Zeitraum die regulären Öffnungszeiten.

Wo finde ich die Sonderöffnungszeiten?

Gehe unter Einstellungen → Öffnungszeiten und wechsle dort auf den Tab Sonderöffnungszeiten. Klicke anschließend auf Neuen Eintrag erstellen.

Was kann ich eintragen?

• Geschlossen: Setze den Haken bei Geschlossen und wähle den Grund – entweder Betriebsferien oder einen individuellen Text (z. B. „Wir bauen um!“).
• Abweichende Öffnungszeiten: Entferne den Haken bei Geschlossen und trage die abweichenden Zeiten für diesen Tag oder Zeitraum ein – genauso wie bei den regulären Öffnungszeiten.
• Bestimmte Wochentage: Über An bestimmten Wochentagen kannst du innerhalb eines Zeitraums gezielt einzelne Tage ausschließen oder hinzufügen – zum Beispiel, um in der Sommerzeit einen sonst freien Tag als geöffnet zu markieren.

Nicht vergessen: Klicke abschließend auf Alle Speichern, damit deine Änderungen übernommen werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Unter Reservierung → Einstellungen → Reservierungsbuch richtest du das Reservierungsbuch optisch und funktional ein. Hier bestimmst du, was angezeigt wird, wie das Team arbeitet und wie das Reservierungsbuch strukturiert ist.

Tags

Tags sind farbige Markierungen, mit denen du Reservierungen im Reservierungsbuch schnell kategorisieren kannst – zum Beispiel „Geburtstag“, „Rollstuhl“ oder „Hund“. Tags können auf zwei Wegen einer Reservierung zugewiesen werden: automatisch über eine Tag-Abfrage im Online-Formular oder manuell beim Anlegen einer neuen Reservierung.

Klicke auf Neuen Tag erstellen, vergib einen Namen, wähle eine Farbe und bestätige mit Tag hinzufügen.

Zeitachse und Aufenthaltsdauer

Unter Zeiten legst du fest, welcher Zeitraum in der Zeitleisten-Ansicht sichtbar ist. So blendest du irrelevante Stunden aus und behältst den Überblick. Die Standard-Aufenthaltsdauer bei manueller Reservierung bestimmt, wie lange ein Tisch standardmäßig belegt wird – das lässt sich beim Eintragen einer Reservierung jederzeit individuell anpassen.

Sonstige Einstellungen

Hier findest du eine Reihe von Ein/Aus-Schaltern, mit denen du das Verhalten des Reservierungsbuchs anpasst:

• Mitarbeiter bei neuer Reservierung abfragen – Der Mitarbeiter muss bei jeder manuellen Reservierung ausgewählt werden. Mitarbeiter verwaltest du unter Benutzer & Mitarbeiter.
• Mitarbeitercode anfordern – Für manuelle Reservierungen wird ein persönlicher Code verlangt.
• Statusänderung bestätigen – Jede Statusänderung in der Listenansicht muss aktiv bestätigt werden.
• Status „Angekommen“ – Aktiviert einen eigenen Status für eingetroffene Gäste.
• Status „Warteliste“ – Aktiviert den Wartelisten-Status.
• Neue Reservierungen markieren – Neue Einträge werden in der Liste mit einem kleinen farblichen Punkt markiert.
• Walk-Ins in der Listenansicht anzeigen – Walk-Ins erscheinen gemeinsam mit den Reservierungen in der Liste.
• Belegungsgrafik anzeigen – Zeigt eine Auslastungsgrafik pro Zeiteinheit über der Liste an.
• Tischplan anzeigen – Blendet den grafischen Tischplan als Ansicht ein. (Add-on: grafischer Tischplan, im Premiumpaket enthalten)
• Reservierungs-ID anzeigen – Die interne ID wird bei jeder Reservierung sichtbar.
• Telefonummer Pflicht – Die Telefonnummer wird bei manuellen Reservierungen zur Pflichtangabe. Bei Online-Reservierungen muss der Gast seine Nummer ohnehin immer angeben. Nur aktivieren, wenn Mitarbeiter die Nummer auch bei telefonischen und Walk-in-Reservierungen konsequent aufnehmen sollen.
• Stornierte Reservierungen anzeigen – Stornierungen bleiben in der Liste sichtbar.
• Gast Kommunikation – Aktiviert das Add-on, mit dem du Gästen direkt aus dem Reservierungsbuch eine Nachricht schreiben kannst. Dies ist ein kostenpflichtiges Add-on – wende dich bei Interesse an deine Ansprechperson im Sales.

Weitere Anzeigeoptionen

Darunter findest du drei weitere Felder:

• Standardzeit im Reservierungsbuch – Die Uhrzeit, die beim Eintragen einer neuen Reservierung automatisch vorausgewählt ist, damit nicht jedes Mal manuell gescrollt werden muss.
• Schichtvorlage abfragen – Optional oder verpflichtend. Hilfreich, wenn mit mehreren Schichten gearbeitet wird und gefiltert werden soll.
• Anzeigename – Legt fest, ob Gäste mit Vor- und Nachname, nur Nachname o. ä. angezeigt werden.

Zeitfilter

Mit Zeitfiltern kannst du eigene Schnellfilter für die Listenansicht definieren – zum Beispiel „Frühstück (09:00–12:00)“ oder „Abend (15:00–22:00)“. Klicke auf Neuer Zeitbereich und vergib einen Namen sowie Start- und Endzeit. Optional kannst du den Filter zusätzlich nach Status, Schicht, Raum oder Tag einschränken – so siehst du mit einem Klick z. B. alle bestätigten Frühstücksreservierungen im Raum Restaurant.

Eigene Status anlegen

Neben den Standardstatus kannst du hier eigene Statuswerte für betriebsinterne Abläufe anlegen – zum Beispiel „Tisch abräumen“. Klicke auf Neuen Status hinzufügen, vergib einen Namen, wähle eine Farbe und ein Icon. Der neue Status steht dann im Reservierungsbuch genauso zur Verfügung wie die vordefinierten Status.

PDF-Einstellungen

Für alle, die die Reservierungsliste ausdrucken, lässt sich hier festlegen, welche Zusatzinformationen im PDF erscheinen sollen – etwa Tags, Gast- und Service-Hinweise, die Endzeit der Reservierung oder (für Nutzer der Hotelschnittstelle) Zimmernummer, An- und Abreisedatum sowie Verpflegungstyp.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Benutzer vs. Mitarbeiter – was ist der Unterschied?

Das System unterscheidet zwei Arten von Personen:

• Benutzer – Personen, die sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort einloggen. Jedes Gerät (z. B. das Büro-Notebook der Restaurantleitung oder das Tablet im Gastraum) ist in der Regel dauerhaft mit einem Benutzer angemeldet. Benutzer haben je nach Rolle unterschiedliche Rechte im System.
• Mitarbeiter – Keine Login-Konten, sondern Einträge zur internen Nachverfolgung: Wer hat welche Reservierung angelegt oder bearbeitet? Mitarbeiter wählen sich beim Anlegen einer Reservierung aus einem Dropdown aus oder bestätigen sich per Code.

Benutzer anlegen

Benutzer werden unter Einstellungen → Administration → Benutzer verwalten angelegt. Der Inhaber des Eintrags taucht dort selbst nicht auf und ist standardmäßig die einzige Person, die neue Benutzer erstellen kann – sofern diese Berechtigung nicht an einen anderen Benutzer weitergegeben wurde.

Klicke auf + Neuen Benutzer anlegen und fülle die Felder aus:

• E-Mail-Adresse – Wird nur einmalig benötigt, um das Passwort festzulegen. Es muss keine Adresse sein, auf die die täglichen Nutzer:innen regelmäßig Zugriff haben.
• Benutzerrolle – Legt die voreingestellten Berechtigungen fest. Zur Auswahl stehen unter anderem:
  • Restaurantmanager – Voller Zugriff, kann z. B. Öffnungszeiten bearbeiten, Zeiten sperren und Einstellungen ändern.
  • Servicekraft – Eingeschränkte Rechte, typischerweise nur Reservierungen anlegen und bearbeiten. Ideal für das Tablet im Gastraum, auf das viele Mitarbeiter:innen Zugriff haben.
  • Entwickler – Für technische Aufgaben wie das Einbinden des Widgets auf der Website.
  • Buchhaltung – Nur Einsicht in Rechnungen, ohne Zugriff auf andere Bereiche.

Die voreingestellten Berechtigungen können nach Bedarf individuell angepasst werden – einfach einzelne Haken setzen oder entfernen.

Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiter werden unter Einstellungen → Administration → Mitarbeiter gepflegt. Sie dienen der Nachverfolgung im Reservierungsbuch: Wenn die Mitarbeiterabfrage in den Reservierungsbuch-Einstellungen aktiviert ist, wählen Mitarbeiter:innen beim Anlegen einer Reservierung ihr Kürzel aus einem Dropdown aus.

Klicke auf + Neuen Mitarbeiter anlegen und fülle die Felder aus:

• Mitarbeiter-ID – Kann frei gewählt oder fortlaufend vergeben werden.
• Kürzel – Wird im Reservierungsbuch angezeigt, z. B. „PP“ für Peter Pan.
• Personal Code – Ein vier- bis fünfstelliger Code zur eindeutigen Identifikation. Nur nötig, wenn die Codeabfrage aktiviert ist.
• Name – Vollständiger Name.

Mitarbeitercode – wofür brauche ich den?

Wenn zusätzlich zur Mitarbeiterabfrage auch die Codeabfrage in den Reservierungsbuch-Einstellungen aktiviert ist, müssen Mitarbeiter:innen beim Anlegen einer Reservierung ihren persönlichen Code eingeben. Das verhindert, dass einfach das Kürzel einer Kollegin oder eines Kollegen verwendet wird, und stellt eine verlässliche Nachverfolgung sicher.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Alle deine Rechnungen erhältst du von uns per E-Mail an deine hinterlegte E-Mail Adresse für Rechnungen.

Damit du deine Firmierung selbstständig ändern kannst und deine Rechnungen nicht im E-Mail Postfach suchen musst, haben wir im Punkt Buchhaltung alles wichtige für dich zusammengefasst.

Rechnungsempfänger

Hier kannst du den Rechnungsempfänger sowie die E-Mail Adresse für den Rechnungsversand anpassen.

Bankverbindung

Damit wir das Guthaben, dass sich für dich aus dem Verkauf von Gutscheinen und Tickets, Online-Bestellungen und Reservierungs-Anzahlungen ergibt, überweisen können, hinterlege ein Verrechnungskonto im Reiter Bankverbindung.

Rechnungen

Damit du nicht im Posteingang nach den letzten Rechnungen suchen musst, stellen wir für dich alle von uns erstellten Rechnungen gesammelt zum Download zur Verfügung.

Zusätzlich kannst du hier den Status deiner Rechnungen sehen.

(1) offene Rechnungen werden rot markiert

(2) hast du uns ein Lastschriftmandat erteilt, ziehen wir den fälligen Betrag von der angegebenen Bankverbindung ein

(3) Ist eine Verrechnung mit deinem Guthaben aus den Ticket- & Gutscheinverkäufen, online Bestellungen und Anzahlungen vereinbart, siehst du hier den Status ‚verrechnet am‘

Anm.: wir verrechnen nur, wenn sich genug Guthaben angesammelt hat, um den gesamten Rechnungsbetrag zu decken – Teilbeträge werden per Lastschrift oder Rechnung eingefordert.

Auszahlungen

Im Punkt Auszahlungen findest du die Guthaben-Konten deiner gebuchten Gastro.Digital Module – Bestellungen, Wertgutscheine, Anzahlungen und Tickets:

Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung deines Reservierungssystems (Plus – Profi – Premium). Die Schritte, die nur mit Profi- oder Premium-Tarif nötig sind, sind entsprechend gekennzeichnet.

Eintrag erstellen und Daten hinterlegen

Registrieren (und Eintrag anlegen)

Um Zugang zu deinem Kundencenter zu erhalten, musst du dich zunächst registrieren.

Dafür klickst du auf diesen Link, füllst das Registrierungsformular aus und vergibst ein Passwort. Im Anschluss verifizierst du deine E-Mail Adresse.

Sprich mit deinem Sales-Ansprechpartner von Gastro.Digital ab, ob dein Restaurant bereits hinterlegt ist oder ob du einen neuen Eintrag anlegen musst.

Allgemeine Informationen: Öffnungszeiten

Wenn nicht bereits im Rahmen eines neuen Eintrags geschehen, lege deine Öffnungszeiten an oder überprüfe, ob die Zeiten aktuell sind.

Du kannst auch Tage als Ruhetage markieren oder eine Pause eintragen:

Falls schon bekannt, kannst du Sonderöffnungszeiten wie Betriebsferien oder abweichende Öffnungszeiten an Feiertagen eintragen:

Allgemeine Informationen: Buchhaltung

Um zu garantieren, dass wir die korrekte Firmierung auf deinen Rechnungen ausweisen, hinterlege bitte deine Rechnungsadresse und die E-Mail Adresse, an die wir die Rechnungen senden sollen in den Zahlungseinstellungen.

Falls wir die Rechnungen per Lastschrift einziehen sollen, kannst du uns deine Bankverbindung hinterlegen und das Lastschriftmandat im Punkt ‚Bankverbindung‘ erteilen.

Falls du mit dem Modul Anzahlung, Ticketverkauf oder unserem Gutscheinsystem arbeitest, ist das auch die Bankverbindung, auf die wir dein Guthaben auszahlen.

Logo hochladen

Alle E-Mails, die vom System verschickt werden und dein Reservierungs-Widget über den Link geöffnet (sowie der Gutscheinshop, falls aktiviert) verwenden das hinterlegte Logo.

Damit es an den entsprechenden Stellen auftaucht, klicke auf das Bild-Icon und lade ein Logo hoch:

Benutzer anlegen

Mit deiner Registrierung hast du den Besitzer/Hauptbenutzer des Eintrags erstellt.

Damit du den Zugriff deiner Mitarbeiter auf die für sie relevanten Bereiche einschränken kannst, solltest du unbedingt Benutzer anlegen.

Wichtig: Vergib am besten nur einen Benutzer pro Rolle – dieser kann auf beliebig vielen Geräten angemeldet sein. Es können sich mehrere Mitarbeiter einen Benutzer teilen.

Klassischerweise gibt es einen Benutzer für den Service, die Buchhaltung und einen Restaurantmanager/Schichtleiter.

Mitarbeiter anlegen

Dieser Schritt ist erforderlich, wenn du bei der manuellen Bearbeitung an Reservierungen nachvollziehen möchtest, wer etwas verändert hat.
Den Code musst du nicht angeben, es sei denn, du hast in den Reservierungsbuch-Einstellungen die Code-Abfrage aktiviert.
Oder es wurde auch das Gastro.Digital Gutscheinsystem gebucht (noch keine Gutscheine? Dann informiere dich hier!)

Weiterführende Informationen:
Schritt für Schritt Anleitung zum Anlegen von Benutzern und Mitarbeitern.
Abfrage Mitarbeiter-Code beim Bearbeiten einer Reservierung.

Anrede einstellen

Damit alle vom System generierten Texte den Gast ansprechen, wie es in deinem Hause üblich ist, stellst du unter Einstellungen >> Allgemein ein, ob das formelle ‚Sie‘ oder lieber ‚Du‘ verwendet werden soll.

Reservierung – Allgemein

In den allgemeinen Einstellungen vom Reservierungssystem kannst du verschiedene Funktionen aktivieren und personalisieren.

Ist die Raumauswahl für den Gast aktiviert, kann oder muss (‚Raumauswahl ist Pflicht‘ ebenfalls aktivieren) er bei der Reservierung einen Raum wählen, falls mehrere in der Vorlage hinterlegt sind.

Falls du ein Newsletter Tool nutzt, für das du gerne E-Mail Adressen sammeln möchtest, aktiviere ‚Einverständniserklärung Newsletter‘, damit die Gäste bei der Reservierung Ihre Einverständnis geben können, über euren Newsletter kontaktiert zu werden.

Wenn du den blauen Button im Google Eintrag deines Betriebes aktivieren möchtest, aktiviere „Reservieren mit dem Google Service„. Aktiviere diese Funktion erst nach Abnahme der Einrichtung und informiere dich über Besonderheiten dieser Funktion in unserem Artikel zum Thema RWG.

Als Standardsprache ist deutsch hinterlegt. Du kannst in jeder Version auch englisch als primäre Sprache wählen. Weitere Sprachen können auf Anfrage hinzugebucht werden.

Über die ‚zeitliche Begrenzung für Online-Reservierungen‚ bestimmst du, wie viele Tage im Voraus Gäste reservieren können.

Der ‚maximale Aufenthalt für Online-Reservierungen‚ ist eine Grundeinstellung, auf die du beim Erstellen der Vorlagen zurückgreifen kannst. Mehr dazu im Abschnitt Vorlagen weiter unten.

Damit der Gast nicht unsere System-E-Mail Adresse als Absender sieht, sondern weiß, von wem er die Bestätigung u.a. Mails zu seiner Reservierung erhält, gib hier bitte eine gültige E-Mail Adresse als Absender an.

Unter Link zu den eigenen AGB für die Online-Reservierung, kannst du einen Link hinterlegen, der zu besonderen Bedingungen führt, die der Gast beim Abschicken der Reservierung akzeptieren muss.

Um zu verhindern, dass ein Gast seine Reservierung vergisst oder eine Änderung der Personenanzahl nicht rechtzeitig angibt, kannst du ihm eine Erinnerung schicken. Entweder nur per Mail oder auch per SMS (7ct/SMS – falls eine Mobilfunknummer angegeben wurde).

