Wie verwalte ich Benutzer und Mitarbeiter?

Summary: Benutzerkonten anlegen, Rollen zuweisen und Mitarbeiterzugriffe verwalten – alles in einem Schritt.

Benutzer vs. Mitarbeiter – was ist der Unterschied?

Das System unterscheidet zwei Arten von Personen:

• Benutzer – Personen, die sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort einloggen. Jedes Gerät (z. B. das Büro-Notebook der Restaurantleitung oder das Tablet im Gastraum) ist in der Regel dauerhaft mit einem Benutzer angemeldet. Benutzer haben je nach Rolle unterschiedliche Rechte im System.
• Mitarbeiter – Keine Login-Konten, sondern Einträge zur internen Nachverfolgung: Wer hat welche Reservierung angelegt oder bearbeitet? Mitarbeiter wählen sich beim Anlegen einer Reservierung aus einem Dropdown aus oder bestätigen sich per Code.

Benutzer anlegen

Benutzer werden unter Einstellungen → Administration → Benutzer verwalten angelegt. Der Inhaber des Eintrags taucht dort selbst nicht auf und ist standardmäßig die einzige Person, die neue Benutzer erstellen kann – sofern diese Berechtigung nicht an einen anderen Benutzer weitergegeben wurde.

Klicke auf + Neuen Benutzer anlegen und fülle die Felder aus:

• E-Mail-Adresse – Wird nur einmalig benötigt, um das Passwort festzulegen. Es muss keine Adresse sein, auf die die täglichen Nutzer:innen regelmäßig Zugriff haben.
• Benutzerrolle – Legt die voreingestellten Berechtigungen fest. Zur Auswahl stehen unter anderem:
  • Restaurantmanager – Voller Zugriff, kann z. B. Öffnungszeiten bearbeiten, Zeiten sperren und Einstellungen ändern.
  • Servicekraft – Eingeschränkte Rechte, typischerweise nur Reservierungen anlegen und bearbeiten. Ideal für das Tablet im Gastraum, auf das viele Mitarbeiter:innen Zugriff haben.
  • Entwickler – Für technische Aufgaben wie das Einbinden des Widgets auf der Website.
  • Buchhaltung – Nur Einsicht in Rechnungen, ohne Zugriff auf andere Bereiche.

Die voreingestellten Berechtigungen können nach Bedarf individuell angepasst werden – einfach einzelne Haken setzen oder entfernen.

Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiter werden unter Einstellungen → Administration → Mitarbeiter gepflegt. Sie dienen der Nachverfolgung im Reservierungsbuch: Wenn die Mitarbeiterabfrage in den Reservierungsbuch-Einstellungen aktiviert ist, wählen Mitarbeiter:innen beim Anlegen einer Reservierung ihr Kürzel aus einem Dropdown aus.

Klicke auf + Neuen Mitarbeiter anlegen und fülle die Felder aus:

• Mitarbeiter-ID – Kann frei gewählt oder fortlaufend vergeben werden.
• Kürzel – Wird im Reservierungsbuch angezeigt, z. B. „PP“ für Peter Pan.
• Personal Code – Ein vier- bis fünfstelliger Code zur eindeutigen Identifikation. Nur nötig, wenn die Codeabfrage aktiviert ist.
• Name – Vollständiger Name.

Mitarbeitercode – wofür brauche ich den?

Wenn zusätzlich zur Mitarbeiterabfrage auch die Codeabfrage in den Reservierungsbuch-Einstellungen aktiviert ist, müssen Mitarbeiter:innen beim Anlegen einer Reservierung ihren persönlichen Code eingeben. Das verhindert, dass einfach das Kürzel einer Kollegin oder eines Kollegen verwendet wird, und stellt eine verlässliche Nachverfolgung sicher.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.