Was ist die Gästedatenbank und wie nutze ich sie?

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Summary: Die Gästedatenbank speichert Kontakte, Präferenzen und Besuchshistorie deiner Stammgäste.

Die Gästedatenbank findest du unter Reservierung → Meine Gäste. Dort werden alle Gastdaten gesammelt, die über Reservierungen eingegangen sind. Du kannst Einträge manuell anlegen und bearbeiten, zusätzliche Hinweise hinterlegen und die Besuchshistorie jedes Gastes einsehen.

Wie lege ich einen neuen Gast an?

Gehe zu Reservierung → Meine Gäste → Neuen Gast anlegen. Dort kannst du alle verfügbaren Gastinformationen erfassen. Zusätzliche Hinweise und hinterlegte Unverträglichkeiten tauchen im Reservierungsbuch direkt neben dem Namen des Gastes auf.

Gast anlegen über Meine Gäste — Gast anlegen über „Meine Gäste“

Hinweis im Reservierungsbuch — Fährt man mit der Maus über das rote Ausrufezeichen, erscheint der zusätzliche Hinweis.

Einträge entstehen auch automatisch: Bei jeder Online-Reservierung werden die Gastdaten direkt übernommen. Beim manuellen Anlegen einer Reservierung über das + kannst du über das erweiterte Kontaktformular zusätzliche Daten wie den Firmennamen erfassen. Existiert bereits ein Eintrag, wird er beim Eintippen der ersten Buchstaben oder Ziffern vorgeschlagen.

Achtung: Wenn du eine neue Information zu einem bestehenden Eintrag hinzufügst, wird die alte überschrieben.

Wie funktioniert die Gäste-Historie?

Um die Besuchshistorie eines Gastes einzusehen, klicke auf das Datei-Symbol ganz rechts im jeweiligen Eintrag unter Reservierung → Meine Gäste – oder auf die Anzahl der Besuche direkt im Reservierungsbuch.

Anzahl Besuche im Reservierungsbuch — Die grau hinterlegte Zahl zeigt die Gesamtanzahl der Besuche.

Die Gäste-Historie zeigt alle bisherigen Besuche, zugehörige Notizen und den jeweiligen Status. Sie lässt sich nach Zeit, Tisch, Tags und Status sortieren.

Gäste-Historie Ansicht — Gäste-Historie: kann nach Zeit, Tisch, Tags und Status sortiert werden.

Was ist der No-Show-Zähler?

Damit du nicht erst die Gäste-Historie öffnen musst, um zu sehen, ob ein Gast öfter ohne Absage nicht erschienen ist, wird neben der Besuchsanzahl eine rote Ziffer eingeblendet. Sie erscheint ab dem zweiten No-Show.

No-Show-Zähler im Reservierungsbuch — Rote Ziffer: Achtung, Wiederholungstäter/in!

Wie kann ich meine Gästedaten exportieren?

Um deine Gästedatenbank herunterzuladen, nutze den Button CSV-Datei herunterladen. Die Datei kannst du anschließend z. B. in Excel über Daten → Aus Text/CSV importieren und weiterbearbeiten.