Bestimme außerdem, ob du allen Gästen eine Erinnerung schicken möchtest, oder ab einer bestimmten Gruppengröße, und wann.

Anm.: Hotelgäste oder Gäste mit Dauerreservierung für mehrere Tage hintereinander sind vom Versand der Erinnerungs-E-Mail ausgeschlossen.
Räume und Tische – Anzahl Plätze

Räume und Tische

Damit das System weiß, wie dein Betrieb aufgebaut ist, hinterlegst du im Bereich ‚Räume und Tische‘ alle grundlegenden Informationen für die Verwaltung deiner Kapazitäten.

Die Räume müssen dabei nicht unbedingt die ‚physisch‘ vorhandenen Räume sein, sondern es geht darum Bereiche zu definieren, die zu verschiedenen Zeiten oder zu verschiedenen Bedingungen online verfügbar sind oder nicht in der Online-Reservierung auftauchen sollen. Beispiele können Hochtische oder ‚Nottische‘ sein.

Anzahl Plätze

Wenn du nur eine feste Zahl an reservierbaren Plätzen hinterlegen willst oder das System eine feste Anzahl an Personen annehmen soll, die du anschließend selbst platzierst, kannst du eine Zahl für jeden Raum/Bereich hinterlegen.

Du kannst diese Funktion auch als Kontingent für den Ticketverkauf in Kombination mit einer Reservierung nutzen. Mehr Informationen dazu findest du im Artikel Reservierung mit Ticketverkauf.
(Dafür benötigst du das Add-On Ticketverkauf – für ein einzelnes Event kannst du den Verkauf auch erstmal testen. Sprich uns gerne einfach an!)

Tische und Kombinationen

Wenn das System die Kapazität durch die Plätze an den hinterlegten Tischen und Tischkombinationen beachten soll oder du manuell oder automatisiert Tische zuweisen möchtest, dann müssen diese angelegt werden.

Für jeden Tisch und für jede Kombination kannst du eine Mindest- und Maximalbelegung angeben. So wird aus einer Kombination von zwei 4er Tischen mit Kopfplätzen bspw. ein Platz für 10.

Beachte, dass die Kombinationen NUR für die Online Reservierung hinterlegt werden. Wenn du eine Reservierung manuell platzierst, dann kannst du die gewünschte Kombination durch die Wahl von zwei oder mehr Tischen vergeben.

Du kannst einzelne Tische noch einfacher über die Tischliste hinzufügen. Dort hast du auch die Möglichkeit, die Priorisierung, also die Reihenfolge in der die Tische vom System vergeben werden sowie Tischpaare festzulegen, u.v.m. (Mehr dazu im Artikel zur Tischliste.)

Einzelne Tische kannst du für die Online-Reservierung sperren, indem du sie in der Tischliste deaktivierst.

Grafischer Tischplan

Der grafische Tischplan ist im Premiumpaket enthalten oder als Add-On buchbar.

Lege zuerst die Größe vom Raum fest und versichere dich, dass beide Zoom-Einstellungen auf 100% gestellt sind. Die Raumgröße ist nicht die reale m² Zahl vor Ort, sondern du kannst dich gut an den Kästchen auf dem Plan orientieren – ein Kästchen ist 1×1. Beachte die Größe des Tablets oder PCs vor Ort, den du verwendest.
Ist es wichtig, dass auch der Name auf dem Tisch zu sehen ist, oder reicht die Uhrzeit? Hier einmal vor Ort mit einigen Tischen ausprobieren – dann den Rest im gleichen Maßstab anlegen!

In diesem Video siehst du, wie du den grafischen Tischplan anlegst.

Vorlagen

Vorlagen bestimmen, welche Bedingungen an einen bestimmten ‚Anlass’/’Schicht‘ geknüpft sind.

Es gibt unterschiedliche Typen von Vorlagen (Personen, Tickets, Tische).
Mit Vorlagen können Abfragen, Tickets, Speisekarten und Anzahlungsvorlagen oder eine Kreditkartengarantie verknüpft werden.

Hier wird die Standard-Reservierung beschrieben. Für die anderen Angebote, schau dir die verlinkten Artikel an und wende dich für genauere Infos an deinen Sales-Ansprechpartner.

Neue Vorlage anlegen

Klicke auf ‚Neue Vorlage anlegen‘. Wähle bei ‚Möchten Sie eine neue Schicht erstellen?‚ – Ja. Wenn du schon eine Vorlage hinterlegt hast, die du kopieren und für einen anderen Anlass etwas anpassen möchtest, klicke auf ‚Nein, vorhandene Schicht kopieren.‘

Die Vorlage ist in 8 Abschnitte unterteilt. Davon musst du nicht alle verwenden. Für die Standard-Reservierung sind die wichtigsten Parameter: Allgemein, Zeiten und Verweildauer.

Allgemein

Lege eine Farbe fest, mit der Reservierungen, die für diese Vorlage eingetragen werden (online oder manuell) im Reservierungsbuch gekennzeichnet sind.

Der Name wird dem Gast angezeigt, wenn er bei der Online-Reservierung ein Datum auswählt, an dem diese Vorlage hinterlegt ist.
Die Beschreibung (für intern) benötigen wir bei vielen Vorlagen um später beim Anlegen der Reservierungszeiten den Überblick zu behalten.

Der Vorlagentyp bestimmt, wonach der Gast beim Reservieren gefragt wird: Bei der klassischen Reservierung nach ‚Personen‘.

In den Feldern Informationen für den Gast und Zusätzlicher Hinweis in der Bestätigungsmail an den Gast, kannst du Informationen hinterlegen, die während der Reservierung oder im Nachgang per Mail angezeigt werden. Du kannst hier auch mit Verlinkungen arbeiten.
Das Feld Zusätzlicher Hinweis in der Bestätigungsmail an den Gast ist der Platzhalter [zusatztext] in den Textvorlagen.

Weiter zu Kapazitäten und wie das System sie bei der Online-Reservierung ermittelt und vergibt:

Hinterlege verfügbare Räume für die Vorlage.

Mit Automatik aktivieren, verschickt das System automatisch eine Bestätigung an den Gast, wenn genug Plätze vorhanden sind (entweder nach Raumgröße oder nach Tischen/Kombinationen). Ist die Automatik deaktiviert, nimmt das System nur Anfragen an, die du dann manuell bestätigen kannst.

Mit der maximalen Gruppengröße für eine (automatische) Reservierung bestimmst du ein Limit für die automatische Annahme von Reservierungen. Bei Überschreiten der Gruppengröße kannst du entweder einen Hinweistext hinterlegen (Klassiker: „Für große Gruppen bitte anrufen oder Kontaktformular auf der Webseite für Veranstaltungen nutzen“) oder Gruppenanfragen erlauben. Dann bestätigt das System bis zu diesem Limit die Reservierungen automatisch. Größere Gruppen kommen als ‚Offene Reservierungsanfragen‘ rein.

Wenn alle Kapazitäten belegt sind – es gibt keine freien Plätze mehr – kann ein Hinweis eingestellt werden. (Vielleicht ist noch ein Platz für Laufkundschaft mit etwas Wartezeit vorgesehen?) Oder der Gast kann sich auf die Warteliste für seine Wunschuhrzeit setzen lassen. Storniert ein anderer Gast, kannst du manuell entscheiden, wer von der Warteliste nachrücken soll.

Zeiten

Das Reservierungsintervall bestimmt, in welchem Takt ein Gast eine Reservierungszeit wählen kann.

Wenn du mit Kassenanbindung arbeitest oder jede Reservierung platzierst und mit dem Status fertig beendest, kannst du den Regler keine Reservierung nach Schichtbeginn mehr möglich und die Pufferzeit deaktivieren.

Wenn du Vorlaufzeit möchtest, um dich auf die Schicht vorzubereiten, ohne dass neue online Reservierungen eintreffen können kannst du eine Pufferzeit vor der nächsten möglichen Reservierung oder vor Beginn der Reservierungszeit einstellen.
Eine genauere Beschreibung in unserem Artikel zur Pufferzeit.

Damit nicht alle Gäste zur gleichen Uhrzeit eintreffen, kannst du max. Personen pro Einheit hinterlegen. Wenn zu einer Zeit das Limit erreicht ist, sieht der Gast die Uhrzeit ausgegraut und kann dann auf eine angrenzende Uhrzeit ausweichen. Eine kleiner Schritt für den Gast, eine große Entlastung für dein Personal.

Verweildauer

Das System blockt je nach Personenanzahl eine bestimmte von dir oder vom Gast festgelegte Zeit als Verweildauer = voraussichtliche Aufenthaltszeit.

Ist die Verweildauer statisch, wird ein vorgegebener Zeitraum blockiert. Bei der dynamischen Verweildauer kann der Gast seinen Aufenthalt im von dir vorgegebenen Rahmen wählen. Die maximale Verweildauer haben wir in den allgemeinen Einstellungen festgelegt.

Das Verweildauerintervall legt fest, in welchen Schritten die Aufenthaltsdauer wählbar ist.

Ob der Gast sehen kann, wie lang seine Verweildauer ist, kannst du in den Textvorlagen einstellen.

Abfragen anlegen + verknüpfen

Um eine Abfrage pro Reservierung (Einzelfrage) oder pro Gast (Menüabfrage) im Reservierungsvorgang einzubauen (verpflichtend oder optional), hast du verschiedene Abfragetypen.

Dafür eine Abfrage im passenden Format anlegen. Genaue Anleitungen findest du im Artikel Abfragetypen.

Anschließend verknüpfst du die angelegte Abfrage mit der Vorlage, bei der die aktiv sein soll.

Im Reservierungsvorgang sieht das so aus:

Für den Abfragetyp Vorlage für 2. Reservierung = Doppel- oder Bowlingreservierung kontaktiere bitte deinen Sales-Ansprechpartner.

Für den Abfragetyp Begrenzte Verfügbarkeit ist ein zusätzlicher Schritt nötig. Wende dich hier gerne an den Support-Chat für Hilfe bei der Einrichtung.

Anzahlung & Kreditkartengarantie

Die Anzahlung/Kreditkartengarantie ist im Premiumpaket enthalten oder als Add-On buchbar.

Um dich vor No-Shows zu schützen und die Reservierung für den Gast bindend zu machen, kannst du für Reservierungen eine Anzahlung verlangen oder den Gast verpflichten seine Kreditkarte zu hinterlegen.

Anzahlung

Bei der Anzahlung wird vorab ein pauschaler Betrag oder ein Betrag pro Person vom Gast bezahlt. Du kannst einstellen, ob das immer oder ab einer Mindestpersonenzahl passieren soll.

Der Gast erhält seine Bestätigung erst nach Zahlungseingang. Der gezahlte Betrag kann beim Besuch verrechnet werden – über die Kassenanbindung oder manuell (analog zu einer Gutscheinzahlung).

Weiterführende Informationen im Artikel Anzahlungen.

Kreditkartengarantie

Muss der Gast seine Kreditkartendaten hinterlegen, kannst du über die Stornobedingungen festlegen, bis zu welchem Zeitpunkt er kostenlos stornieren kann und ab wann seine Karte mit einem Teil des Betrages oder dem ganze Betrag belastet wird.

Für manche Anlässe (Brunch, Feiertags-Specials) kann ein Ticketverkauf eine elegantere Lösung sein. Informiere dich zum Thema in unserem Artikel Reservierung mit Ticketverkauf oder kontaktiere deinen Ansprechpartner.

Reservierungszeiten einstellen

Damit das System jetzt weiß, wann es welche der angelegten Vorlagen anbieten darf, stellst du die Reservierungszeiten ein. Beachte, dass das System immer erst die Öffnungszeiten prüft und eine hinterlegte Reservierungszeit nur anbietet, wenn dein Betreib geöffnet ist! Mehr Informationen im Eintrag Reservierungszeiten an Feiertagen.

Gib den Datumszeitraum und die Uhrzeiten an, zu denen du eine bestimmte Vorlage anbietest. Wiederholt sich dieses Angebot täglich? Oder nur an gewissen Wochentagen (tageweise)? Oder ist es einmalig (nie)?

Beachte, dass die Endzeit die letzte mögliche Zeit ist, zu der ein Gast ins Restaurant kommen kann, beachte also deine generellen und Küchenöffnungszeiten!
(Endzeit =/= Schließzeit!)

Hat das Angebot keine (z.B. saisonbedingte) Grenze, kannst du das Enddatum einfach frei lassen.

Weitere Informationen – auch zum Blocken/Sperren einzelner Zeiten, findest du im Artikel Reservierungszeiten.

Reservierungsbuch

Dein Reservierungsbuch ist nicht mehr aus Papier sondern digital – das bedeutet, dass du unwichtige Anzeigen einfach ausblenden kannst und verschiedene Möglichkeiten hast, wichtiges zu markieren oder zu filtern.

Optik und Übersichtlichkeit (Filter)

Gib an, wann die frühesten (Startzeit) und spätesten (Endzeit) Reservierungen möglich sind, damit dir nur relevante Uhrzeiten im Reservierungsbuch angezeigt werden.

Mit der Standard Aufenthaltsdauer bei manueller Reservierung sparst du deinen Mitarbeitern einen Klick – sie müssen die Aufenthaltsdauer nur in besonderen Fällen anpassen.

Bei Ganztageskonzepten lohnt es sich zusätzlich Zeitfilter einzustellen. Damit kannst du dir individuell relevante Zeiten und vorausgewählte Filter-Einstellungen anzeigen lassen um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Für einen strukturierten Ablauf der Reservierung vom Eintreffen des Gastes bis zum Abschluss seines Aufenthalts gibt es vorgegebene Status. Falls du einen weiteren Schritt einfügen möchtest, kannst du einen neuen Status hinzufügen.

Hier einmal die Ansicht des Reservierungsbuchs im Beispiel mit Zeitfiltern, eigenem Status und angepasster Belegungsgrafik:

Für die manuelle Reservierung kannst du eine Standardzeit einstellen und optional oder verpflichtend eine Schichtvorlage abfragen:

Ansicht Reservierungsbuch:

Wenn du auch mit der ausgedruckten Reservierungsliste arbeitest, kannst du einstellen, was du in der PDF sehen möchtest.

Achtung: Manche Angaben sind nur für Betriebe mit aktiver Hotelschnittstelle nötig.
Bitte kontaktiere deinen Ansprechpartner für weitere Informationen rund um das Thema Schnittstelle zu CMS/Hotelsoftware.

Tags anlegen

Um eine Reservierung mit einem Tag zu markieren, musst du ihn der Reservierung manuell zuweisen oder der Gast antwortet in einer Abfrage bei der Online-Reservierung mit einem Tag.

In beiden Fällen kannst du später sowohl nach den Tags filtern als auch eine Statistik zur Häufigkeit einzelner Tags auslesen.

Zum Anlegen einfach Farbe auswählen, Name eingeben und auf Tag hinzufügen klicken

Optionale Einstellungen

Unter Sonstige kannst du mehrere Funktionen aktivieren oder deaktivieren. Hier gibt es optionale Pflichtangaben, wie die Telefonnummer oder die Mitarbeiterabfrage. Möchtest du Walk-Ins in der Liste sehen oder ist dir das zu unübersichtlich? Benötigt ihr eine Belegungsgrafik oder den Status Angekommen, u.v.m.:

Die Gast-Kommunikation ermöglicht es, direkt aus dem Reservierungsbuch heraus eine E-Mail an den Gast zu senden. Dafür benötigst du das Add-On Gast Kommunikation. Wende dich an deinen Sales-Ansprechpartner, wenn du dieses Tool gerne nutzen möchtest.

Textvorlagen einstellen

Der Gast erhält vom System aus verschiedenen Gründen automatische E-Mails. In den Mails (Bestätigung, Storno, Absage, Erinnerung, …) sind immer die Eckdaten zu seiner Reservierung hinterlegt.

Um die Nachrichten persönlicher zu gestalten oder zusätzliche wichtige Informationen zu vermitteln, kannst du Textvorlagen hinterlegen und Platzhalter verwenden:

Hier kannst du auch einstellen, ob der Gast seine Verweildauer sehen soll oder ob nur die Startzeit seiner Reservierung vom System übermittelt wird.

Der Infotext Reservierungsformular taucht bei der Kontakteingabe im Online-Reservierungsprozess als Wichtige Informationen zu deinem Besuch auf.

Der Text, den du in keine Reservierungen mehr für diesen Tag eingibst, erscheint, wenn die Online-Reservierung für diesen Tag nicht mehr möglich ist (siehe Vorlagen – Pufferzeit).

Hinweise

Zusätzlich zu den Informationen, die der Gast über die Reservierungsvorlage oder über die Textvorlagen erhält, kannst du für einen oder mehrere Tage zusätzliche Hinweise anlegen, die dem Gast und/oder dem Mitarbeiter angezeigt werden, wenn ein Datum mit Hinweis gewählt wird.

Testphase – nicht überspringen!

Das Reservierungssystem ist jetzt so gut wie eingerichtet! Um sicher zu gehen, dass du bei der Einrichtung an den richtigen Stellen die richtigen Informationen angegeben hast und alles für den Gast so aussieht, wie du es dir vorstellst, teste deine Einstellungen!

Eine Vorschau als Gastsicht findest du unter Integration – direkter Link.

Spiele verschiedene Reservierungsszenarien durch – bestätige manuell oder storniere aus Gastsicht. Prüfe, ob das Logo richtig angezeigt wird und ob die eingefügten Hinweise und Texte an der richtigen Stelle auftauchen!

