Wie lege ich Räume und Tische an?

Summary: Räume und Tische sind die Grundlage des Systems – so legst du sie an und konfigurierst sie.

Bevor du Vorlagen und Reservierungszeiten einrichtest, hinterlegst du deine Räume und Tische – damit das System weiß, wie viel Kapazität es wann vergeben kann. Du findest den Bereich unter Reservierung → Räume und Tische.

Räume anlegen

Räume müssen nicht den physischen Räumen deines Betriebs entsprechen – sie sind eher Bereiche, die du separat aktivieren, deaktivieren oder mit unterschiedlichen Vorlagen verknüpfen kannst. Typische Beispiele: Restaurant, Terrasse, Biergarten oder Eventbereich.

Klicke auf + Neuen Raum anlegen und fülle die Felder aus:

• Raumname – Wird dem Gast angezeigt, wenn die Raumauswahl aktiviert ist. Wähle einen verständlichen Namen.
• Anzahl Plätze – Gilt unabhängig von den einzelnen Tischen. Nützlich, wenn du eine feste Obergrenze setzen oder Kapazitäten für Walk-Ins freihalten möchtest. Wenn du einzelne Tische anlegst, kannst du dieses Feld auch leer lassen.
• Raumbreite und -länge – Nur relevant für den grafischen Tischplan. Keine exakten Maße nötig – als Faustregel mindestens 1 Meter pro Tisch einplanen.
• Hinweis für den Gast – Optionaler Text, der erscheint, wenn der Gast diesen Raum auswählt. Zum Beispiel: „Dieser Bereich liegt im Freien und ist bei schlechtem Wetter nicht besetzbar.“
• Raum ist reservierbar – Aktiviert oder deaktiviert den Raum für manuelle Reservierungen. Damit ein Raum auch online buchbar ist, muss er zusätzlich in einer Vorlage verknüpft sein – allein das Anlegen reicht dafür nicht.

Tische anlegen – über Räume und Tische

Innerhalb eines Raums kannst du über das (+) einzelne Tische oder Kombinationen anlegen. Bei einer Kombination werden mehrere Tische zusammengefasst – zum Beispiel zwei 4er-Tische zu einem 10er-Platz mit Kopfsitzen.

Für jeden Tisch und jede Kombination kannst du Mindestbelegung und maximale Plätze festlegen. Das verhindert zum Beispiel, dass das System ein romantisches Dinner für zwei an einem Tisch für zehn Personen platziert – aber nur dann aktivieren, wenn du das wirklich möchtest, denn sonst lehnt das System Anfragen ab, obwohl noch Platz wäre.

Hinweis: Kombinationen gelten nur für die Online-Reservierung. Bei manuellen Reservierungen wählst du einfach mehrere Tische gleichzeitig aus.

Tische anlegen – über die Tischliste

Die Tischliste unter dem gleichnamigen Tab ist der schnellere Weg, wenn du viele Tische auf einmal anlegen oder bearbeiten möchtest – ähnlich wie eine Tabelle. Du kannst Tische anlegen, kopieren, löschen und alle wichtigen Einstellungen direkt in der Übersicht anpassen.

Die wichtigsten Spalten:

• Active – Schaltet den Tisch für Reservierungen ein oder aus. Praktisch, um einzelne Tische schnell zu sperren.
• Priority – Reihenfolge, in der das System Tische bei Online-Reservierungen vergibt. Niedrigere Zahl = höhere Priorität.
• Name – Tischbezeichnung, wie sie im Reservierungsbuch erscheint.
• Raum – Welchem Raum der Tisch zugeordnet ist.
• Tischpaar – Verknüpft zwei Tische miteinander. Nützlich zum Beispiel, um bei einer Terrassenreservierung automatisch auch einen Tisch im Innenbereich zu reservieren – falls das Wetter nicht mitspielt. So kann der Gast draußen sitzen, hat aber einen Platz drinnen garantiert.
• Plätze / Minimum – Maximale und minimale Belegung des Tisches.
• POS-Name – Relevant bei aktiver Kassenanbindung (Premiumpaket). Falls der Tisch in deinem Kassensystem einen anderen Namen hat als im Reservierungssystem, trägst du hier den Kassennamen ein – damit die Übertragung stimmt. Im Zweifelsfall wende dich an deinen Ansprechpartner bei Gastro.Digital.

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.