Wie lege ich eine Reservierung in der Webversion an?

Summary: Schritt für Schritt: Eine neue Reservierung oder einen Walk-In manuell im Reservierungsbuch anlegen.

Das Reservierungsbuch ist in drei Ansichten nutzbar: Liste, Zeitleiste und Tischplan. Du wechselst zwischen ihnen oben links. Der Einstiegspunkt für eine neue Reservierung unterscheidet sich je nach Ansicht – das Formular ist danach identisch.

Einstieg: Wie öffne ich das Formular?

Über die Liste

Klicke oben rechts auf das grüne + und wähle Neue Reservierung (mit Gastdaten) oder Neuer Walk-In (ohne Gastdaten).

Über die Zeitleiste

Klicke auf den gewünschten Tisch zur gewünschten Uhrzeit. Per Rechtsklick (oder Double-Touch / Long-Touch auf Tablet) öffnet sich das Kontextmenü mit Neue Reservierung oder Neuer Walk-In. Der Walk-In blockiert den Tisch sofort; bei der Reservierung öffnet sich das Formular mit vorausgefülltem Tisch.

Über den Tischplan

Klicke auf den gewünschten Tisch und wähle per Rechtsklick (oder Double-/Long-Touch) Neue Reservierung oder Neuer Walk-In. Auch hier ist der Tisch bereits vorausgefüllt.

Das Reservierungsformular

Gäste, Datum und Uhrzeit

Passe Anzahl der Gäste, Datum und Uhrzeit an. Die Uhrzeit ist vorausgefüllt, wenn du über die Zeitleiste oder den Tischplan eingestiegen bist.

Verweildauer und Belegungsgrafik

Die Verweildauer wird aus der Vorlage übernommen und kann manuell angepasst werden – entweder in Stunden oder über die gewünschte Endzeit. Die Belegungsgrafik zeigt auf einen Blick, wie ausgelastet die gewählte Uhrzeit ist.

Schicht und Status

Falls die Schichtauswahl aktiviert ist, kannst du die Schicht wählen. Der Status ist standardmäßig Bestätigt. Für Rückfragen, Warteliste oder offene Anfragen einfach auf Ausstehend oder Warteliste wechseln. Wenn eine Anzahlungsvorlage hinterlegt wird, springt der Status automatisch auf Ausstehend – der Gast erhält dann per Mail einen Link zur Zahlung und die Reservierung wird nach erfolgreicher Anzahlung automatisch bestätigt.

Tischverwaltung

Auf der rechten Seite wählst du Raum und Tisch. Standardmäßig werden nur freie Tische angezeigt – mit Alle Tische anzeigen werden auch belegte eingeblendet. Ein Klick auf das Häkchen-Symbol neben einem Raum wählt alle Tische des Raums gleichzeitig aus. Ein Klick auf den Raumnamen allein platziert die Reservierung nur im Raum, ohne konkreten Tisch. Mit Tisch fest (Sperren) wird verhindert, dass der Tisch in der Zeitleiste versehentlich verschoben wird.

Kontaktdaten

Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben schlägt das System bekannte Gäste vor. Mit einem Klick auf + öffnet sich das erweiterte Kontaktformular mit Firmenname, Adresse, Unverträglichkeiten und einem dauerhaften Hinweis zum Gast – dieser erscheint bei jeder künftigen Reservierung dieses Gastes.

Bestätigung per E-Mail und SMS

Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, kann die Bestätigungsmail auch bei manuellen Reservierungen aktiviert werden. Das Gleiche gilt für die SMS-Bestätigung – dieses Feature ist kostenpflichtig (3,5 Ct/SMS) und muss in den allgemeinen Einstellungen aktiviert sein.

Anhänge

Über + Hinzufügen lassen sich Dateien direkt hochladen (Datei-Upload) oder Links zu Cloud-Dokumenten hinterlegen (Cloud-Link) – praktisch für Dokumente, die sich regelmäßig ändern.

Mitarbeiter und Tags

Falls die Mitarbeiterabfrage aktiv ist, wähle hier dein Kürzel. Alternativ erscheint die Codeabfrage beim Speichern. Tags lassen sich direkt aus dem Formular zuweisen.

Dauerreservierung

Den Haken bei Als Dauerreservierung anlegen setzen, um eine Reservierung automatisch zu wiederholen – z.B. für Stammgäste. Mehr dazu im Artikel Wie lege ich eine Dauerreservierung an?

Noch Fragen? Unser Support-Team hilft gerne weiter – einfach auf den Chat-Button unten rechts im Kundencenter klicken.