Integration

Wenn du nach dem Test die letzten Details angepasst hast, stimme die Online-Reservierung noch auf deine CI ab und mache sie möglichst vielseitig zugänglich.

Optik/Farben und Schriften

Wähle aus, ob der Gast (klassisch) erst nach dem Datum gefragt werden soll oder ob er zuerst wählen soll, für welche Vorlage (also welches Angebot) er sich interessiert, um anschließend verfügbare Daten angezeigt zu bekommen.

Passe anschließend die Farben (am besten den Farbcode eingeben!), Schriftart und -Größe an. Eine kleine Vorschau des Widget-Layouts hilft dir zu sehen, welche Farbe wo angewendet wird. Speichern nicht vergessen!

Integration – Einbindung auf der Webseite

Um das fertig eingerichtete System einem möglichst breiten Publikum zugänglich zu machen, kannst du mehrere Einbindungsoptionen verwenden!

Direkter Link zum Widget – Öffnet das Online-Formular in einem neuen Tab/ als iframe. Den Link kannst du auch in deinen Social Media Kanälen verwenden.

Reservierungs-Widget – kopiere die Informationen für deinen Webmaster, um das Widget nahtlos und elegant in deine Webseite zu integrieren.

Direkter Link zur Vorlage – wenn du ein bestimmtes Angebot anbieten möchtest, ohne dass der Gast auswählen muss, für welche Vorlage er sich interessiert,

Diesen Link findest du direkt hinter der jeweiligen Vorlage:

Google Integrationen aktivieren (lassen)

Reserve With Google

Um Vorlagen für die Google Reservierung freizuschalten, musst du erst den Reserve With Google Dienst aktivieren lassen. Anschließend kannst du in den allgemeinen Einstellungen und pro Vorlage entscheiden was für den Gast verfügbar sein soll.

Bitte beachte dazu einige Besonderheiten – nachzulesen im Artikel Reserve With Goolge.

Google Bewertungen und Gastro.Digital Gästefeedback

Um Gästefeedback zu erhalten, kannst du entweder das interne Gästefeedback-Tool von Gastro.Digital verwenden oder es um eine Weiterleitung zu Google ergänzen.

Hierfür benötigst du das Add-On Gästefeedback. Weitere Informationen bei deinem Ansprechpartner.

Wie du die Interne Funktion und die Weiterleitung einrichtest, kannst du in der Anleitung zum Gästefeedback (mit Google Review) nachlesen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Der grafische Tischplan ermöglicht es, das Reservierungsbuch als visuellen Raumplan zu nutzen – Reservierungen sind direkt auf den Tischen sichtbar und lassen sich per Klick öffnen. Der grafische Tischplan ist im Premiumpaket enthalten oder als Add-on buchbar.

Voraussetzung: Die Räume müssen bereits angelegt sein. Falls noch nicht geschehen, lege sie zunächst unter Räume & Tische an.

Raumgröße festlegen

Klicke beim gewünschten Raum auf das Stift-Symbol (Raum bearbeiten).

Trage dort Raumbreite und Raumlänge in Metern ein. Diese Angaben müssen nicht exakt den realen Maßen entsprechen – sie legen die Rastergröße des Plans fest. Als Faustregel gilt: mindestens 1 Meter pro Tisch in Breite und Länge, damit Tischnamen später gut lesbar sind. Ein Kästchen im Plan entspricht 1 × 1 Meter.

Tische auf den Plan ziehen

Wechsle oben auf den Tab Tischplan und wähle den gewünschten Raum aus. Rechts erscheint eine Seitenleiste – klicke dort auf den Pfeil, um die angelegten Tische einzublenden. Ziehe die Tische per Drag & Drop an die gewünschte Position auf dem Plan.

Wichtig: Lass Zoom und Größe während der Einrichtung auf 100 % – nur so stimmt die spätere Darstellung im Reservierungsbuch.

Tischtyp und Größe anpassen

Mit einem Rechtsklick auf einen Tisch öffnet sich ein Kontextmenü. Dort kannst du den Typ ändern:

• Quadratisch – klassischer eckiger Tisch
• Rechteck – länglicher Tisch, Stühle gegenüber
• Rund – runder Tisch mit umlaufenden Sitzplätzen
• Auto – vom System bestimmt

Der Unterschied zwischen den Typen zeigt sich auch an der Stuhlpositionierung: Bei quadratischen Tischen sind die Stühle rundherum angeordnet, bei rechteckigen sitzen sich die Gäste gegenüber.

Die Größe eines Tisches veränderst du, indem du an der blauen Ecke unten rechts ziehst.

Optik anpassen – Farben und Muster

Im rechten Panel findest du unter dem Zahnrad-Symbol die Einstellungen für Muster und Farben: Bodenmuster, Bodenfarbe, Wandfarbe, Tischfarbe und Stuhlfarbe lassen sich individuell anpassen – zum Beispiel passend zur Corporate Identity deines Betriebs.

Dekoelemente – Pflanzen und Möbel

Unter dem Baum-Symbol findest du Pflanzen, die du zur Dekoration auf dem Plan platzieren kannst. Unter dem Möbel-Symbol stehen weitere Elemente bereit: innere Wände, Theken in verschiedenen Formen, Türen, Treppen und mehr – damit lässt sich der Grundriss realistisch nachbauen.

Vorschau im Reservierungsbuch

Wenn der Plan fertig eingerichtet ist, wechsle ins Reservierungsbuch und klicke auf den Tab Tischplan. Hier siehst du, wie der Plan im Alltag aussieht – mit allen aktuellen Reservierungen direkt auf den Tischen. Prüfe dabei, ob die Tischnamen gut lesbar sind, und passe die Tischgröße gegebenenfalls noch an.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Bevor du Vorlagen und Reservierungszeiten einrichtest, hinterlegst du deine Räume und Tische – damit das System weiß, wie viel Kapazität es wann vergeben kann. Du findest den Bereich unter Reservierung → Räume und Tische.

Räume anlegen

Räume müssen nicht den physischen Räumen deines Betriebs entsprechen – sie sind eher Bereiche, die du separat aktivieren, deaktivieren oder mit unterschiedlichen Vorlagen verknüpfen kannst. Typische Beispiele: Restaurant, Terrasse, Biergarten oder Eventbereich.

Klicke auf + Neuen Raum anlegen und fülle die Felder aus:

• Raumname – Wird dem Gast angezeigt, wenn die Raumauswahl aktiviert ist. Wähle einen verständlichen Namen.
• Anzahl Plätze – Gilt unabhängig von den einzelnen Tischen. Nützlich, wenn du eine feste Obergrenze setzen oder Kapazitäten für Walk-Ins freihalten möchtest. Wenn du einzelne Tische anlegst, kannst du dieses Feld auch leer lassen.
• Raumbreite und -länge – Nur relevant für den grafischen Tischplan. Keine exakten Maße nötig – als Faustregel mindestens 1 Meter pro Tisch einplanen.
• Hinweis für den Gast – Optionaler Text, der erscheint, wenn der Gast diesen Raum auswählt. Zum Beispiel: „Dieser Bereich liegt im Freien und ist bei schlechtem Wetter nicht besetzbar.“
• Raum ist reservierbar – Aktiviert oder deaktiviert den Raum für manuelle Reservierungen. Damit ein Raum auch online buchbar ist, muss er zusätzlich in einer Vorlage verknüpft sein – allein das Anlegen reicht dafür nicht.

Tische anlegen – über Räume und Tische

Innerhalb eines Raums kannst du über das (+) einzelne Tische oder Kombinationen anlegen. Bei einer Kombination werden mehrere Tische zusammengefasst – zum Beispiel zwei 4er-Tische zu einem 10er-Platz mit Kopfsitzen.

Für jeden Tisch und jede Kombination kannst du Mindestbelegung und maximale Plätze festlegen. Das verhindert zum Beispiel, dass das System ein romantisches Dinner für zwei an einem Tisch für zehn Personen platziert – aber nur dann aktivieren, wenn du das wirklich möchtest, denn sonst lehnt das System Anfragen ab, obwohl noch Platz wäre.

Hinweis: Kombinationen gelten nur für die Online-Reservierung. Bei manuellen Reservierungen wählst du einfach mehrere Tische gleichzeitig aus.

Tische anlegen – über die Tischliste

Die Tischliste unter dem gleichnamigen Tab ist der schnellere Weg, wenn du viele Tische auf einmal anlegen oder bearbeiten möchtest – ähnlich wie eine Tabelle. Du kannst Tische anlegen, kopieren, löschen und alle wichtigen Einstellungen direkt in der Übersicht anpassen.

Die wichtigsten Spalten:

• Active – Schaltet den Tisch für Reservierungen ein oder aus. Praktisch, um einzelne Tische schnell zu sperren.
• Priority – Reihenfolge, in der das System Tische bei Online-Reservierungen vergibt. Niedrigere Zahl = höhere Priorität.
• Name – Tischbezeichnung, wie sie im Reservierungsbuch erscheint.
• Raum – Welchem Raum der Tisch zugeordnet ist.
• Tischpaar – Verknüpft zwei Tische miteinander. Nützlich zum Beispiel, um bei einer Terrassenreservierung automatisch auch einen Tisch im Innenbereich zu reservieren – falls das Wetter nicht mitspielt. So kann der Gast draußen sitzen, hat aber einen Platz drinnen garantiert.
• Plätze / Minimum – Maximale und minimale Belegung des Tisches.
• POS-Name – Relevant bei aktiver Kassenanbindung (Premiumpaket). Falls der Tisch in deinem Kassensystem einen anderen Namen hat als im Reservierungssystem, trägst du hier den Kassennamen ein – damit die Übertragung stimmt. Im Zweifelsfall wende dich an deinen Ansprechpartner bei Gastro.Digital.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Tischpaare verknüpfen zwei Tische in verschiedenen Räumen miteinander. Wird ein Online-Reservierung für einen der beiden Tische angenommen, reserviert das System automatisch auch den verknüpften Tisch. So hast du bei spontanen Wetterumschwüngen immer einen Ausweichplatz parat.

Tischpaare richtest du unter Reservierung → Räume und Tische → Tischliste ein. In der Spalte Tischpaar trägst du beim jeweiligen Tisch den Namen des Partnertischs ein.

Beispiel

Die Terrassen-Tische #109 und #110 sind mit den Innentischen #09 und #10 verknüpft. Wichtig dabei: Die Tische sollten die gleiche Platzanzahl haben – sonst könnte es beim Platzwechsel eng werden.

Geht jetzt eine Online-Reservierung für Tisch #110 ein, blockiert das System automatisch auch Tisch #10 im Innenbereich.

Hinweis: Tischpaare wirken nur bei Online-Reservierungen. Bei manuellen Reservierungen müssen beide Tische explizit ausgewählt werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Vorlagen legen fest, unter welchen Bedingungen Gäste für einen bestimmten Anlass oder eine Schicht reservieren können – online wie manuell. Jede Reservierungszeit ist mit einer Vorlage verknüpft, daher sollten Vorlagen als erstes angelegt werden.

Du findest die Vorlagen unter Reservierung → Einstellungen → Vorlagen. Klicke auf + Neue Vorlage anlegen.

Wähle, ob du eine neue Vorlage von Grund auf erstellen oder eine bestehende Vorlage kopieren und anpassen möchtest. Das Kopieren ist praktisch, wenn sich zwei Schichten ähneln – zum Beispiel Mittag und Abend mit denselben Räumen, aber unterschiedlichen Zeiten.

Allgemeine Einstellungen

• Farbe – Reservierungen dieser Vorlage erscheinen im Reservierungsbuch in dieser Farbe.
• Name – Wird dem Gast angezeigt, wenn er im Online-Formular ein Datum wählt, an dem diese Vorlage aktiv ist.
• Vorlagentyp – Bei der klassischen Tischreservierung: Personen. Andere Typen (z. B. Tickets, Tische) sind für spezielle Anwendungsfälle.
• Beschreibung (für intern) – Nur intern sichtbar. Hilft, beim Anlegen der Reservierungszeiten den Überblick zu behalten.
• Informationen für den Gast – Text, der im Online-Reservierungsformular angezeigt wird.
• Zusätzlicher Hinweis in der Bestätigungsmail – Dieser Text erscheint in der Bestätigungsmail an den Gast. Er entspricht dem Platzhalter [zusatztext] in den Textvorlagen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

In jeder Vorlage legst du fest, welche Räume verfügbar sind und wie das System mit eingehenden Reservierungen umgeht – ob es sie automatisch bestätigt, manuell prüft und ob Gäste direkt einem Tisch zugewiesen werden.

Verfügbare Räume

Trage unter Verfügbare Räume alle Bereiche ein, die für diese Vorlage buchbar sein sollen. Nur Räume, die hier hinterlegt sind, stehen dem Gast bei der Online-Reservierung zur Auswahl – das Anlegen eines Raums allein genügt nicht.

Automatik

Mit Automatik aktivieren bestätigt das System eingehende Online-Reservierungen automatisch, sobald genügend Kapazität vorhanden ist. Ist die Automatik deaktiviert, nimmt das System nur Anfragen an – diese erscheinen im Reservierungsbuch und müssen manuell bestätigt oder abgelehnt werden.

Bei aktiver Automatik wählst du, wie die Kapazität berechnet wird:

• Kapazität nach Raumgröße – Das System prüft, ob die hinterlegte Platzzahl im Raum ausreicht.
• Kapazität nach Tischen – Das System prüft, ob ein passender freier Tisch oder eine Kombination verfügbar ist.

Gast platzieren

Wenn Gast platzieren zusätzlich aktiviert ist, weist das System dem Gast bei der Bestätigung automatisch einen konkreten Tisch zu. Du siehst im Reservierungsbuch sofort, an welchem Tisch jemand sitzt, und kannst bei Bedarf manuell umplatzieren.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Einer Vorlage lassen sich neben den Bedingungen für die Reservierung noch weitere Funktionen zuweisen, die den Buchungsvorgang für den Gast erweitern. Alle Verknüpfungen findest du im unteren Bereich der Vorlage.

• Zusätzliche Abfragen – Stelle dem Gast im Reservierungsvorgang individuelle Fragen, z. B. nach Allergien, Anlass oder Sitzwünschen. Als Einzelfrage (pro Reservierung) oder Menüabfrage (pro Gast). → Zu den Abfragetypen
• Anzahlungsvorlage – Verlange vom Gast eine Vorauszahlung oder die Hinterlegung einer Kreditkarte als Garantie gegen No-Shows. → Zur Anzahlung & Kreditkartengarantie
• Add-Ons – Biete dem Gast bei der Reservierung zusätzliche Produkte oder Leistungen an, z. B. eine Flasche Sekt oder einen dekorierten Tisch. (Nicht zu verwechseln mit den kostenpflichtigen System-Add-ons wie Gast Kommunikation.) → Zu den Add-Ons
• Vorbestellung – Verknüpfe eine Speisekarte, damit Gäste bereits bei der Reservierung Gerichte vorbestellen können.
• Event – Verbinde die Vorlage mit einem Ticket-Event, damit Gäste im selben Vorgang einen Tisch und ein Ticket buchen können.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Mit der Funktion Max. Personen pro Einheit kannst du festlegen, wie viele Personen insgesamt für eine bestimmte Uhrzeit reservieren dürfen. So lässt sich der Ansturm auf beliebte Uhrzeiten gezielt staffeln und dein Team gleichmäßiger auslasten.

Du findest die Einstellung im Bereich Zeiten der Vorlage, unterhalb der Pufferzeit.

Für jede Einschränkung wählst du:

• Tag – Jeden Tag oder nur an einem bestimmten Wochentag
• Uhrzeit – Für welche Uhrzeit die Begrenzung gilt
• Maximale Personenzahl – Wie viele Personen insgesamt für diese Uhrzeit reservieren dürfen

Ist das Limit für eine Uhrzeit erreicht, wird sie dem Gast im Formular ausgegraut angezeigt – er kann dann auf eine angrenzende Zeit ausweichen.

Die Einstellung lässt sich auf die Vorlage beschränken oder global für alle Vorlagen gleichzeitig anwenden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Verweildauer bestimmt, wie lange ein Tisch für eine Reservierung geblockt wird. Sie lässt sich pro Vorlage und pro Personengruppe individuell einstellen – entweder als fester Wert oder als Rahmen, aus dem der Gast selbst wählt.

Verweildauerintervall

Das Intervall legt fest, in welchen Schritten die Verweildauer wählbar ist – z. B. 30-Minuten-Schritte.

Statische Verweildauer

Bei der statischen Variante hinterlegst du pro Personengruppe einen festen Wert. Das System blockt den Tisch für genau diese Zeit – der Gast hat keinen Einfluss darauf.

Im Beispiel gilt: 1–2 Personen = 1,5 Stunden, 3–5 Personen = 2,5 Stunden, ab 6 Personen = 4 Stunden.

Dynamische Verweildauer

Bei der dynamischen Variante gibst du pro Personengruppe einen Rahmen vor – Minimum und Maximum. Der Gast kann im Reservierungsformular selbst wählen, wie lange er bleiben möchte. Zusätzlich lässt sich ein Standardwert festlegen, der greift, wenn der Gast nichts auswählt.

Im Beispiel gilt für 1–2 Personen: Mindestens 1 Stunde, maximal 2,5 Stunden, Standardwert 1,5 Stunden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Pro Vorlage kannst du festlegen, ab wie vielen Personen eine Reservierung angenommen wird, ab wann das System auf Anfragen umschaltet und was passiert, wenn alle Kapazitäten ausgebucht sind.

