Um das Gastro.Digital Anzahlungssystem zu verwenden, musst du es zunächst aktivieren.
Anzahlungsvorlage anlegen
Um eine Anzahlung mit einer beliebigen Vorlage zu Verknüpfen, erstellst du eine Anzahlungsvorlage.
Dafür scrollst du in Einstellungen >> Vorlagen etwas nach unten
In der Anzahlungsvorlage kannst du einstellen, ab welcher Personenzahl (1) die Anzahlung pauschal oder pro Gast (2) verlangt wird.
Außerdem legst du hier fest, wie lange eine Reservierungsanfrage als ausstehend im Reservierungsbuch angezeigt wird – also wie viel Zeit der Gast hat, um die Zahlung durchzuführen – bis die Anfrage automatisch storniert wird (3).
Ist die Zahlung erfolgreich, ändert sich der Status der Reservierung automatisch auf bestätigt.
Anzahlung bei manueller Reservierung
Du kannst eine Anzahlung auch manuell anfordern, beispielsweise, wenn ein Gast vor Ort oder telefonisch reserviert.
Ist die E-Mail Adresse eingetragen, wählst du die Option Reservierung benötigt Anzahlung.
Der weitere Ablauf ist identisch zur Online-Reservierung: Der Gast erhält die Zahlungsaufforderung per E-Mail und der Status ändert sich nach erfolgter Zahlung auf bestätigt.
Storno und Rückzahlung
Hat ein Gast eine Anzahlung geleistet, kann er die Reservierung nicht mehr über seine Bestätigungs-E-Mail stornieren!
Du bist also geschützt vor spontanen Absagen. Natürlich können deine Gäste dich kontaktieren, um die Reservierung frühzeitig abzusagen. Du kannst in diesem Fall den Status manuell auf storniert setzen – damit löst du bei uns die Rückzahlungsaufforderung aus.
Achtung: je nach Zahlart kann es in machen Fällen bis zu 10 Werktage dauern, bis dein Gast die Rückzahlung erhält!