Mindest- und maximale Gruppengröße

• Mindestanzahl Personen – Reservierungen mit weniger Personen werden abgelehnt.
• Max. Gruppengröße für eine automatische Reservierung – Bis zu dieser Zahl bestätigt das System automatisch. Darüber gibt es zwei Optionen:

Option 1 – Hinweistext: Der Gast sieht einen individuellen Text, z. B. „Für Gruppen ab 10 Personen bitte über das Kontaktformular anfragen.“ Die Reservierung ist für diese Gruppengrößen dann nicht möglich.

Option 2 – Gruppenanfragen erlauben: Größere Gruppen können trotzdem eine Anfrage stellen. Diese landet als offene Anfrage im Reservierungsbuch und kann dort mit einem Klick auf den grünen Haken bestätigt oder mit dem X abgelehnt werden.

Warteliste

Die Warteliste greift, wenn alle Kapazitäten für einen Tag oder eine Uhrzeit ausgebucht sind. Auch hier gibt es zwei Varianten:

• Hinweistext „Keine freien Plätze mehr“: Der Gast sieht einen individuellen Text, z. B. mit dem Hinweis auf Walk-Ins oder telefonische Reservierungen.
• Warteliste zulassen: Der Gast kann sich aktiv auf die Warteliste setzen. Gibt es eine Stornierung, kannst du im Reservierungsbuch manuell entscheiden, wer von der Warteliste nachrückt – dieser erhält dann automatisch eine Bestätigung.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Reservierungszeiten legen fest, wann Gäste online reservieren können und welche Vorlage dabei gilt. Du findest sie unter Reservierung → Einstellungen → Zeiten. Klicke auf + Neue Reservierungszeit.

Zeitraum und Uhrzeiten

Lege zunächst den Datumszeitraum fest, in dem diese Reservierungszeit gelten soll. Das End-Datum ist optional – lässt du es leer, gilt die Reservierungszeit unbegrenzt in die Zukunft.

Dann trägst du Startzeit und Endzeit ein:

• Startzeit – wann die erste Reservierung des Tages möglich ist.
• Endzeit – wann die letzte Reservierung möglich ist. Das ist nicht identisch mit der Schließzeit! Wenn die Küche um 21:00 Uhr schließt, empfiehlt sich eine Endzeit von 20:00 Uhr – so hat der Gast noch ausreichend Zeit, sich zu setzen und zu bestellen, ohne in Zeitdruck zu geraten. Die Öffnungszeiten selbst werden separat hinterlegt.

Wiederholung

Wähle, wie sich die Reservierungszeit wiederholen soll:

• Nie – Die Reservierungszeit gilt nur am Startdatum. Sinnvoll für Einzeltage wie Ostermontag, an denen normalerweise kein Angebot besteht. Hinweis: Auch wenn eine Reservierungszeit hinterlegt ist, kann der Gast nicht reservieren, wenn der Tag in den Öffnungszeiten als geschlossen markiert ist.
• Täglich – Die Reservierungszeit gilt jeden Tag im festgelegten Zeitraum zu den gleichen Uhrzeiten.
• Tageweise – Du wählst gezielt die Wochentage aus, an denen die Reservierungszeit aktiv sein soll. Das ist das häufigste Szenario: z. B. eine Reservierungszeit für Mo–Do und So, eine weitere für Fr–Sa mit längeren Zeiten.

Vorlage verknüpfen

Im letzten Schritt wählst du die Reservierungsvorlage, die für diese Zeit gelten soll. So lässt sich für einen Tag auch mehrere Reservierungszeiten anlegen – z. B. eine für das Frühstück mit Brunch-Vorlage und eine für den Abend mit Standard-Tischreservierung. Auch spezielle Feiertagsvorlagen mit Kreditkartengarantie oder Ticketverkauf lassen sich so gezielt einsetzen. Noch keine Vorlage angelegt? → Vorlage erstellen

Abschließend auf Speichern klicken – die neue Reservierungsserie ist damit aktiv.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Bestehende Reservierungszeiten findest du ebenfalls unter Reservierung → Einstellungen → Zeiten. Mit dem Kalender oben wählst du den Zeitraum aus, den du einsehen möchtest – entweder über vordefinierte Schnellauswahlen (diese Woche, nächste Woche, dieser Monat) oder manuell.

Für jede angelegte Reservierungszeit stehen in der Übersicht rechts drei Symbole zur Verfügung:

Bearbeiten (Stift-Symbol)

Ein Klick auf das Stift-Symbol öffnet den Bearbeitungsdialog. Dort wählst du zunächst, ob du alle Tage der Serie oder nur diesen einen Tag ändern möchtest.

• Alle Tage der Serie – Für dauerhafte Änderungen, z. B. wenn das Frühstück ab sofort eine Stunde später beginnt.
• Nur für diesen Tag – Für Ausnahmen an einem einzelnen Datum, z. B. frühere Öffnung an einem besonderen Tag oder eine andere Vorlage an einem Feiertag.

Beim Bearbeiten kannst du auch die verknüpfte Vorlage tauschen – praktisch, um an einem Feiertag statt der Standardvorlage ein spezielles Angebot anzubieten.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Für jede Reservierungszeit stehen in der Übersicht neben dem Bearbeiten-Symbol noch zwei weitere Aktionen bereit: Löschen und Blocken. Beide entfernen das Angebot für den Gast – aber auf unterschiedliche Weise.

Löschen (Mülleimer-Symbol)

Das Löschen-Symbol entfernt die Reservierungszeit dauerhaft für alle zukünftigen Tage der Serie. Wenn also die Abendreservierung von 17:00–21:00 Uhr für immer eingestellt wird, ist nach dem Löschen kein Eintrag mehr vorhanden.

Wichtig: Bestehende Reservierungen sind davon nicht betroffen – sie bleiben im Reservierungsbuch erhalten. Nur neue Online-Buchungen für diese Zeiten sind nicht mehr möglich.

Blocken (Kreis-Symbol)

Das Blocken-Symbol sperrt die Reservierungszeit nur für diesen einen Tag. Die Serie bleibt vollständig erhalten – an allen anderen Tagen ist das Angebot weiterhin buchbar.

Das ist praktisch, wenn z. B. an einem Donnerstag nur das Abendessen angeboten wird, nicht aber das Frühstück: Einfach die Frühstücks-Reservierungszeit für diesen Tag blocken.

Gesperrte Zeiten reaktivieren

Geblockte Reservierungszeiten werden in der Übersicht ausgegraut angezeigt und erscheinen weiter unten im Bereich Gesperrte Zeiten. Mit einem Klick auf den geschwungenen Pfeil lässt sich eine gesperrte Zeit einfach wieder aktivieren.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Wenn ein Feiertag auf einen Ruhetag fällt oder du an diesem Tag besondere Konditionen anbieten möchtest, sind ein paar Schritte nötig. Diese Anleitung führt dich durch den gesamten Ablauf.

Schritt 1 – Sonderöffnungszeit eintragen

Zuerst muss der Tag in den Öffnungszeiten als geöffnet markiert sein – sonst kann der Gast auch dann nicht reservieren, wenn eine Reservierungszeit hinterlegt ist. Trage unter Einstellungen → Öffnungszeiten → Sonderöffnungszeiten die abweichenden Zeiten für den Feiertag ein.

Schritt 2 – Vorlage für den Feiertag anlegen

Damit du für den Feiertag besondere Bedingungen hinterlegen kannst – z. B. Personenanzahl, Verweildauer, Menüabfrage, Vorbestellung oder eine Kreditkartengarantie – lege eine eigene Reservierungsvorlage an.

Schritt 3 – Reservierungszeit verknüpfen

Lege nun eine neue Reservierungszeit an, die genau auf den Feiertag begrenzt ist (Wiederholung: Nie oder gezielt für diesen Tag), und verknüpfe sie mit der eben erstellten Vorlage.

Falls für diesen Tag bereits eine reguläre Reservierungszeit hinterlegt ist, die nicht aktiv sein soll, einfach blocken – nicht löschen! Löschen würde die gesamte Serie entfernen.

Schritt 4 – Hinweise für Gäste und Mitarbeiter hinterlegen (optional)

Unter Reservierung → Hinweise kannst du zusätzliche Informationen und Dateien für den Feiertag hinterlegen – z. B. die Feiertagskarte als PDF. Der Mitarbeiterhinweis erscheint beim manuellen Anlegen einer Reservierung, der Gasthinweis direkt im Online-Reservierungsformular.

Video-Tutorial

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Gastro.Digital App läuft auf Tablets und ermöglicht das vollständige Verwalten des Reservierungsbuches unterwegs oder direkt am Empfang. Du kannst sie hier herunterladen: Apple App Store · Google Play Store

Neue Reservierung anlegen

Tippe in der Listen- oder Spaltenübersicht oben rechts auf das +-Symbol und wähle Neue Reservierung.

1. Uhrzeit wählen

Wähle die gewünschte Uhrzeit über die Schnellauswahl oder stelle Stunde und Minute manuell ein.

2. Personenzahl wählen

Wähle die Anzahl der Gäste über die Schnellauswahl oder passe die Zahl manuell mit den Plus- und Minustasten an.

3. Vorlage und Tischzuweisung

Im nächsten Schritt kannst du optional eine Vorlage auswählen:

• Mit Vorlage – Das System schlägt passende Tische und Kombinationen aus den hinterlegten Räumen vor. Bestimmte Anlässe sind dabei nur zu bestimmten Uhrzeiten buchbar.
• Ohne Vorlage – Du wählst den Tisch selbst aus.

Ist zur gewünschten Uhrzeit kein Tisch frei, zeigt das System automatisch Alternative Zeiten an – einfach eine davon antippen und übernehmen.

Die Standard-Verweildauer aus der Vorlage wird automatisch übernommen – du kannst sie an dieser Stelle noch anpassen.

4. Gast auswählen oder anlegen

Wähle einen bereits bekannten Gast aus der Gästedatenbank aus oder lege mit Neuer Gast einen neuen Eintrag an. Telefonnummer und E-Mail-Adresse können optional direkt hier eingetragen werden.

5. Details prüfen und Reservierung speichern

In der Zusammenfassung siehst du Gastinformationen, Status, Tischzuweisung und Tags. Die Tischzuweisung erfolgt automatisch – möchtest du einen anderen Tisch, wechsle auf Tisch wählen für eine manuelle Auswahl. Mit Tisch fixieren wird der Tisch gesperrt und bleibt bei Systemänderungen unberührt.

Tippe abschließend auf Reservierung anlegen.

6. Mitarbeiter bestätigen

Falls die Mitarbeiterabfrage aktiviert ist, wähle nach dem Speichern dein Kürzel aus der Liste. Das System merkt sich deine Auswahl für eine einstellbare Zeit – bei mehreren Reservierungen hintereinander musst du dich nicht jedes Mal neu auswählen.

Reservierung über die Zeitleiste anlegen

In der Zeitleistenansicht der App tippst du direkt auf den gewünschten Tisch zur gewünschten Uhrzeit. Das System markiert automatisch das Standardverweildauerfenster und zeigt ein Kontextmenü mit den Optionen Neue Reservierung oder Walk-In.

Anlass und Tisch sind bereits vorausgefüllt, weil das System die passende Vorlage aus Uhrzeit und Tisch ableitet. Personenzahl und Gastdaten ergänzt du danach wie gewohnt. Eine Doppelbelegung ist manuell möglich – das System warnt, erlaubt sie aber.

Bei einem Walk-In über die Zeitleiste sind Datum, Uhrzeit und Tisch bereits gesetzt – nur die Gästezahl anpassen und direkt auf Walk-In erstellen tippen.

Reservierung über den Tischplan anlegen

In der Tischplan-Ansicht tippst du einfach den gewünschten Tisch an. Das System zeigt dir sofort, ob für den gewählten Tag bereits Reservierungen auf diesem Tisch platziert sind. Danach kannst du direkt Walk-In platzieren oder Reservierung planen wählen – der Tisch ist dabei schon vorausgewählt, du musst nur noch Uhrzeit und Personenzahl angeben.

Walk-In anlegen

Für Gäste ohne Reservierung geht es noch schneller: Tippe oben rechts auf + und wähle Walk-In. Gib optional einen Namen ein, wähle die Personenzahl, weise einen Tisch zu, passe die Verweildauer an und tippe auf Walk-In erstellen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

An jede Reservierung lassen sich Dateien oder Links anhängen – zum Beispiel ein Menüplan, eine Sitzordnung oder ein geteiltes Cloud-Dokument. Du findest den Bereich Anhänge im Reservierungsformular.

Klicke auf + Hinzufügen und wähle:

• Datei-Upload – Lädt eine Datei direkt auf den Server hoch. Geeignet für PDFs, Bilder oder Dokumente, die sich nicht mehr ändern.
• Cloud-Link – Hinterlegt einen Link zu einem externen Dokument, z.B. SharePoint, Google Drive oder Dropbox. Ideal für Dokumente, die regelmäßig aktualisiert werden – der Link bleibt gleich, der Inhalt ändert sich.

Hochgeladene Anhänge können nachträglich wieder gelöscht oder ersetzt werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Beim Anlegen einer Reservierung kannst du über das + Symbol neben den Kontaktdaten das erweiterte Kontaktformular öffnen. Hier lassen sich zusätzliche Informationen hinterlegen, die dauerhaft in der Gästedatenbank gespeichert werden.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Anrede – inkl. Option „Firma“
• Firmenname und Adresse – für Geschäftskunden oder Firmenbuchungen
• Hinweis zum Gast – erscheint bei jeder künftigen Reservierung dieses Gastes automatisch, z.B. „Sitzen immer an Tisch 10″ oder „Kaffeegedeck bei Firmenevent“
• Unverträglichkeiten – Intoleranzen aus einer vordefinierten Liste
• Name, Telefon, E-Mail – Standardkontaktdaten

Alle hier eingetragenen Daten werden in der Gästedatenbank gespeichert und stehen beim nächsten Besuch des Gastes automatisch zur Verfügung.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Sobald eine Reservierung gespeichert ist, stehen direkt im Formular einige Folgeaktionen zur Verfügung – und in der gespeicherten Reservierung lässt sich jederzeit nachvollziehen, was seitdem passiert ist.

Bestätigung per E-Mail senden

Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, kann direkt beim Speichern eine Bestätigungsmail an den Gast versendet werden – auch bei manuell angelegten Reservierungen. Einfach den Schalter Bestätigung per E-Mail senden aktivieren.

Falls das Sprachmodul aktiv ist, lässt sich außerdem wählen, in welcher Sprache die Mail versendet werden soll – zum Beispiel Deutsch oder Englisch.

Bestätigung per SMS senden

Ist eine Mobilfunknummer hinterlegt und das SMS-Feature in den allgemeinen Einstellungen aktiviert, lässt sich auch eine SMS-Bestätigung verschicken. Achtung: Pro versendeter SMS entstehen Zusatzkosten (3,5 Ct/SMS).

Changelog: Letzte Aktivitäten

Wenn die Mitarbeiterabfrage aktiv ist, wird beim Speichern einer Reservierung das Mitarbeiterkürzel erfasst. Öffnet man eine gespeicherte Reservierung, findet sich rechts unten der Bereich Letzte Aktivitäten – ein vollständiges Protokoll aller Änderungen.

Im Changelog ist unter anderem sichtbar:

• Wer die Reservierung zuletzt bearbeitet hat (Mitarbeiterkürzel)
• Welche Änderungen vorgenommen wurden – z.B. Statuswechsel, Tischumbelegung oder Anpassung der Verweildauer
• Ob die Bestätigungsmail an den Gast versendet wurde und ob er sie geöffnet hat
• Ob die E-Mail abgelehnt wurde – z.B. wegen Spam-Richtlinien des Postfachs oder einer fehlerhaft eingetragenen E-Mail-Adresse

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Eine Dauerreservierung ist eine Reservierung, die sich automatisch in einem festgelegten Rhythmus wiederholt – zum Beispiel für Stammgäste, die jeden zweiten Dienstag im Monat kommen. Sie wird direkt beim Anlegen einer normalen Reservierung aktiviert.

Dauerreservierung aktivieren

Setze im Reservierungsformular den Haken bei Als Dauerreservierung anlegen. Darunter erscheint der Bereich zur Konfiguration.

Intervall wählen

Folgende Wiederholungen stehen zur Auswahl:

• Täglich – Die Reservierung wird jeden Tag wiederholt.
• Wöchentlich – Immer am gleichen Wochentag.
• Monatlich (fester Tag) – Z.B. immer am 1. oder 15. des Monats.
• Monatlicher Wochentag – Z.B. jeden 2. Dienstag im Monat.

Laufzeit

Lege fest, wie viele Monate die Dauerreservierung laufen soll – maximal ein Jahr im Voraus. Das System trägt alle Reservierungen automatisch ein. Das voraussichtliche Enddatum wird direkt angezeigt.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Das Reservierungsbuch ist in drei Ansichten nutzbar: Liste, Zeitleiste und Tischplan. Du wechselst zwischen ihnen oben links. Der Einstiegspunkt für eine neue Reservierung unterscheidet sich je nach Ansicht – das Formular ist danach identisch.

Einstieg: Wie öffne ich das Formular?

Über die Liste

Klicke oben rechts auf das grüne + und wähle Neue Reservierung (mit Gastdaten) oder Neuer Walk-In (ohne Gastdaten).

Über die Zeitleiste

Klicke auf den gewünschten Tisch zur gewünschten Uhrzeit. Per Rechtsklick (oder Double-Touch / Long-Touch auf Tablet) öffnet sich das Kontextmenü mit Neue Reservierung oder Neuer Walk-In. Der Walk-In blockiert den Tisch sofort; bei der Reservierung öffnet sich das Formular mit vorausgefülltem Tisch.

Über den Tischplan

Klicke auf den gewünschten Tisch und wähle per Rechtsklick (oder Double-/Long-Touch) Neue Reservierung oder Neuer Walk-In. Auch hier ist der Tisch bereits vorausgefüllt.

Das Reservierungsformular

Gäste, Datum und Uhrzeit

Passe Anzahl der Gäste, Datum und Uhrzeit an. Die Uhrzeit ist vorausgefüllt, wenn du über die Zeitleiste oder den Tischplan eingestiegen bist.

Verweildauer und Belegungsgrafik

Die Verweildauer wird aus der Vorlage übernommen und kann manuell angepasst werden – entweder in Stunden oder über die gewünschte Endzeit. Die Belegungsgrafik zeigt auf einen Blick, wie ausgelastet die gewählte Uhrzeit ist.

Schicht und Status

Falls die Schichtauswahl aktiviert ist, kannst du die Schicht wählen. Der Status ist standardmäßig Bestätigt. Für Rückfragen, Warteliste oder offene Anfragen einfach auf Ausstehend oder Warteliste wechseln. Wenn eine Anzahlungsvorlage hinterlegt wird, springt der Status automatisch auf Ausstehend – der Gast erhält dann per Mail einen Link zur Zahlung und die Reservierung wird nach erfolgreicher Anzahlung automatisch bestätigt.

Tischverwaltung

Auf der rechten Seite wählst du Raum und Tisch. Standardmäßig werden nur freie Tische angezeigt – mit Alle Tische anzeigen werden auch belegte eingeblendet. Ein Klick auf das Häkchen-Symbol neben einem Raum wählt alle Tische des Raums gleichzeitig aus. Ein Klick auf den Raumnamen allein platziert die Reservierung nur im Raum, ohne konkreten Tisch. Mit Tisch fest (Sperren) wird verhindert, dass der Tisch in der Zeitleiste versehentlich verschoben wird.

Kontaktdaten

Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben schlägt das System bekannte Gäste vor. Mit einem Klick auf + öffnet sich das erweiterte Kontaktformular mit Firmenname, Adresse, Unverträglichkeiten und einem dauerhaften Hinweis zum Gast – dieser erscheint bei jeder künftigen Reservierung dieses Gastes.

Bestätigung per E-Mail und SMS

Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, kann die Bestätigungsmail auch bei manuellen Reservierungen aktiviert werden. Das Gleiche gilt für die SMS-Bestätigung – dieses Feature ist kostenpflichtig (3,5 Ct/SMS) und muss in den allgemeinen Einstellungen aktiviert sein.

Anhänge

Über + Hinzufügen lassen sich Dateien direkt hochladen (Datei-Upload) oder Links zu Cloud-Dokumenten hinterlegen (Cloud-Link) – praktisch für Dokumente, die sich regelmäßig ändern.

Mitarbeiter und Tags

Falls die Mitarbeiterabfrage aktiv ist, wähle hier dein Kürzel. Alternativ erscheint die Codeabfrage beim Speichern. Tags lassen sich direkt aus dem Formular zuweisen.

Dauerreservierung

Den Haken bei Als Dauerreservierung anlegen setzen, um eine Reservierung automatisch zu wiederholen – z.B. für Stammgäste. Mehr dazu im Artikel Wie lege ich eine Dauerreservierung an?

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Gerade in der Umgewöhnungsphase von einem manuellen auf ein digitales System und auch zu besonderen Anlässen kann es sinnvoll sein, die Reservierungsliste auszudrucken.

Was ist Reservierungsliste filtern?

Dafür stellst du in den Filtern der Reservierungsliste ein, welche Reservierungen angezeigt werden sollen:

Was wird angezeigt?

Damit besonders im Hotelbetrieb nicht zu viele aber alle wichtigen Informationen für genau deinen Betriebsablauf angezeigt werden, kannst du in den Reservierungsbuch-Einstellungen festlegen, was auf der PDF angezeigt werden soll.

Ganz nach unten scrollen!

Was ist PDF drucken?

Wenn alle Einstellungen passen und genau das angezeigt wird, was das Serviceteam für die effektive Arbeit im Gastraum braucht, kann die Liste ausgedruckt werden.

Dafür den Vollbildmodus schließen und auf PDF Download klicken.

Anschließend die Datei ausdrucken.

Bei diesem Abfragetyp wählt der Gast aus einer Liste von vordefinierten Antwortmöglichkeiten. Du legst die Optionen beim Erstellen der Abfrage selbst fest und kannst sie jederzeit erweitern.

Wann verwende ich vorgegebene Antworten?

Immer dann, wenn du eine klar begrenzte Auswahl anbieten möchtest und keine Freitexteingabe nötig ist. Beispiele:

• „Benötigen Sie einen Kinderstuhl?“ → Ja / Nein
• „Anlass der Reservierung?“ → Geburtstag / Jubiläum / Geschäftsessen / Sonstiges
• „Sitzwunsch?“ → Innen / Außen / Egal

Einzel- oder Menüabfrage?

Beim Verknüpfen mit einer Vorlage kannst du wählen, ob die Frage einmal pro Reservierung (Einzelabfrage) oder einmal pro Gast (Menüabfrage) gestellt wird. Für die meisten Fälle mit vorgegebenen Antworten ist die Einzelabfrage sinnvoll.

Die Abfrage lässt sich als verpflichtend oder optional einstellen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Kreditkartengarantie schützt vor No-Shows und Last-Minute-Stornierungen, ohne dass der Gast vorab zahlen muss: Er hinterlegt lediglich seine Kreditkartendaten – ein Betrag wird nur dann belastet, wenn er kurzfristig nicht erscheint oder storniert. Das Anzahlungssystem muss dafür aktiviert sein (im Premiumpaket enthalten). Mehr zur Aktivierung unter Wie richte ich die Anzahlung ein?

Anzahlungsvorlage mit Kreditkartengarantie anlegen

Gehe zu Reservierung → Einstellungen → Allgemein → Anzahlungsvorlagen und klicke auf Neue Vorlage anlegen. Wähle als Zahlungsmethode Kreditkartengarantie.

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

• Name – Nur intern sichtbar.
• Min. Personenanzahl – Ab wie vielen Gästen die Garantie verlangt wird.
• Stornierungsrichtlinien – Lege fest, bis wann vor dem Besuch eine kostenlose Stornierung möglich ist und wie viel Prozent des Betrags danach belastet wird. Mehrere Stufen sind möglich, z.B. 50 % bei Stornierung unter 10 Tagen, 100 % unter 12 Stunden.
• Pro Gast oder Pauschal – Ob der Betrag pro Person oder einmalig gilt.
• No-Show-Gebühr – Der Betrag, der bei Nichterscheinen belastet wird.
• Frist zur Datenhinterlegung – Wie lange der Gast Zeit hat, seine Kreditkartendaten einzugeben, bevor die Reservierung automatisch storniert wird.
• Hinweistext – Erscheint im Reservierungsformular. Die Variablen [betrag] und [betragproPersonen] werden automatisch ersetzt.

Wann wird die Kreditkarte belastet?

Die Kreditkarte wird nicht automatisch eingezogen. Eine Belastung findet nur in zwei Fällen statt:

• Der Gast storniert selbst innerhalb der festgelegten Fristen. Er muss dabei aktiv bestätigen, dass er die kostenpflichtige Stornierung versteht.
• Der Betreiber setzt die Reservierung auf No-Show. Auch dann wird die Karte automatisch belastet.

In beiden Fällen ist eine aktive Bestätigung erforderlich, damit keine unbeabsichtigten Belastungen entstehen.

Anzahlungsvorlage mit einer Reservierungsvorlage verknüpfen

Damit die Kreditkartengarantie bei bestimmten Online-Reservierungen greift, muss die Anzahlungsvorlage in der gewünschten Reservierungsvorlage hinterlegt werden – z.B. nur für Feiertage oder Abendveranstaltungen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Neue Abfrage anlegen

Gehe unter Reservierung → Einstellungen → Allgemein → Zusatzabfragen und klicke auf + Neue Abfrage anlegen. Fülle die Felder aus:

• Name der Zusatzabfrage – Nur intern sichtbar, z.B. im Reservierungsbuch und in den Vorlagen.
• Frage – Der Text, den der Gast im Reservierungsformular sieht.
• Art der Abfrage – Bestimmt, wie die Frage gestellt wird und was der Gast eingeben kann.

Die fünf Abfragetypen

• Vorgegebene Antworten – Der Gast wählt aus einer vordefinierten Liste. Weitere Antwortmöglichkeiten lassen sich mit + Weitere Antwortmöglichkeit hinzufügen ergänzen. Beispiel: „Kinderstuhl benötigt? Ja / Nein“ → Mehr dazu
• Tags – Wie vorgegebene Antworten, aber die Auswahl setzt automatisch einen Tag an der Reservierung. → Mehr dazu
• Freitext – Der Gast kann eine freie Texteingabe machen. Beispiel: „Haben Sie besondere Wünsche?“ → Mehr dazu
• Vorlage für 2. Reservierung – Doppelreservierung: Der Gast bucht gleichzeitig in zwei Bereichen. → Mehr dazu
• Begrenzte Vorbestellung – Produkte oder Angebote mit limitierter Stückzahl. → Mehr dazu

Einzelabfrage vs. Menüabfrage

Beim Verknüpfen einer Abfrage mit einer Vorlage kannst du festlegen, wie oft die Frage gestellt wird:

• Einzelabfrage – Die Frage wird einmal pro Reservierung gestellt. Beispiel: „Kommen Sie mit dem Rollstuhl?“ oder „Benötigen Sie einen Kinderstuhl?“
• Menüabfrage – Die Frage wird einmal pro Gast gestellt. Praktisch für Feiertagsmenüs, bei denen jeder Gast eine eigene Auswahl trifft, z.B. Menü A, B oder C.

Jede Abfrage lässt sich außerdem als verpflichtend oder optional einstellen – je nachdem, ob der Gast die Frage beantworten muss, um die Reservierung abzuschließen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Ein Add-On ist eine Zusatzleistung, die der Gast bei der Tischreservierung auswählen kann (etwa eine Flasche Wasser, Sektempfang, Tisch eindecken, usw.).

Du kannst ein Add-On wie eine Abfrage oder eine Anzahlungsvorlage in einer Reservierungsvorlage hinterlegen.

Wie lege ich Add-On an?

Um ein neues Add-On anzulegen, gehst Du auf Reservierung >> Einstellungen >> Vorlagen

Ganz unten auf der Seite findest Du den Punkt Add-On erstellen:

Benenne und beschreibe die angebotene Dienstleistung/das Produkt.

Lege fest, ab welcher Personenanzahl und zu welchen Preisen du das Add-On anbieten möchtest:

Wie verknüpfe ich Add-On?

Damit ein Add-On im Reservierungsformular abgefragt wird, musst du es mit einer Vorlage verknüpfen:

Wie funktioniert Add-On Ansicht für den Gast?

Hast Du alle gewünschten Add-Ons hinterlegt und die Vorlage gespeichert, werden die einzelnen Posten vor Eingabe der Kontaktinformationen einzeln im Reservierungsformular abgefragt.

Der Gast hat bei jeder Position die Möglichkeit, das Add-On zu buchen oder zu überspringen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Um eine optimale Vorbereitung auf den Besuch deiner Gäste zu gewährleisten, kannst du in den Reservierungsvorgang verschiedene Abfragen einbauen. Wie du Abfragen anlegst und mit einer Vorlage verknüpfst, erfährst du unter Wie erstelle ich Zusatzabfragen?

Vorgegebene Antworten

Die klassische Art der Abfrage: Der Gast wählt aus einer vordefinierten Liste von Antwortmöglichkeiten. Beispiele: „Benötigen Sie einen Kinderstuhl?“, „Anlass der Reservierung?“. Optional ist eine Mehrfachauswahl möglich.

Freitext

Der Gast kann eine freie Texteingabe machen – ideal für Fragen, bei denen die Antworten zu vielfältig für eine feste Liste sind, z.B. Allergien oder besondere Wünsche. Die Antwort des Gastes erscheint als Notiz an der Reservierung und ist in der Listenansicht mit dem Notiz-Hinweis erkennbar. Die vollständige Antwort siehst du beim Öffnen der Reservierung oder beim Überfahren mit der Maus.

Tags

Wie vorgegebene Antworten – aber jede Antwort ist direkt mit einem Tag verknüpft. Wählt der Gast eine Option, wird der Tag automatisch an der Reservierung gesetzt und ist im Reservierungsbuch sofort sichtbar und filterbar. Auch hier ist optional eine Mehrfachauswahl möglich.

Besondere Abfragetypen

Um einen Reservierungsvorgang mit einem zweiten zu verknüpfen (z.B. Tischreservierung nach einem Bowling-Besuch) oder dem Gast begrenzt verfügbare Produkte zur Vorbestellung anzubieten, stehen zwei weitere Typen zur Verfügung:

• Vorlage für 2. Reservierung (Doppelreservierung) – Der Gast bucht gleichzeitig in zwei Bereichen.
• Begrenzte Vorbestellung – Produkte oder Angebote mit limitierter Stückzahl.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Gerade saisonale Produkte und Angebote sind nicht immer unbegrenzt verfügbar.

Damit deine Gäste mit ihrer Tischreservierung auch garantiert einen Platz am Spargelbuffet oder einen Teil ihrer Martinsgans bekommen, bestimmst du diese Abfrage die Verfügbarkeit.

Was muss ich bei Schritt 1: Verfügbarkeit festlegen beachten?

In Einstellungen >> Vorlagen findest du ganz unten auf der Seite den Punkt Bestellungen mit begrenzter Verfügbarkeit:

Lege fest, welche Menge deines Produktes/Angebots generell verfügbar ist – gib ggf. abweichende Mengen für bestimmte Tage an.

Wie lege ich Schritt 2: Abfrage an?

Hast du eine Verfügbarkeit festgelegt, taucht in den Abfragetypen die begrenzte Vorbestellung auf.

Über deine Antwortmöglichkeiten kannst du angeben, wie viel pro Bestellung von deiner Verfügbarkeit abgezogen werden soll.

Wie verknüpfe ich Schritt 3: Abfrage?

Erstelle eine Vorlage für deine Veranstaltung/ die Tage an denen du die begrenzt verfügbare Vorbestellung anbieten möchtest und verknüpfe die Abfrage.

Im Beispiel bietet sich die Menüabfrage (pro Gast) an.

Natürlich kannst du die Vorbestellung auch optional mit deiner Standardreservierung verbinden – oder ein Produkt anbieten, das pro Reservierung abgefragt wird.

Was muss ich bei Schritt 4: Ansicht im Reservierungsbuch beachten?

Wenn du jetzt eine Testreservierung durchführst, werden die Antworten als Tags, sowie summiert in der Listenansicht des Reservierungsbuchs angezeigt.

Dieser Abfragetyp kann vielfältig eingesetzt werden, die Einrichtung kann daher manchmal etwas kniffelig sein.

Bei Fragen zu deinem speziellen Angebot kontaktiere uns gerne direkt über den Support-Chat.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Mit diesem Abfragetyp kannst du zwei Reservierungsvorgänge miteinander verknüpfen.

Dieser Abfragetyp ist im Premium-Paket enthalten.

Diese Funktion eignet sich beispielsweise, um den Gast nacheinander durch die Reservierung einer Bowlingbahn und eines Tisches zu führen.

Wie erstelle ich Schritt 1: Vorlagen?

Erstelle die beiden Vorlagen, die miteinander verknüpft werden sollen und hinterlege die gewünschten verfügbaren Räume und Voraussetzungen.

Für eine genauere Anleitung, empfehlen wir dir unseren Artikel Erstellen einer Vorlage.

Wie erstelle ich Schritt 2: Abfrage?

Um den Gast von einer Reservierung in die zweite zu navigieren, ist eine Abfrage nötig:

Wir geben dem Gast hier die Möglichkeit, vor oder nach seinem Bowlingspiel einen Tisch zu reservieren oder auf eine Tischreservierung zu verzichten.

Wie verknüpfe ich Schritt 3: Abfrage?

Das Verknüpfen der Abfrage erfolgt wie gewohnt. Beachte aber, dass du die richtige Vorlage wählst – im Beispiel muss die Abfrage in die Reservierungsvorlage für eine Bowlingbahn eingefügt werden (nicht umgekehrt!):

Wie funktioniert Schritt 4: Zeiten hinterlegen?

Damit beide Angebote wie gewünscht verfügbar sind, achte darauf, dass sie zu den passenden Reservierungszeiten hinterlegt sind:

Wie funktioniert Schritt 5: Testen?

Da der doppelte Reservierungsvorgang etwas komplizierter ist und man leicht mal die Reihenfolge von Vorlage und Abfrage vertauscht – bitte unbedingt testen!

Bei Fragen zur Einrichtung deines Reservierungsvorgangs kontaktiere uns gerne jederzeit über den Support-Chat oder unsere Hotline 👍

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Um das Gastro.Digital Anzahlungssystem zu verwenden, musst du es zunächst aktivieren. Das Anzahlungstool ist im Premiumpaket enthalten.

Wie lege ich Anzahlungsvorlage an?

Um eine Anzahlung mit einer beliebigen Vorlage zu Verknüpfen, erstellst du eine Anzahlungsvorlage.

Dafür scrollst du in Einstellungen >> Vorlagen etwas nach unten

In der Anzahlungsvorlage kannst du einstellen, ab welcher Personenzahl (1) die Anzahlung pauschal oder pro Gast (2) verlangt wird.

Außerdem legst du hier fest, wie lange eine Reservierungsanfrage als ausstehend im Reservierungsbuch angezeigt wird – also wie viel Zeit der Gast hat, um die Zahlung durchzuführen – bis die Anfrage automatisch storniert wird (3).

Ist die Zahlung erfolgreich, ändert sich der Status der Reservierung automatisch auf bestätigt.

Wie verknüpfe ich die Anzahlungsvorlage mit einer Reservierungsvorlage?

Damit eine Anzahlung bei Online-Reservierungen verlangt wird, muss die Anzahlungsvorlage in der entsprechenden Reservierungsvorlage hinterlegt werden – zum Beispiel nur für Feiertage oder bestimmte Anlässe. Öffne dazu die gewünschte Vorlage und wähle unter Anzahlungsvorlage die passende Vorlage aus.

Wie funktioniert Anzahlung bei manueller Reservierung?

Du kannst eine Anzahlung auch manuell anfordern, beispielsweise, wenn ein Gast vor Ort oder telefonisch reserviert.

Ist die E-Mail Adresse eingetragen, wählst du die Option Reservierung benötigt Anzahlung.

Der weitere Ablauf ist identisch zur Online-Reservierung: Der Gast erhält die Zahlungsaufforderung per E-Mail und der Status ändert sich nach erfolgter Zahlung auf bestätigt.

Wie funktioniert Storno und Rückzahlung?

Hat ein Gast eine Anzahlung geleistet, kann er die Reservierung nicht mehr über seine Bestätigungs-E-Mail stornieren!

Du bist also geschützt vor spontanen Absagen. Natürlich können deine Gäste dich kontaktieren, um die Reservierung frühzeitig abzusagen. Du kannst in diesem Fall den Status manuell auf storniert setzen – damit löst du bei uns die Rückzahlungsaufforderung aus.

Achtung: je nach Zahlart kann es in machen Fällen bis zu 10 Werktage dauern, bis dein Gast die Rückzahlung erhält!

Sobald eine Anzahlungsvorlage verknüpft ist, springt der Status neu angelegter Reservierungen automatisch auf Ausstehend. Der Gast erhält per E-Mail einen Link zur Zahlung und die Reservierung wird nach erfolgreicher Anzahlung automatisch auf Bestätigt gesetzt.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Wenn das Ticketing-Modul aktiv ist, lässt sich eine Reservierungsvorlage direkt mit einem Event und einem Ticket verknüpfen. So können Gäste bei der Online-Reservierung gleichzeitig ein Ticket buchen.

Voraussetzung: Event und Ticket anlegen

Bevor eine Verknüpfung möglich ist, muss zunächst ein Event mit mindestens einem Ticket angelegt werden. Wie das funktioniert, ist ausführlich im Ticketing-Bereich beschrieben:

• Was sind Events und Tickets und wie nutze ich sie?

Verknüpfung in der Reservierungsvorlage

Öffne die gewünschte Reservierungsvorlage und scrolle nach unten zu den Abschnitten Event und Ticket. Wähle das passende Event und das gewünschte Ticket aus.

Mit dem Schalter Ticketzahlung verpflichtend legst du fest, ob der Gast das Ticket bereits bei der Reservierung bezahlen muss oder ob er auch die Option hat, vor Ort zu zahlen. Ist die Zahlung nicht verpflichtend, wird die Reservierung mit dem Status Unbezahlt angelegt.

Welche Tickettypen gibt es?

Je nach Anwendungsfall gibt es unterschiedliche Verknüpfungstypen – zum Beispiel Tickets pro Person, pro Einheit (Tisch, Bahn, Board) oder als GruppenTicket mit verschiedenen Stückzahlen. Die passende Konfiguration hängt davon ab, was gebucht werden soll. Die folgenden Fallbeispiele zeigen konkrete Einrichtungsszenarien:

• Wie funktioniert der Add-On Ticketverkauf bei Reservierungen? – Überblick und Grundprinzip
• Fallbeispiel: Personen mit Preiskategorien – z.B. für Führungen oder Abendveranstaltungen
• Fallbeispiel: Tische/Einheiten nach Stunden – z.B. für Darts, Bowling oder ähnliche Bereiche
• Fallbeispiel: Tickets mit Gruppengrößen – z.B. für Eintrittstickets mit verschiedenen Stückzahlen

Das Ticketing-Modul lässt sich übrigens auch als eigenständiger Ticketshop nutzen – unabhängig von der Tischreservierung. Das bietet sich an, wenn du zum Beispiel Tickets für ein einmaliges Event verkaufen möchtest. Dort hast du mehr Gestaltungsfreiheit: eigene Bilder, Beschreibungstexte, individuelles Ticket-Design und mehr.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Mit der Vorbestellung können Gäste direkt im Anschluss an ihre Tischreservierung Speisen vorbestellen. Dafür wird das Bestellsystem mit dem Reservierungssystem verknüpft.

Voraussetzung: Speisekarte anlegen

Bevor eine Vorbestellung möglich ist, müssen Artikel und eine Speisekarte im Speisekarten-Bereich angelegt sein:

• Wie trage ich Artikel in die Artikelliste ein?
• Wie erstelle ich eine Speisekarte?

Den vollständigen Speisekarten-Bereich findest du unter Speisekarte.

Speisekarte in der Vorlage verknüpfen

Öffne die gewünschte Reservierungsvorlage und scrolle nach unten zum Abschnitt Vorbestellung. Wähle dort die Speisekarte aus, die dem Gast nach der Reservierung zur Auswahl stehen soll.

So erlebt es der Gast

Der Gast schließt seine Tischreservierung wie gewohnt ab. Auf der Bestätigungsseite erscheint dann ein Button Jetzt Essen vorbestellen, über den er direkt zur Bestellmaske weitergeleitet wird.

Die Vorbestellung landet im Bestellsystem unter den eingehenden Bestellungen – genauso wie Bestellungen über das Liefer- und Abholsystem.

Alles rund um das Bestellsystem – Artikel, Speisekarten, Kategorien und Druckeinstellungen – findest du im Bereich Bestellsystem.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Textvorlagen steuern, welche Texte deine Gäste in E-Mails und im Reservierungsformular sehen. Du findest sie unter Einstellungen → Textvorlagen.

Folgende Vorlagen stehen zur Verfügung:

Platzhalter verwenden

In allen Textvorlagen kannst du Platzhalter einsetzen. Diese werden beim Versand automatisch mit den echten Reservierungsdaten befüllt. Platzhalter stehen immer in eckigen Klammern und werden kleingeschrieben:

Hinweis: Der Platzhalter [zusatztext] wird derzeit nicht in allen Ansichten angezeigt.

HTML und Links

In den Textvorlagen kannst du einfaches HTML verwenden – zum Beispiel <br> für einen Zeilenumbruch. Links kannst du einfach als URL einfügen, sie werden automatisch verlinkt. Emojis solltest du vermeiden – sie können dazu führen, dass der Text nicht gespeichert wird.

Verweildauer anzeigen

Unter Einstellungen → Textvorlagen findest du außerdem den Schalter Verweildauer. Damit steuerst du, ob die geplante Aufenthaltsdauer in der Bestätigungsmail für den Gast sichtbar ist oder nicht.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservierungszusage ist die E-Mail, die dein Gast erhält, sobald seine Reservierung bestätigt wurde. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Reservierungszusage.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter verwenden, die automatisch mit den Reservierungsdaten befüllt werden – zum Beispiel [vorname], [datum] oder [uhrzeit]. Eine vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Zusatztext aus der Vorlage

Mit dem Platzhalter [zusatztext] kannst du anlassbezogene Hinweise in die Bestätigungsmail einbinden. Der Text dafür wird nicht hier, sondern direkt in der jeweiligen Reservierungsvorlage hinterlegt – unter Reservierung → Einstellungen → Vorlagen → Vorlage bearbeiten → Informationen für den Gast → Zusätzlicher Hinweis in der Bestätigungsmail an den Gast.

So kannst du zum Beispiel beim Anlass „Geburtstagsfeier“ einen anderen Hinweis mitschicken als bei einer normalen Tischreservierung.

„

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservierungserinnerung ist die E-Mail, die vor dem Besuch automatisch an den Gast versendet wird. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Reservierungserinnerung.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter verwenden. Eine vollständige Liste findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservierungsabsage ist die E-Mail, die dein Gast erhält, wenn eine Anfrage abgelehnt wird. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Reservierungsabsage.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter verwenden. Eine vollständige Liste findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Dieser Text erscheint im Reservierungsformular, wenn die eingestellte Pufferzeit überschritten ist und für den heutigen Tag keine Online-Buchung mehr möglich ist. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Keine Reservierung mehr für heute.

Beispiel: Wenn du eine Pufferzeit von 2 Stunden eingestellt hast und ein Gast um 16:00 Uhr versucht, für 18:00 Uhr zu reservieren, sieht er diesen Text.

Viele nutzen diesen Text, um Gästen eine Alternative anzubieten – zum Beispiel einen Hinweis, trotzdem vorbeizukommen oder anzurufen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Der Infotext im Reservierungsformular erscheint im letzten Schritt der Buchung – rechts neben den Kontaktfeldern – unter der Überschrift „Wichtige Information zu deinem Besuch“. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Infotext Reservierungsformular.

Hier kannst du zum Beispiel auf Stornierungsbedingungen, Anzahlungsregelungen oder andere wichtige Hinweise für den Gast aufmerksam machen.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter und einfaches HTML verwenden. Eine vollständige Liste der Platzhalter findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservierungsstornierung ist die E-Mail, die dein Gast erhält, wenn eine Reservierung im Reservierungsbuch storniert wird. Den Text dafür bearbeitest du unter Einstellungen → Textvorlagen → Reservierungsstornierung.

Hinweis: Diese E-Mail wird nur verschickt, wenn die Stornierung durch euch im System vorgenommen wird. Storniert der Gast selbst, erhält er stattdessen eine Bestätigung direkt im Browser – nicht per E-Mail.

Du kannst den Text frei formulieren und dabei Platzhalter verwenden. Eine vollständige Liste findest du im Artikel Was sind Textvorlagen und wie bearbeite ich sie?.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Informiere Deine Gäste über Schicht- und Textvorlagen und Hinweise.

Schichtvorlage

An drei Stellen können Informationen eingegeben werden, die den Gast über Besonderheiten innerhalb einer bestimmten Vorlage informieren:

1.) Informationen aus Vorlage

2.) Hinweis aus Vorlage (für ganze Datumszeiträume verwende bitte den allgemeinen Hinweis)

3.) Für die Online-Reservierung sind keine freien Plätze mehr verfügbar

Textvorlage

Ist an einem Tag keine Reservierungsvorlage hinterlegt oder blockierst Du die aktive Vorlage, kannst du hier bestimmen, welche Information der Gast sieht:

Hinweise (allgemein)

Mehr Google Rezensionen bedeuten mehr Sichtbarkeit und Vertrauen bei neuen Gästen. Hier erfährst du, wo im Backoffice du einstellen kannst, wie dein Restaurant nach (Google-) Reservierungen Bewertungen erhält – und ob/wie diese weitergeleitet werden.

Gästefeedback aktivieren

Um Feedback über Google zu erhalten, benötigst du das Modul ‚Gästefeedback‘. Dieses ist im Premium-Tarif enthalten oder als Add-On buchbar – wende dich an deinen Ansprechpartner, um die Funktion zu testen.

Google-Link für Bewertungen hinterlegen

Im Menü unter ‚Gästefeedback‘ findest du den Punkt Google-Reviews

Den Link für die Google-Bewertung findest du in deinem Google-Eintrag

Kopiere den angezeigten Link und für ihn im Feld für den Google-Bewertungslink ein.

Weiterleitung zu Google Bewertung einrichten

Es gibt drei Möglichkeiten das Gästefeedback-Tool zu verwenden.

1.Bewertungen über Gastro.Digital erhalten und freischalten:

Mit einem Klick auf das Auge neben der Sterneanzahl bestimmst du, ob die Bewertung auf deiner Webseite angezeigt wird oder nicht. Über das Textfeld unter der Bewertung kannst du direkt auf den Kommentar des Gastes antworten.

Wenn die Bewertungen auf deiner Webseite angezeigt werden sollen, binde einfach das Widget über den Punkt Integrationen auf deiner Seite ein:

2. Direkt zu Google

Für eine direkte Weiterleitung zu Google ohne das Gastro.Digital Bewertungs-Tool, aktiviere die Funktion direkte Weiterleitung zur Google-Bewertung aktivieren

3. Weiterleitung zu Google ab Mindestbewertung

Für eine Weiterleitung ab einer bestimmten Mindestbewertung, deaktiviere die direkte Weiterleitung und trage die Menge an Sternen ein, die mindestens für die Google-Bewertung erforderlich ist:

Dein Vorteil

Aktiviere die Weiterleitung zu Google Rezensionen, um mehr positive Bewertungen zu erhalten und negative Bewertungen über Gastro.Digital abzufangen und zu beantworten.

Erhöhe so deine Sichtbarkeit und deine Reichweite mit wenig Aufwand und kläre unangenehme Situationen auf, anstatt eine negative Bewertung für einen einzelnen Vorfall zu kassieren.

Feedback-E-Mail an den Gast einrichten

Nach einem Besuch kann automatisch eine Feedback-E-Mail an den Gast versendet werden. Den Versand richtest du unter Gästefeedback → Einstellungen ein. Den Inhalt der E-Mail kannst du nicht frei bearbeiten – du kannst jedoch einstellen, ob das Feedback intern gesammelt wird oder ob der Gast direkt zu einer Google-Bewertung weitergeleitet werden soll.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Im Reiter Logfiles siehst du ein Protokoll aller Reservierungen, die in einem bestimmten Zeitraum eingegangen sind. Du findest ihn unter Reservierung → Logfiles → Logfiles.

Zeitraum auswählen

Gib oben ein Start- und Enddatum ein oder nutze die Schnellauswahl-Schaltflächen: heute, gestern, letzten 7 Tage, akt. Woche, letzte Woche, akt. Monat oder letzter Monat. Bei großen Datenmengen kannst du über das Dropdown Zeige Seite zwischen den Ergebnisseiten wechseln.

Was zeigt die Liste?

Für jeden Eintrag siehst du:

• Datum: Zeitpunkt, zu dem die Reservierung angelegt wurde
• Reservierungsdatum: Datum und Uhrzeit der Reservierung sowie den Kanal (via Online oder via Res.buch)
• Gastdaten: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Details: Status der Reservierung und Personenzahl
• Guest Note: Eventuelle Hinweise oder Nachrichten des Gastes

Auch stornierte Reservierungen werden in der Liste angezeigt.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Im Reiter Serien Reservierungen siehst du eine Übersicht aller angelegten Dauerreservierungen. Du findest ihn unter Reservierung → Logfiles → Serien Reservierungen.

Was zeigt die Liste?

Für jede Dauerreservierung siehst du:

• Erstellt am: Zeitpunkt, zu dem die Dauerreservierung angelegt wurde
• Reservierungsdatum: Datum des ersten Termins – ein Klick darauf öffnet direkt den entsprechenden Tag im Reservierungsbuch
• Anzeige: Wiederholungsintervall, z. B. wöchentlich
• Tag: Wochentag und Dauer der Serie
• Gastdaten: Name, E-Mail und Telefonnummer – über das Bearbeiten-Symbol können Vor- und Nachname angepasst werden

Dauerreservierungen bearbeiten

Um eine Dauerreservierung zu ändern – zum Beispiel Uhrzeit oder Tischzuweisung – klicke auf das Reservierungsdatum und öffne die Reservierung im Buch. Beim Speichern kannst du wählen, ob die Änderung nur für diesen einen Termin oder für alle wiederkehrenden Reservierungen gelten soll.

Wichtig: Dauerreservierungen können nicht vollständig gelöscht werden. Sollte das nötig sein, wende dich bitte an den Support – das erfordert einen administrativen Eingriff.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Reservation-list ist das Reservierungsbuch in der Listenansicht – über einen frei wählbaren Zeitraum hinweg. Du findest sie unter Reservierung → Logfiles → Reservation-list.

Filtern und Suchen

Du kannst die Ergebnisse auf verschiedene Weisen einschränken:

• Zeitraum: Start- und Enddatum frei wählbar
• Freitextsuche: Nach Gastnamen suchen
• Nach Status filtern: z. B. nur bestätigte Reservierungen anzeigen
• Nach Raum filtern
• Nach Tags von heute filtern: z. B. alle Geburtstags-Reservierungen
• Nach Schicht filtern

Die Liste zeigt pro Eintrag Name, Personenzahl, Tisch, Tags und Status. Oberhalb jedes Tages wird eine Zusammenfassung mit Gesamtanzahl der Reservierungen und Gäste angezeigt.

Weitere Funktionen

• PDF-Download: Die aktuelle Ansicht lässt sich oben rechts als PDF herunterladen – praktisch für die Schichtplanung oder als Ausdruck
• Neue Reservierung anlegen: Über den grünen Schaltfläche oben rechts kannst du direkt eine neue Reservierung erstellen

Die Reservation-list eignet sich besonders gut für die Vorausplanung: So siehst du auf einen Blick, an welchen Tagen besondere Veranstaltungen oder hohe Auslastung zu erwarten sind.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Unter Gästefeedback → Statistiken findest du eine Auswertung aller eingegangenen Bewertungen. Der Bereich ist in drei Reiter aufgeteilt.

Reiter: Statistiken

Oben siehst du auf einen Blick:

• Gesamtanzahl aller Feedbacks
• Durchschnittsbewertung über alle Kategorien
• Anzahl Feedbacks im letzten und im aktuellen Monat

Darunter folgt die Durchschnittsbewertung aufgeschlüsselt nach den Kategorien Gesamteindruck, Service, Sauberkeit, Essen, Ambiente und Preis/Leistung. Grafiken zeigen den Verlauf jeder Kategorie über den gewählten Zeitraum – so siehst du auf einen Blick, ob sich etwas verändert hat.

Reiter: Statistikdetails

Hier kannst du die Auswertung noch feiner steuern:

• Zeitraum: frei wählbar über Start- und Enddatum
• Maßstab: täglich, wöchentlich, monatlich oder nach Wochentagen
• Google-Bewertungen einbeziehen: Wenn du dein Google-Konto verknüpft hast, können interne und Google-Bewertungen gemeinsam ausgewertet werden

Reiter: Feedback AI

Der Reiter Feedback AI bietet eine KI-gestützte Zusammenfassung und Analyse der eingegangenen Bewertungen. Feedback AI ist ein Premiumprodukt – wende dich für mehr Informationen oder zur Freischaltung bitte an den Support.

Einzelne Bewertungen einsehen und beantworten

Die einzelnen Gastbewertungen findest du unter Gästefeedback → Bewertungen. Dort siehst du pro Eintrag die Sternebewertung je Kategorie, den Freitext des Gastes sowie Datum und Uhrzeit des Besuchs. Du kannst direkt auf eine Bewertung antworten – der Gast erhält deine Antwort dann per E-Mail.

Mit dem Augen-Symbol neben der Bewertung steuerst du, ob sie im Gästefeedback-Widget auf deiner Webseite sichtbar ist. Wie du das Widget einbindest, erfährst du im Artikel zur Integration.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Logfiles findest du in der linken Navigationsleiste unter Reservierung → Logfiles. Der Bereich ist nur für Benutzer/innen mit Administrationsrechten sichtbar – Service-Mitarbeiter/innen haben keinen Zugriff darauf.

Die Logfiles sind in drei Reiter unterteilt:

Zu jedem Reiter gibt es einen eigenen Artikel:

• Wie nutze ich den Reiter Logfiles?
• Wie nutze ich den Reiter Serien Reservierungen?
• Wie nutze ich die Reservation-list?

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Die Gästedatenbank findest du unter Reservierung → Meine Gäste. Dort werden alle Gastdaten gesammelt, die über Reservierungen eingegangen sind. Du kannst Einträge manuell anlegen und bearbeiten, zusätzliche Hinweise hinterlegen und die Besuchshistorie jedes Gastes einsehen.

Wie lege ich einen neuen Gast an?

Gehe zu Reservierung → Meine Gäste → Neuen Gast anlegen. Dort kannst du alle verfügbaren Gastinformationen erfassen. Zusätzliche Hinweise und hinterlegte Unverträglichkeiten tauchen im Reservierungsbuch direkt neben dem Namen des Gastes auf.

Einträge entstehen auch automatisch: Bei jeder Online-Reservierung werden die Gastdaten direkt übernommen. Beim manuellen Anlegen einer Reservierung über das + kannst du über das erweiterte Kontaktformular zusätzliche Daten wie den Firmennamen erfassen. Existiert bereits ein Eintrag, wird er beim Eintippen der ersten Buchstaben oder Ziffern vorgeschlagen.

Achtung: Wenn du eine neue Information zu einem bestehenden Eintrag hinzufügst, wird die alte überschrieben.

Wie funktioniert die Gäste-Historie?

Um die Besuchshistorie eines Gastes einzusehen, klicke auf das Datei-Symbol ganz rechts im jeweiligen Eintrag unter Reservierung → Meine Gäste – oder auf die Anzahl der Besuche direkt im Reservierungsbuch.

Die Gäste-Historie zeigt alle bisherigen Besuche, zugehörige Notizen und den jeweiligen Status. Sie lässt sich nach Zeit, Tisch, Tags und Status sortieren.

Was ist der No-Show-Zähler?

Damit du nicht erst die Gäste-Historie öffnen musst, um zu sehen, ob ein Gast öfter ohne Absage nicht erschienen ist, wird neben der Besuchsanzahl eine rote Ziffer eingeblendet. Sie erscheint ab dem zweiten No-Show.

Wie kann ich meine Gästedaten exportieren?

Um deine Gästedatenbank herunterzuladen, nutze den Button CSV-Datei herunterladen. Die Datei kannst du anschließend z. B. in Excel über Daten → Aus Text/CSV importieren und weiterbearbeiten.

Für eine genaue Anleitung zu deinem Datenverarbeitungsprogramm im Umgang mit CSV-Dateien wende dich an den Support deiner Software.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

In diesem Artikel erfährst du, wie du den Abfragetyp Tags einstellst und mit einer Vorlage verknüpfst. Wie du die so erhobenen Informationen auswerten kannst, zeigen wir dir im Artikel zur Tag-Statistik.

Wie erstelle ich Tags?

Um Tags festzulegen, die du für die Abfrage verwenden möchtest, gehst du in deine Reservierungsbuch-Einstellungen.

Wie richte ich eine Tag-Abfrage ein?

Eine Tag-Abfrage ist in vielen Situationen sinnvoll, zum Beispiel:

• Informationen zum Aufenthalt (Kinderstuhl, mit Hund, barrierefrei)
• Besondere Lebensmittelwahl (Allergien, vegetarisch, vegan)
• Unterscheidung in Gästetypen (z. B. Hausgast/Externer Gast bei Hotelbetrieben)

Erstelle eine neue Abfrage unter Reservierung → Einstellungen → Vorlagen:

1. Art der Abfrage auf Tags stellen
2. Ggf. Mehrfachauswahl aktivieren
3. Wählbare Tags hinterlegen

Wie verknüpfe ich die Abfrage mit einer Vorlage?

Damit die Tags als Abfrage in der Vorlage auftauchen, hinterlegst du sie an der gewünschten Stelle als optionale oder verpflichtende Auswahl:

Im Reservierungsvorgang kann der Gast an entsprechender Stelle die Tags wählen:

Videotutorial

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Im Reservierungssystem erhältst du nicht nur eine Übersicht des aktuellen Tages, sondern du kannst dir auch für einen beliebigen Zeitraum anzeigen lassen, wie viele Reservierungen du hattest/erwartet werden und mit welchen Tags sie markiert wurden.

Anmerkung: Berücksichtigt werden alle Tags, die manuell eingetragen wurden oder die über eine Abfrage über die Online-Reservierung eingegangen sind.

Wie statistik – zeitraum einstellen?

Was wird bei ‚Statistik – Anzeige wählen‘ angezeigt?

Anschließend wählst du aus, welche Tags du in der Statistik sehen möchtest:

Was ist Auswertung?

In der Auswertung werden dir dann die Tage angezeigt, an denen eine Reservierung mit dem entsprechenden Tag angelegt ist. Die prozentualen Anteile der gewählten Tags an der Gesamtzahl siehst du über dem Diagramm.

Das Reservierungssystem lässt sich auf verschiedene Arten in deine Online-Präsenz einbinden. Die Einstellungen dafür findest du unter Reservierung → Integration → Website Integration.

Direkter Link

Unter Direkter Link findest du die URL zu deinem Reservierungsformular. Diesen Link kannst du:

• hinter einen Button auf deiner Webseite legen
• in Social-Media-Profilen hinterlegen (z. B. Instagram-Bio oder als Story-Link, der als Highlight gepinnt wird)
• in E-Mails oder anderen Kommunikationsmitteln verwenden

Reservierungs-Widget einbinden

Mit dem Reservierungs-Widget lässt sich das Buchungsformular direkt in eine Webseite einbetten. Den Einbindungscode findest du direkt in der App – leite ihn an den/die zuständige/n Webentwickler/in weiter.

Hinweis: Wenn du mehrere Gastro.Digital-Widgets auf deiner Webseite einbindest, benötigst du die Scripte im ersten Schritt nur einmal.

Anzeigeeinstellungen fürs Widget

Unter Reservierung → Integration gibt es weitere Optionen, wie das Widget für Gäste erscheint:

• Reihenfolge bei der Online-Reservierung: Standardmäßig wählt der Gast zuerst das Datum. Du kannst jedoch einstellen, dass zuerst die Vorlage (z. B. Anlass oder Aktivität) ausgewählt wird. Das ist besonders sinnvoll bei Event-Gastronomie oder Freizeitanlagen, wo Gäste zuerst auswählen, ob sie z. B. zum Bowlen, Billard oder zu einem Kurs kommen möchten.
• Öffnungszeiten anzeigen: Normalerweise werden die Öffnungszeiten nach der Datumsauswahl angezeigt. Du kannst sie aber auch komplett ausblenden – sinnvoll z. B. wenn du das System für mehrere Bereiche oder Restaurants an einem Standort nutzt und die Gäste nicht durch übergreifende Öffnungszeiten verwirrt werden sollen.

Wie passe ich das Widget-Layout an?

Im Abschnitt Widget-Layout kannst du das Erscheinungsbild des Reservierungsformulars an deine CI anpassen:

• Hintergrundfarbe: Hintergrund des Widgets und der externen Gutscheinkaufseite. Optional: transparenter Hintergrund
• Hauptfarbe: Wird für Texte verwendet
• Akzentfarbe: Wird für Buttons und Akzente verwendet

Ein Klick auf das jeweilige Farbfeld öffnet die Farbeingabe, wo du den gewünschten Farbcode (z. B. Hex-Code) eingeben kannst.

Zusätzlich kannst du Schriftarten für Titel/Buttons und für Texte/Eingabefelder separat festlegen.

Die Vorschau rechts aktualisiert sich beim Bearbeiten. Über den direkten Link kannst du das Widget auch in einem neuen Tab in der Vollansicht testen. Nicht vergessen: Änderungen am Ende mit Einstellungen speichern bestätigen.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Der Telefonassistent ist ein Produkt unseres Kooperationspartners assistent.ai und ermöglicht es, Anrufe automatisiert entgegenzunehmen – inklusive Tischreservierungen direkt ins Reservierungsbuch. Den Einstieg findest du in der linken Navigation unter Telefonassistent.

Was kann der Telefonassistent?

• Anrufe rund um die Uhr entgegennehmen – zu Stoßzeiten, außerhalb der Öffnungszeiten oder ab dem dritten Klingeln
• Tischreservierungen aufnehmen und direkt ins Reservierungsbuch eintragen – inklusive Vorlagenabfragen wie bei der Online-Reservierung
• Häufige Gästefragen beantworten, z. B. zu Parkplätzen, Hunden, Barrierefreiheit oder der Anfahrt
• Spezielle Anliegen an das Serviceteam weiterleiten

Wie richte ich den Telefonassistenten ein?

Klicke auf Jetzt ausprobieren, um den Prozess zu starten.

Danach meldet sich ein/e Mitarbeiter/in von assistent.ai und begleitet dich durch die Einrichtung. Die Aktivierung läuft in drei Schritten:

1. Beratungsgespräch: Gemeinsam werden Funktionen und individuelle Einstellungen besprochen
2. Einrichtung der Rufumleitung: Der Assistent erhält eine eigene Rufnummer. Die Weiterleitung – z. B. zu Stoßzeiten, nachts oder ab dem dritten Klingeln – wird gemeinsam mit dem Techniker von assistent.ai in der Telefonanlage eingerichtet
3. Inbetriebnahme: Nach dem Setup ist der Assistent direkt einsatzbereit

Kosten: Die Abrechnung erfolgt pro Anruf – ist der Assistent nicht aktiv, entstehen keine Kosten. Es gibt ein einmaliges Setup.

Selbst ausprobieren

Du kannst den Telefonassistenten vorab als Gast erleben: Ruf einfach das Gastro.Digital-Testrestaurant an und stell eine Reservierungsanfrage.

Testrufnummer: +49 6994 323 610

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Bitte beachte: Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis alle Änderungen im Zusammenhang mit dem Google-Dienst sichtbar sind. Sei daher nicht überrascht, falls deine Änderungen nicht sofort wirksam werden.

Dein Reservierungssystem von Gastro.Digital ermöglicht dir in Zusammenarbeit mit Google die Integration des blauen „Tisch reservieren“ Buttons in deinem Eintrag.
Diese Funktion ist in allen Gastro.Digital Tarifen enthalten.

Bis zum blauen Button für dein Restaurant sind es nur wenige Schritte:

Wie erstelle ich Schritt 1: Vorlage/aktivieren?

Lege eine Vorlage an, in der du hinterlegst, zu welchen Konditionen deine Gäste via Google bei dir reservieren können. Bestimme die Kapazität über die Räume, die du hinterlegst und lege Mindest- und Maximalpersonenanzahl für Gruppen fest.

Wie aktiviere ich Schritt 2: Google Dienst?

Du kannst die Verwendung des Reserve with Google Dienstes jederzeit in den allgemeinen Einstellungen aktivieren und deaktivieren:

Wie aktiviere ich Schritt 3 (optional): Raumauswahl?

Damit deine Gäste, wie auch bei der Reservierung via Webseite/ Online-Formular einen Raumwunsch angeben können, kannst du auch bei der Google Reservierung hinterlegen, welche Räume verfügbar sind.

Für den Gast sieht die Auswahl via Google so aus:

Wie aktiviere ich Schritt 4: Account lassen?

Damit dein Restaurant für den Reserve with Google Dienst freigeschaltet wird, wende dich bitte bei der ersten Aktivierung an einen Mitarbeiter von Gastro.Digital.

Du erreichst uns über das Chat-Icon am unteren rechten Bildschirmrand oder über deinen persönlichen Ansprechpartner bei Gastro.Digital.

Wie funktioniert Einfacher und öfter gefunden werden – deine RWG Vorteile?

Falls du dir nicht sicher bist, ob du den Google Dienst als Ergänzung zu deinem Reservierungs-Widget auf der Homepage und deinen übrigen Kanälen verwenden sollst, haben wir noch drei Argumente, die dich vielleicht überzeugen:

Vereinfachte Reservierungen: Gäste können bequem und einfach online über Google einen Tisch reservieren, ohne die Webseite des Restaurants besuchen zu müssen. Dies macht den Reservierungsprozess für die Gäste schnell und unkompliziert.

Erhöhte Reichweite: Durch die Einbindung des Dienstes in Google können potenzielle Gäste direkt über die Suchergebnisse oder Google Maps einen Tisch im Restaurant reservieren. Dadurch wird die Sichtbarkeit und Erreichbarkeit deines Restaurants erhöht.

Kostenlose Werbung: Die Aktivierung von Reserve With Google kostet dich nichts. Du benötigst auch keinen Google Business Account, um den Dienst nutzen zu können.
Melde dich noch heute bei uns, um dein Restaurant zu verknüpfen und von mehr Sichtbarkeit zu profitieren.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Um dein PMS (Property Management System) mit dem Reservierungssystem zu verbinden, hinterlegst du deine Zugangsdaten unter Developer → Reservierung → PMS-Integration.

Hinweis: Den Bereich Developer findest du ganz unten in der linken Navigationsleiste – scrolle ggf. nach unten, da er leicht übersehen wird.

Welche Zugangsdaten werden benötigt?

Wähle zuerst deinen PMS-Anbieter aus. Je nach Anbieter werden unterschiedliche Zugangsdaten benötigt:

Klicke anschließend auf Integration speichern.

Wichtig: Die benötigten Zugangsdaten erhältst du von deinem Ansprechpartner auf Seiten der Hotelschnittstelle. Bitte erteile dort den Auftrag zur Einrichtung direkt. Je nach Anbieter kannst du die Daten selbst eingeben – bei manchen Anbietern muss die Einrichtung durch uns erfolgen. Im Zweifelsfall wende dich an unseren Support.

Wie teste ich, ob die Verbindung funktioniert?

Nach dem Speichern kannst du die Verbindung unter Reservierung → Hotelgäste testen. Wähle dort einen Zeitraum und klicke auf den grünen Button Hotelreservierungen abrufen. Werden die Hoteldaten des gewählten Zeitraums angezeigt, funktioniert die Schnittstelle.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Neben der automatischen Synchronisierung über das PMS kannst du Hotelreservierungen auch manuell abrufen und ins Reservierungsbuch übertragen. Das ist zum Beispiel sinnvoll für Korrekturen oder wenn du einzelne Gäste gezielt platzieren möchtest.

Wie rufe ich Hotelreservierungen ab?

Gehe zu Reservierung → Hotelgäste und gehe so vor:

1. Wähle, ob du nach Ankunft oder Aufenthalt filtern möchtest.
2. Lege den gewünschten Datumsbereich fest – oder nutze die Schnellauswahl (Heute, Morgen, Aktuelle Woche, Nächste Woche, Nächste 2 Wochen).
3. Klicke auf Hotelreservierungen abrufen.

Wie übertrage ich die Daten ins Reservierungsbuch?

1. Klicke auf das + neben einem Eintrag, um weitere Details zur Buchung aufzuklappen.
2. Klicke auf das Kalendersymbol rechts neben dem Namen – damit werden alle Informationen in die Reservierungsmatrix übertragen.
3. Die Matrix zeigt dir daraufhin die vorgeschlagene Platzierung für jeden Tag des Aufenthalts. Du kannst die Einträge über die Bearbeiten-Schaltfläche nach Wunsch anpassen.
4. Prüfe die Platzierungen und speichere die Reservierung.

Tipp: Wenn ein Gast nur für einen einzelnen Tag eine Restaurantreservierung aufgeben möchte, kannst du ihn im Reservierungsbuch über seine Zimmernummer oder Reservierungsnummer finden.

Hinweis zur automatischen Übertragung

Wenn die automatische Übertragung aktiviert ist, werden neue Hotelbuchungen direkt ins Reservierungsbuch eingetragen. Der manuelle Abruf ist dann nur noch für Korrekturen oder Sonderfälle notwendig.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.

Damit das Reservierungssystem weiß, welcher Verpflegungstyp (z.B. Frühstück, Halbpension, Vollpension) zu welchem Hotelangebot gehört, musst du den Verpflegungstyp mit dem entsprechenden RatePlanCode aus deinem PMS verknüpfen.

Wo nehme ich die Verknüpfung vor?

Die Zuordnung findest du unter Developer >> Reservierung >> PMS-Integration.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Klicke unter „Produktintegrationen“ auf > Neues Produkt hinzufügen.
2. Wähle, ob du einen Rate Plan Code oder einen Package Code verknüpfen möchtest.
3. Trage den Code ein.
4. Wähle den gewünschten Verpflegungstyp aus der Liste (Frühstück, HP, VP).
5. Trage den zugehörigen RatePlanCode aus deinem PMS ein – dieser Code wird direkt vom PMS vorgegeben.
6. Speichere die Verknüpfung.

Woher bekomme ich die RatePlanCodes?

Die RatePlanCodes findest du in deinem PMS-System, üblicherweise im Bereich Tarife oder Preispläne. Bei Unklarheiten wende dich an deinen PMS-Anbieter.

Was passiert nach der Verknüpfung?

Sobald eine Hotelbuchung mit einem RatePlanCode eingeht, werden anhand des Verpflegungstyps die entsprechenden Restaurantreservierungen angelegt. (entweder manuell zu bestätigen, oder automatisch, siehe Artikel: Wo kann ich die Automatisierung ein- oder ausstellen?)

Wo finde ich Hilfe und Support?

Hilfe erhältst du am schnellsten über den Support-Chat am unteren rechten Bildschirmrand in deinem Kundencenter.

Gib bei Fragen am besten immer einen Link, einen Screenshot oder ein konkretes Beispiel an, damit wir dir schnellstmöglich weiterhelfen können!

Für telefonischen Support, wende dich an unser Support-Team an der Hotline ( +49 7153 5589836) oder hinterlasse eine Rückrufbitte über den Chat.

Es ist möglich, einzelne Tage eines Aufenthalts gezielt zu bearbeiten, ohne den gesamten Aufenthalt zu verändern.

Das geht entweder über das Reservierungsbuch oder über die Übersicht aller Reservierungen des Gastes:

Im Reservierungsbuch

1. Öffne die Reservierung am gewünschten Tag.
2. Verändere Personenzahl, Uhrzeit, Tisch o.ä. und klicke auf Speichern.
3. Die Änderung gilt nur für diesen Tag.

Änderungen für mehrere Tage/Reservierungen in der Übersicht vornehmen

• Klicke auf das Bearbeiten-Symbol neben einer beliebigen Reservierung des Aufenthalts.
• In der Übersicht siehst du alle über die PMS-Schnittstelle übermittelten Informationen (Namen, Notizen, Reservierungsnummer, Zimmernummer(n)) sowie die Bereiche, Uhrzeiten und Tischzuweisungen der einzelnen Reservierungen.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Hilfe erhältst du am schnellsten über den Support-Chat am unteren rechten Bildschirmrand in deinem Kundencenter.

Gib bei Fragen am besten immer einen Link, einen Screenshot oder ein konkretes Beispiel an, damit wir dir schnellstmöglich weiterhelfen können!

Für telefonischen Support, wende dich an unser Support-Team an der Hotline ( +49 7153 5589836) oder hinterlasse eine Rückrufbitte über den Chat.

Die Automatisierung sorgt dafür, dass neue Hotelbuchungen aus dem PMS automatisch ins Reservierungsbuch übertragen werden – ohne dass du manuell eingreifen musst. Du kannst diese Funktion jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Wo finde ich die Einstellung?

Die Automatisierung steuerst du unter Reservierung >> Einstellungen >> Hotelschnittstelle >> Automatisierung.

Automatisierung aktivieren

1. Navigiere zu den Einstellungen der Hotelschnittstelle.
2. Suche den Abschnitt „Automatische Übertragung“.
3. Setze den Schalter auf „Aktiv“ (grün).
4. Speichere die Einstellung.

Ab sofort werden neue Hotelbuchungen direkt und automatisch ins Reservierungsbuch eingetragen.

Automatisierung deaktivieren

1. Navigiere zu den Einstellungen der Hotelschnittstelle.
2. Suche den Abschnitt „Automatische Übertragung“.
3. Setze den Schalter auf „Inaktiv“ (grau).
4. Speichere die Einstellung.

Neue Hotelbuchungen werden dann unter Eingehende Buchungen angezeigt und müssen manuell übertragen werden.

Empfehlung

Wir empfehlen, die Automatisierung aktiviert zu lassen, um den manuellen Aufwand zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Hotelgäste im Reservierungsbuch erfasst sind.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Hilfe erhältst du am schnellsten über den Support-Chat am unteren rechten Bildschirmrand in deinem Kundencenter.

Gib bei Fragen am besten immer einen Link, einen Screenshot oder ein konkretes Beispiel an, damit wir dir schnellstmöglich weiterhelfen können!

Für telefonischen Support, wende dich an unser Support-Team an der Hotline ( +49 7153 5589836) oder hinterlasse eine Rückrufbitte über den Chat.

Wenn Hotelbuchungen automatisch ins Reservierungsbuch übertragen werden, platziert das Reservierungssystem die Gäste anhand festgelegter Regeln. Diese Regeln kannst du selbst definieren.

Automatische Platzierungsregeln

Das System orientiert sich bei der automatischen Platzzuweisung an folgenden Kriterien (in dieser Reihenfolge):

1. Zimmernummer / Zimmerkategorie: Falls eine Zuordnung von Zimmern zu Tischen oder Bereichen hinterlegt ist, wird der Gast entsprechend seinem Zimmer platziert.
2. Verpflegungstyp: Je nach Verpflegungstyp (z.B. Frühstück = Bereich A, Halbpension = Bereich B) kann eine feste Zuweisung erfolgen.
3. Personenanzahl: Das System berücksichtigt die Gruppengrößeaus der Hotelbuchung und wählt einen passenden Tisch.
4. Verfügbarkeit: Es werden nur freie Tische und Plätze vergeben.

Platzierungsregeln hinterlegen

Die Regeln für die automatische Platzierung hinterlegst du unter Reservierung >> Einstellungen >> Hotelschnittstelle >> Platzierungsregeln.

Dort kannst du Zimmernummern oder Zimmerkategorien bestimmten Tischen, Tischbereichen oder Raumzonen zuordnen. Das System verwendet diese Zuordnung dann bei jeder automatisch übertragenen Hotelbuchung.

Was passiert, wenn keine Regel greift?

Wenn für eine Buchung keine passende Platzierungsregel gefunden wird, wird die Reservierung ohne Tischzuweisung ins Reservierungsbuch eingetragen. Du kannst sie dann manuell einem Tisch zuweisen.

Tipp

Pflege die Platzierungsregeln regelmäßig, besonders wenn sich die Zimmerkategorien oder das Raumkonzept deines Restaurants ändern.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Hilfe erhältst du am schnellsten über den Support-Chat am unteren rechten Bildschirmrand in deinem Kundencenter.

Gib bei Fragen am besten immer einen Link, einen Screenshot oder ein konkretes Beispiel an, damit wir dir schnellstmöglich weiterhelfen können!

Für telefonischen Support, wende dich an unser Support-Team an der Hotline ( +49 7153 5589836) oder hinterlasse eine Rückrufbitte über den Chat.

Neuen Betrieb bei der Registrierung anlegen

Wenn du Gastro.Digital noch nicht nutzt, gehe auf gastro.digital, klicke auf Jetzt testen und folge dem Registrierungsprozess. Nachdem du dein Passwort festgelegt hast, wirst du automatisch durch den Einrichtungsassistenten geführt und kannst deinen ersten Betrieb anlegen.

Wichtig: Lege einen neuen Eintrag nur dann selbst an, wenn deine Kontaktperson im Sales dich dazu aufgefordert hat. In vielen Fällen wird dir ein bestehender Eintrag einfach von uns zugewiesen.

Weiteren Betrieb hinzufügen

Wenn du bereits ein Konto hast und einen zweiten Betrieb anlegen möchtest – zum Beispiel ein zweites Restaurant – klicke im Kundencenter oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle Neuen Betrieb hinzufügen.

Der Einrichtungsassistent führt dich anschließend Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Füll die Felder aus – Name, Adresse und weitere Grunddaten – und schließe den Assistenten ab.

Zwischen Betrieben wechseln

Hast du mehrere Betriebe angelegt, wechselst du ganz einfach zwischen ihnen: Klicke im Kundencenter oben links auf den kleinen Pfeil rechts neben deinem Eintrag und wähle den gewünschten Betrieb aus.

Wo finde ich Hilfe und Support?

Bei Fragen zur Einrichtung steht dir deine Kontaktperson bei Gastro.Digital zur Verfügung. Alternativ erreichst du unseren Support jederzeit über das Fragezeichen-Symbol oben rechts im Kundencenter.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Die Öffnungszeiten werden beim ersten Einrichten deines Betriebs im Einrichtungsassistenten festgelegt. Danach kannst du sie jederzeit anpassen.

Wo finde ich die Öffnungszeiten?

Scrolle in der linken Navigationsleiste zum Abschnitt Einstellungen und klicke auf Öffnungszeiten.

Öffnungszeiten pro Wochentag eintragen

Für jeden Wochentag kannst du folgendes festlegen:

• Ruhetag: Setze den Haken bei Ruhetag, wenn der Betrieb an diesem Tag geschlossen ist.
• Öffnungszeiten: Trage Beginn und Ende der Öffnungszeit ein.
• Pause: Hast du eine Unterbrechung – zum Beispiel Mittags- und Abendöffnung – setze den Haken bei Pause und trage die zweite Öffnungszeit ein.

Mit dem Kopieren-Symbol oben rechts an jedem Tag kannst du die Zeiten eines Tages schnell auf einen anderen übertragen.

Nicht vergessen: Klicke abschließend auf Alle Speichern, damit deine Änderungen übernommen werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Für Feiertage, Betriebsferien oder andere Ausnahmen kannst du Sonderöffnungszeiten hinterlegen. Diese überschreiben für den jeweiligen Zeitraum die regulären Öffnungszeiten.

Wo finde ich die Sonderöffnungszeiten?

Gehe unter Einstellungen → Öffnungszeiten und wechsle dort auf den Tab Sonderöffnungszeiten. Klicke anschließend auf Neuen Eintrag erstellen.

Was kann ich eintragen?

• Geschlossen: Setze den Haken bei Geschlossen und wähle den Grund – entweder Betriebsferien oder einen individuellen Text (z. B. „Wir bauen um!“).
• Abweichende Öffnungszeiten: Entferne den Haken bei Geschlossen und trage die abweichenden Zeiten für diesen Tag oder Zeitraum ein – genauso wie bei den regulären Öffnungszeiten.
• Bestimmte Wochentage: Über An bestimmten Wochentagen kannst du innerhalb eines Zeitraums gezielt einzelne Tage ausschließen oder hinzufügen – zum Beispiel, um in der Sommerzeit einen sonst freien Tag als geöffnet zu markieren.

Nicht vergessen: Klicke abschließend auf Alle Speichern, damit deine Änderungen übernommen werden.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Unter Reservierung → Einstellungen → Reservierungsbuch richtest du das Reservierungsbuch optisch und funktional ein. Hier bestimmst du, was angezeigt wird, wie das Team arbeitet und wie das Reservierungsbuch strukturiert ist.

Tags

Tags sind farbige Markierungen, mit denen du Reservierungen im Reservierungsbuch schnell kategorisieren kannst – zum Beispiel „Geburtstag“, „Rollstuhl“ oder „Hund“. Tags können auf zwei Wegen einer Reservierung zugewiesen werden: automatisch über eine Tag-Abfrage im Online-Formular oder manuell beim Anlegen einer neuen Reservierung.

Klicke auf Neuen Tag erstellen, vergib einen Namen, wähle eine Farbe und bestätige mit Tag hinzufügen.

Zeitachse und Aufenthaltsdauer

Unter Zeiten legst du fest, welcher Zeitraum in der Zeitleisten-Ansicht sichtbar ist. So blendest du irrelevante Stunden aus und behältst den Überblick. Die Standard-Aufenthaltsdauer bei manueller Reservierung bestimmt, wie lange ein Tisch standardmäßig belegt wird – das lässt sich beim Eintragen einer Reservierung jederzeit individuell anpassen.

Sonstige Einstellungen

Hier findest du eine Reihe von Ein/Aus-Schaltern, mit denen du das Verhalten des Reservierungsbuchs anpasst:

• Mitarbeiter bei neuer Reservierung abfragen – Der Mitarbeiter muss bei jeder manuellen Reservierung ausgewählt werden. Mitarbeiter verwaltest du unter Benutzer & Mitarbeiter.
• Mitarbeitercode anfordern – Für manuelle Reservierungen wird ein persönlicher Code verlangt.
• Statusänderung bestätigen – Jede Statusänderung in der Listenansicht muss aktiv bestätigt werden.
• Status „Angekommen“ – Aktiviert einen eigenen Status für eingetroffene Gäste.
• Status „Warteliste“ – Aktiviert den Wartelisten-Status.
• Neue Reservierungen markieren – Neue Einträge werden in der Liste mit einem kleinen farblichen Punkt markiert.
• Walk-Ins in der Listenansicht anzeigen – Walk-Ins erscheinen gemeinsam mit den Reservierungen in der Liste.
• Belegungsgrafik anzeigen – Zeigt eine Auslastungsgrafik pro Zeiteinheit über der Liste an.
• Tischplan anzeigen – Blendet den grafischen Tischplan als Ansicht ein. (Add-on: grafischer Tischplan, im Premiumpaket enthalten)
• Reservierungs-ID anzeigen – Die interne ID wird bei jeder Reservierung sichtbar.
• Telefonummer Pflicht – Die Telefonnummer wird bei manuellen Reservierungen zur Pflichtangabe. Bei Online-Reservierungen muss der Gast seine Nummer ohnehin immer angeben. Nur aktivieren, wenn Mitarbeiter die Nummer auch bei telefonischen und Walk-in-Reservierungen konsequent aufnehmen sollen.
• Stornierte Reservierungen anzeigen – Stornierungen bleiben in der Liste sichtbar.
• Gast Kommunikation – Aktiviert das Add-on, mit dem du Gästen direkt aus dem Reservierungsbuch eine Nachricht schreiben kannst. Dies ist ein kostenpflichtiges Add-on – wende dich bei Interesse an deine Ansprechperson im Sales.

Weitere Anzeigeoptionen

Darunter findest du drei weitere Felder:

• Standardzeit im Reservierungsbuch – Die Uhrzeit, die beim Eintragen einer neuen Reservierung automatisch vorausgewählt ist, damit nicht jedes Mal manuell gescrollt werden muss.
• Schichtvorlage abfragen – Optional oder verpflichtend. Hilfreich, wenn mit mehreren Schichten gearbeitet wird und gefiltert werden soll.
• Anzeigename – Legt fest, ob Gäste mit Vor- und Nachname, nur Nachname o. ä. angezeigt werden.

Zeitfilter

Mit Zeitfiltern kannst du eigene Schnellfilter für die Listenansicht definieren – zum Beispiel „Frühstück (09:00–12:00)“ oder „Abend (15:00–22:00)“. Klicke auf Neuer Zeitbereich und vergib einen Namen sowie Start- und Endzeit. Optional kannst du den Filter zusätzlich nach Status, Schicht, Raum oder Tag einschränken – so siehst du mit einem Klick z. B. alle bestätigten Frühstücksreservierungen im Raum Restaurant.

Eigene Status anlegen

Neben den Standardstatus kannst du hier eigene Statuswerte für betriebsinterne Abläufe anlegen – zum Beispiel „Tisch abräumen“. Klicke auf Neuen Status hinzufügen, vergib einen Namen, wähle eine Farbe und ein Icon. Der neue Status steht dann im Reservierungsbuch genauso zur Verfügung wie die vordefinierten Status.

PDF-Einstellungen

Für alle, die die Reservierungsliste ausdrucken, lässt sich hier festlegen, welche Zusatzinformationen im PDF erscheinen sollen – etwa Tags, Gast- und Service-Hinweise, die Endzeit der Reservierung oder (für Nutzer der Hotelschnittstelle) Zimmernummer, An- und Abreisedatum sowie Verpflegungstyp.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne weiter – klicke dazu einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter.

Benutzer vs. Mitarbeiter – was ist der Unterschied?

Das System unterscheidet zwei Arten von Personen:

• Benutzer – Personen, die sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort einloggen. Jedes Gerät (z. B. das Büro-Notebook der Restaurantleitung oder das Tablet im Gastraum) ist in der Regel dauerhaft mit einem Benutzer angemeldet. Benutzer haben je nach Rolle unterschiedliche Rechte im System.
• Mitarbeiter – Keine Login-Konten, sondern Einträge zur internen Nachverfolgung: Wer hat welche Reservierung angelegt oder bearbeitet? Mitarbeiter wählen sich beim Anlegen einer Reservierung aus einem Dropdown aus oder bestätigen sich per Code.